Налаштування підпису в Microsoft Outlook

Зміст

• Підпис у програмі Microsoft Outlook
• Варіант 1: звичайний підпис
• Варіант 2: підпис-візитка
  • Спосіб 1: шаблонна візитка
  • Спосіб 2: власна візитка
• Підпис на сайті Microsoft Outlook
• Мобільний додаток Microsoft Outlook
• Вибір та додавання підписів
  • Варіант 1: Програма Microsoft Outlook
  • Варіант 2: Сайт Microsoft Outlook
  • Варіант 3: мобільний додаток Microsoft Outlook
• Питання та відповіді

Підпис у програмі Microsoft Outlook

Створити новий підпис для повідомлень, що відправляються по електронній пошті за допомогою програми Майкрософт Аутлук для ПК , можна одним з двох методів: повністю самостійно або за шаблоном. Сама ж запис може мати як звичайний текстовий вигляд, так і являти собою візитну картку.

Варіант 1: звичайний підпис

Для того щоб додати і налаштувати підпис, яка буде використовуватися за замовчуванням у всіх відправляються повідомленнях в Microsoft Outlook, необхідно звернутися до налаштувань програми.

1. Перебуваючи в основному вікні поштового клієнта, викличте його меню " Файл» .

2. Перейдіть до»Параметри" .

3. На бічній панелі вікна, що відкриється, виберіть вкладку «пошта» .

4. Натисніть на кнопку " підписи...» .

5. У вікні " підписи та бланки» клікніть »створити" .

6. Придумайте назву для нового підпису та натисніть «ОК» .

7. У нижній області вікна створіть підпис, вказавши необхідні дані. За бажанням змініть шрифт, його розмір, колір, тип накреслення і вирівнювання.

8. Крім текстової інформації, можна додати зображення, наприклад власне фото. Для цього скористайтеся позначеної на скріншоті нижче кнопкою.
   
   У вікні системного " провідника» , яке буде відкрито, перейдіть до папки з картинкою, виділіть її та натисніть »вставити" .

9. Також до підпису можна додати посилання – це корисно для випадків, коли у вас є свій сайт, блог або публічна сторінка в соціальних мережах.
   

   Примітка: посилання також може вести на файл, папку на диску або електронну пошту. Такий варіант досить обмежений, але цілком може знайти своє застосування в локальній корпоративній мережі. Про всі можливості даної функції ми розповідали в окремій інструкції-вона написана на прикладі Ворд , але підійде і для Аутлук, так як для її реалізації використовується один і той же інструмент.

   Детальніше: робота з посиланнями в Microsoft Word

   Клікніть по зазначеній на скріншоті вище кнопці, після чого вкажіть посилання в рядку «адреса» . Натиснути «ОК» для підтвердження.
   

   Порада: посилання можна "заховати" в текст – для цього або перед її додаванням виділіть вже наявну запис в підписі, або самостійно введіть його в поле " Текст» , розташоване у верхній частині вікна.

10. Завершивши зі створенням і налаштуванням підпису, скористайтеся кнопкою " Зберегти» , закрийте вікно " підписи та бланки» і »Параметри" поштового клієнта.

Аналогічним чином можна створити ще кілька підписів, якщо в цьому є необхідність. Далі ми розповімо про інші варіанти і те, як між ними перемикатися при безпосередній відправці листа.

Варіант 2: підпис-візитка

Крім звичайної текстової підпису, розглянутої нами вище, в якості такої в Microsoft Outlook можна додати візитну картку. Для цього у вікні " підписи та бланки» передбачена відповідна кнопка.

Її натискання відкриває вікно з шаблонними візитками, набір яких можна поповнити своєї і потім використовувати її в повідомленнях.

Далі розглянемо, як створити таку картку самостійно і використовувати її в якості підпису, а також про роботу з шаблонними варіантами, доступними на офіційному сайті Майкрософт. Почнемо з останнього.

Спосіб 1: шаблонна візитка

У вікні додавання підпису поштового клієнта від Microsoft є можливість скачування шаблонних візитних карток, які можна відредагувати під себе.

Важливо! для виконання викладеної нижче інструкції на комп'ютері повинен бути встановлений Microsoft Word.

1. Виконайте дії з кроків №1-4 попередньої частини статті.



2. У вікні " підписи та бланки» скористайтеся посиланням " отримати шаблони підписів» .

3. Ця дія запустить браузер Internet Explorer , де буде відкрита сторінка з колекцією підписів електронної пошти, доступною на офіційному сайті Microsoft. Виконайте наступні дії:
   
   Перегорніть її вниз і натисніть на кнопку »завантажити" .
   
   Підтвердьте своє бажання " Зберегти» файл із шаблонами.
   
   По завершенні скачування його можна буде »відкрити" .
   
   Дозвольте додатком це зробити у вікні з питанням.

4. Після виконання вищеописаних дій в Майкрософт Ворд буде відкритий документ, що містить шаблони підписів, більшість з яких являють собою різного роду візитні картки. Про те, як змінити і/або створити на основі готового макета власний, ми розповімо в наступній частині статті. Далі ж як приклад покажемо, як такі елементи використовувати в якості підписів.

5. Виділіть візитку і скопіюйте її, скориставшись контекстним меню, гарячими клавішами «Ctrl+C» або кнопкою «копіювати» на панелі інструментів програми.

6. В Outlook перейдіть до вікна " підписи та бланки» і виконайте кроки з кроків №5-6 попередньої інструкції, тобто створіть новий підпис і дайте йому назву.

7. Вставте скопійовану візитну картку за допомогою клавіш &171;Ctrl+V&187; і збережіть шаблон.

Тепер ваш підпис в поштовому клієнті від Microsoft буде виглядати більш привабливо і інформативно.

Спосіб 2: власна візитка

Візитну картку, придатну для використання в якості підпису В Майкрософт Аутлук, можна створити самостійно. Найпростіше це зробити за допомогою Ворда.

Створити власну візитку, яка може використовуватися в якості підпису в електронній пошті, можна і за допомогою більш вузькоспеціалізованих програм &8212; найбільш популярні з них ми раніше розглядали в окремій статті.

Детальніше: Програми для створення візиток

Підпис на сайті Microsoft Outlook

Якщо ви звикли працювати з поштовим сервісом Майкрософт не в спеціально призначеної для цього програмі, а на офіційному сайті, для того щоб створити новий підпис, виконайте наступне:

1. Викличте настройки сервісу і скористайтеся розташованої внизу відкрився блоку посиланням «Показати всі параметри Outlook» .

2. Переконайтеся, що на головній панелі вибрано вкладку «пошта» , а на другий відкрийте розділ " створення повідомлень і відповідь на них» .

3. Введіть текст підпису і відформатуйте його на свій розсуд, визначивши тип шрифту, розмір, накреслення, колір, вирівнювання і деякі інші параметри.
   За бажанням можна додати зображення, посилання і навіть таблицю.

   

   Примітка: в якості підпису в веб-версії сервісу також можна використовувати візитку – шаблонну або самостійно створену, але ті з них, що містять графічні елементи, відображаються некоректно. Однак якщо картка являє собою єдине зображення, проблем не буде.

   

   Завершивши зі створенням підпису, натисніть по розташованій в нижній області вікна налаштувань кнопці " Зберегти» .


Як можна помітити, додавання нового підпису на сайті поштового сервісу Майкрософт Аутлук здійснюється більш просто, ніж в програмі для ПК. Однак і можливостей доступно куди менше, не кажучи про явні недоліки – графічні елементи можуть не відображатися, записи, створені на комп'ютері, тут недоступні, а сама підпис може бути тільки одна.

Мобільний додаток Microsoft Outlook

Можливість створення власного підпису також доступна в мобільному додатку Outlook для пристроїв iPhone, iPad та Android. Правда, по частині оформлення вона ще більш обмежена, ніж у веб-версії.

1. Викличте меню програми, торкнувшись зображення свого профілю на верхній панелі.



2. Відкрити «Налаштування» , тапнув по розташованій зліва внизу шестерінки.

3. Прокрутіть вікно параметрів вниз
   
   і виберіть розділ «підпис» .

4. Торкніться поля для введення, щоб відкрити віртуальну клавіатуру. Видаліть шаблонний запис " завантажте Outlook для iOS/Android»
   
   і введіть текст власного підпису.

5. Зберігати нічого не потрібно – в успішно внесених змінах можна переконатися, якщо повернутися на крок назад.

Вибір та додавання підписів

Розглянемо, яким чином здійснюється вставка вже створеної підпису в лист у всіх версіях поштового сервісу Microsoft: програмі для ПК, на сайті і в мобільному додатку.

Варіант 1: Програма Microsoft Outlook

Якщо ви хочете, щоб той чи інший підпис автоматично додавався до всіх нових повідомлень, переадресованих та відповідей, виконайте наступне:

1. Перейдіть до вікна " підписи та бланки» , звернувшись для цього до «Параметри» програми.



2. У випадаючому списку " нові повідомлення» , орієнтуючись на назву, виберіть підпис, який ви хочете використовувати за замовчуванням.
   
   Аналогічне, якщо є така необхідність, зробіть з наступним пунктом – " відповідь і пересилання» .
   

Примітка: якщо в Аутлук ви використовуєте більше одного облікового запису, трохи вище можна визначити, для якої з них буде застосована та чи інша підпис.


3. Збережіть внесені зміни та закрийте вікно.

Якщо ж підпис до листів ви плануєте додавати самостійно і на свій розсуд, необхідно діяти трохи інакше:

1. Перш за все переконайтеся, що в розглянутому вище вікні " підписи та бланки» для параметрів " нові повідомлення» і " відповідь і пересилання» вибрано значення " (ні)» .

2. Збережіть внесені зміни, закрийте вікно налаштування та перейдіть до створення нового електронного листа.

3. Натисніть на кнопку «підпис» і виберіть відповідний варіант з раніше створених вами шаблонів, орієнтуючись на його найменування.
   

   Примітка: дана можливість доступна і в тих випадках, коли для повідомлень, що відправляються вже встановлена шаблонна підпис &8212; вона буде змінена на обрану вами.

   

Таким чином можна досить легко і швидко перемикатися між різними варіантами підписів в пошті, якщо така необхідність є.

Варіант 2: Сайт Microsoft Outlook

При створенні підпису на сайті сервісу можна відразу зробити так, щоб вона додавалася до відправляються повідомленнями, що пересилаються листів і відповідей на них – для цього в Налаштуваннях передбачені відповідні пункти, які потрібно відзначити галочкою і зберегти.

Якщо ви не зробили цього або хочете додавати підпис самостійно, викличте меню (три крапки) у формі створення нового повідомлення і виберіть пункт «вставити підпис» .

Варіант 3: мобільний додаток Microsoft Outlook

У мобільному додатку Аутлук для Айфона і Андроїд підпис, зазначена вами в Налаштуваннях, автоматично додається до всіх створюваних з його допомогою листів.