Як об'єднати два або більше документів Word

Зміст

• Спосіб 1: Об'єднання ручним методом
• Спосіб 2: злиття засобами Microsoft Word
• Спосіб 3: надбудова Kutools for Word
• Спосіб 4: Мова програмування VBA
• Питання та відповіді

Спосіб 1: Об'єднання ручним методом

Якщо документи не містять в собі багато текстових, табличних або графічних даних, а їх формати збігаються, то можна об'єднати їх ручним способом. Це набагато швидше, ніж розбиратися з функціями Microsoft Word . Інструкція вкрай проста:

1. Відкрийте обидва файли. У нашому випадку це «1.docx» і «2.docx» . Виберіть, з якого і в який потрібно скопіювати дані для об'єднання. Наприклад, візьмемо текст з «2.docx» і перенесемо його в «1.docx» . Для цього відкрийте другий документ і виділіть текст та інші дані поєднанням клавіш «Ctrl + A» або затиснутою лівої кнопки миші, провівши від верхнього лівого до правого нижнього кінця вікна перегляду.

2. Скористайтеся комбінацією клавіш " Ctrl + C» для збереження фрагмента в буфер обміну операційної системи або клікніть ПКМ по виділеному набору даних і виберіть з контекстного меню пункт " копіювати» .

3. Перейдіть до іншого файлу та вставте фрагмент у будь-яке місце, будь то початок, середина чи кінець документа. У нашому випадку додаємо текст після основного. Для цього встановіть курсор під наявними даними і натисніть поєднання клавіш «Ctrl + V» або за аналогією з попереднім пунктом клікніть ПКМ і виберіть в пункті »Параметри вставки" останню кнопку "вставити лише текст" .

4. Фрагмент буде доданий без вихідних стилів з форматуванням розміру шрифту і його накреслення за замовчуванням.

Ворд дозволяє вставляти з іншого файлу не тільки текст. Якби ви копіювали фрагмент з картинками, графіками або таблицями, то після застосування такого параметра вставки в головному файлі збереглися б виключно текстові дані і те, що вдалося конвертувати з діаграм без форматування.

Скористатися можна і іншими трьома способами вставки, доступними в контекстному меню: " зберегти оригінальне форматування» , " Об'єднати форматування» і " малюнок» . У першому випадку текст та інші дані будуть вставлені так, як вони відформатовані у другому документі. Другий спосіб дозволяє застосувати до вставляється фрагменту ті ж стилі, які налаштовані для роботи з першим файлом. В останньому випадку текстові та графічні дані об'єднуються в малюнок і вставляються в PNG-форматі.

1. Перейдіть в один з документів і скопіюйте дані за аналогією з попередньою інструкцією.

2. Відкрийте документ, куди необхідно виконати вставку, і в будь-якому його місці встановіть курсор мишки. Натисніть ПКМ, потім кнопку " зберегти оригінальне форматування» у пункті контекстного меню »Параметри вставки" .

3. Фрагмент буде вставлений без форматування стилів і збереже свої налаштування відображення тексту та інших елементів документа.

4. Якщо виконати все те ж саме, але натиснути на кнопку " малюнок» , то скопійований вами текст збережеться в графічному форматі у вигляді скріншота виділеного фрагмента документа.

Користуватися ручним способом зручно, якщо копіюється і вставляється текст, А документи невеликі, збережені в одному форматі або створені в одній і тій же версії Програми. У всіх інших випадках рекомендується скористатися стандартною функцією Microsoft Word по об'єднанню файлів.

Спосіб 2: злиття засобами Microsoft Word

Крім ручного об'єднання, в нових версіях Ворд у вас є можливість виконати операцію більш витончено. Пріоритет найкраще віддавати саме цьому способу. Покрокова інструкція така:

1. Відкрийте перший документ. Він буде своєрідним контейнером для об'єднання даних. Другий файл відкривати не потрібно. Виберіть вкладку на панелі інструментів " Вставка» , перейдіть до розділу " Текст» (знаходиться праворуч) і біля пункту " Об'єкт» Натисніть на значок трикутника. Виберіть підпункт " Текст із файлу...» .

2. В &171; провіднику&187; знайдіть і вкажіть файл, який потрібно об'єднати з першим.

3. Спостерігайте результат об'єднання зі збереженням форматування другого файлу.

Важливо! За бажанням можна об'єднати документи в будь-якому місці. Це означає, що доступна вставка даних з другого файлу в будь-яке місце першого, а не тільки в кінець.

Ще одна важлива деталь: в &171; провіднику&187; можна вибрати не один, а цілих два і більше файлів для об'єднання в першому відкритому контейнері. Важливо враховувати порядок вибору, який відображається в рядку " Ім'я файлу»" , щоб вставка виконувалася правильно. У цьому полі документ, який буде вставлений першим, зміщується правіше. Останній знаходиться зліва.

На прикладі об'єднання трьох документів, в яких записані числа від 1 до 3, продемонстровано, як відбувається операція:

1. Відкрийте перший файл і натисніть Enter , щоб перевести курсор на новий рядок для коректної вставки даних з метою більш зрозумілою демонстрації роботи засобу об'єднання документів.

2. Знайдіть вкладку на панелі інструментів " Вставка» , скористайтеся розділом " Текст» і поруч з пунктом " Об'єкт» клікніть на трикутник. Тут вам потрібен підпункт " Текст із файлу...» .

3. Затисніть клавішу Ctrl і послідовно лівою кнопкою миші клікніть на два інших файлу. Їх назви будуть відображені нижче. Натисніть на кнопку »вставити" .

4. Спостерігайте злиття декількох документів в обраному порядку і вставки даних в позицію курсора.

Як вже було сказано, краще користуватися саме цим способом, ніж ручною вставкою. Все завдяки швидкості виконання операції, можливості злиття декількох документів одночасно, збереженні форматування вихідного і додаються документів.

Спосіб 3: надбудова Kutools for Word

Kutools — це зручна надбудова для Microsoft Word. Вона істотно спрощує роботу з документами і пропонує ті функції, які не реалізовані в текстовому редакторі за замовчуванням. Інструкція по роботі з надбудовою описана нижче:

Завантажити Kutools for Word з офіційного сайту

1. Скачайте Kutools for Word з офіційного сайту і запустіть файл формату EXE через браузер або папку, куди зберігаються завантаження. Дотримуйтесь простий інструкції установника і після інсталяції у вікні надбудови встановіть галочку напроти пункту « задіяти Kutools for Word ", потім натисніть кнопку « ОК ».

2. Перезапустіть Ворд, якщо програма була відкрита, щоб на верхній панелі інструментів з'явилися нові вкладки: «Kutools» і «Kutools Plus» .

3. Створіть новий файл. Клацніть по вкладці «Kutools Plus» і виберіть в лівій частині в розділі «засоби & документи» пункт " З'єднати» .

4. Дочекайтеся появи вікна з відповідним інструментарієм. Натисніть на кнопку»файли" .

5. Через вікно &171;провідника&187; виберіть усі документи, які потрібно об'єднати, і натисніть «ОК» . Якщо потрібно вибрати всі файли з Відкритого Каталогу, то перед цим клікніть на «Каталоги» .

6. Перемістіть документи в потрібному порядку кнопками «вгору» і «Вниз» при необхідності. Вкажіть тип розриву між ними.

7. Клікніть на кнопку " З'єднати» після застосування всіх налаштувань.

8. Відбудеться об'єднання файлів по заданих налаштувань.

Важливо! Програма не працює з одним документом. Якщо відкрити спочатку перший файл, а потім спробувати додати в нього вміст другого, то нічого не вийде. Як і сказано в інструкції вище, необхідно створювати окремий документ для об'єднання.

Спосіб 4: Мова програмування VBA

Вбудований в програми з пакету Microsoft Office мова програмування VBA (Visual Basic for Applications) — досить простий, але потужний інструмент для спрощення роботи з документами. Він бере всю рутину на себе і може навіть об'єднати файли. Покрокова інструкція:

1. Скопіюйте або перенесіть всі файли, що підлягають об'єднанню в одну папку. Краще дайте їй назву на латиниці.

2. Змініть назву файлів так, щоб вони йшли послідовно один за одним і сортувалися в тому порядку, в якому їх потрібно об'єднати. Наприклад, назвемо їх номерами від 1 до 3 для наочності, а старі документи видалимо.

3. Відкрийте перший документ, до якого будуть приєднані інші. Для цього просто клікніть по ньому лівою кнопкою миші два рази.

4. Після відкриття натисніть комбінацію клавіш «Alt + F11» і дочекайтеся запуску програмного середовища VBA. Виберіть у верхньому меню пункт «Insert» і підпункт «Module» , щоб створити виконуваний модуль для роботи з документами.

5. Скопіюйте наступний код і вставте його в поле введення:
   Sub MergeDocuments()
Application.ScreenUpdating = False
MyPath = ActiveDocument.Path
MyName = Dir(MyPath & "\" & "*.docx")
i = 0
Do While MyName ""
If MyName ActiveDocument.Name Then
Set wb = Documents.Open(MyPath & "\" & MyName)
Selection.WholeStory
Selection.Copy
Windows(1).Activate
Selection.EndKey Unit:=wdLine
Selection.TypeParagraph
Selection.Paste
i = i + 1
wb.Close False
End If
MyName = Dir
Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

6. Натисніть клавішу F5 або кнопку " виконати» , яка має іконку зеленого трикутника.

7. Дочекайтеся оновлення файлу і злиття документів з відступом в один рядок.

Важливо! Програма може обробляти лише файли з дозволом *.docx. щоб об'єднати формат DOC, в рядку MyName = Dir(MyPath & "\" & "*.docx") слід замінити аргумент «*.docx» на «*.doc» .

VBA-потужний інструмент для роботи не тільки з Microsoft Word, але і Excel , PowerPoint та іншими програмами лінійки Office. Якщо освоїти основні функції цієї мови програмування, то працювати з редакторами тексту і таблиць від Майкрософт стане набагато простіше.