завантаження даних з книги Excel в програму 1С

Зміст

• Перенесення даних з Ексель в 1С
  • Підготовка даних
  • Підключення зовнішнього завантажувача
  • Завантаження даних
• Питання та відповіді

Вже давно найпопулярнішою програмою серед бухгалтерів, планувальників, економістів і управлінців стало додаток 1C. воно має не тільки різноманітну кількість конфігурацій для різних видів діяльності, а й локалізації під стандарти обліку в декількох країнах світу. Все більше підприємств переходять на ведення обліку саме в цій програмі. Але процедура перенесення даних вручну з інших програм обліку в 1C &8212; досить довгий і нудне заняття, що забирає масу часу. Якщо на підприємстві вівся облік за допомогою Excel, то процес перенесення можна істотно автоматизувати і прискорити.

Перенесення даних з Ексель в 1С

Проводити перенесення даних з Excel в 1С потрібно не тільки на початковому періоді роботи з даною програмою. Іноді настає необхідність подібного, коли по ходу діяльності потрібно занести якісь списки, що зберігаються в книзі табличного процесора. Наприклад, якщо потрібно перенести прайс-листи або замовлення з онлайн-магазину. У разі, коли списки невеликі, то їх можна вбити і вручну, але що робити, якщо вони містять сотні найменувань? Для того, щоб прискорити процедуру, можна вдатися до деяких додаткових можливостей.

Для автоматичного завантаження підійдуть практично всі типи документів:

• Список номенклатури;
• Список контрагентів;
• Список прайсів;
• Перелік замовлень;
• Інформація про покупки або продажі і т. д.

Відразу потрібно відзначити, що в 1С немає вбудованих інструментів, які дозволяли б переносити дані з Ексель. Для цих цілей потрібно підключити зовнішній завантажувач, який представляє собою файл у форматі epf .

Підготовка даних

Нам потрібно буде підготувати дані в самій таблиці Excel.

1. Будь-який список, що завантажується в 1С, повинен бути однорідно структурований. Не можна виконувати завантаження при наявності в одному стовпці або осередку даних декількох типів, наприклад, ім'я людини і його телефонний номер. В цьому випадку, такі подвійні записи обов'язково слід розділяти в різні стовпці.

2. Не допускається наявності об'єднаних осередків навіть в заголовках. Це може привести до некоректних результатів при перенесенні даних. Тому, якщо об'єднані осередки є, їх потрібно розділити.

3. Якщо вихідну таблицю зробити максимально простою і зрозумілою, без застосування відносно складних технологій (макроси, формули, коментарі, виноски, зайві елементи форматування і т.д.), то це допоможе максимально запобігти проблемам на подальших кроках перенесення.

4. Обов'язково слід привести найменування всіх величин до єдиного формату. Не допускається наявність позначення, наприклад, кілограм, що відображається різними записами: " кг» , " кілограм» , »кг." . Програма буде їх розуміти як різні величини, тому потрібно вибрати один варіант запису, а решта виправити під цей шаблон.

5. Обов'язкова наявність унікальних ідентифікаторів. В їх ролі може виступати вміст будь-якого стовпця, яке не повторюється в інших рядках: індивідуальний податковий номер, артикул і т.д. якщо в існуючій таблиці немає стовпця з подібним значенням, то можна додати додаткову колонку і зробити там просту нумерацію. Це потрібно для того, щоб програма змогла ідентифікувати дані в кожному рядку окремо, а не «зливала» їх разом.

6. Більшість обробників файлів Ексель не працює з форматом xlsx , а тільки з форматом xls . Тому, якщо наш документ має розширення xlsx , то потрібно його конвертувати. Для цього переходимо у вкладку »Файл" і тиснемо на кнопку " Зберегти як» .

   Відкривається вікно збереження. У полі " Тип файлу» за замовчуванням буде вказано формат xlsx . Міняємо його на " Книга Excel 97-2003» і тиснемо на кнопку " Зберегти» .

   

   Після цього документ буде збережений в потрібному форматі.

Крім цих універсальних дій з підготовки даних в книзі Ексель, потрібно буде ще привести документ у відповідність з вимогами конкретного завантажувача, який ми будемо використовувати, але про це ми поговоримо трохи нижче.

Підключення зовнішнього завантажувача

Підключіть зовнішній завантажувач з розширенням epf до додатка 1С можна, як до підготовки файлу Ексель, так і після. Головне, щоб до початку процесу виконання завантаження обидва цих підготовчих моменту були вирішені.

Існує кілька зовнішніх завантажувачів таблиць Ексель для 1С, які створені різними розробниками. Розглядати ми будемо приклад з використанням інструменту для обробки інформації " завантаження даних із табличного документа» для версії 1С 8.3.

1. Після того, як файл у форматі epf викачаний і збережений на жорсткому диску комп'ютера, запускаємо програму 1С. якщо файл epf упакований в архів, то його попередньо потрібно витягти звідти. На верхній горизонтальній панелі програми тиснемо на кнопку, що запускає меню. У версії 1С 8.3 вона представлена у вигляді вписаного в помаранчеву окружність трикутника, перевернутого кутом вниз. У списку послідовно переходимо по пунктах " Файл» і »відкрити" .

2. Запускається вікно відкриття файлу. Переходимо в директорію його розташування, виділяємо той об'єкт і тиснемо на кнопку»відкрити" .

3. Після цього завантажувач запуститься в 1С.

Завантажити обробку " завантаження даних з табличного документа»

Завантаження даних

Однією з основних баз даних, з якими працює 1C, є список номенклатури товарів і послуг. Тому для опису процедури завантаження з Excel зупинимося на прикладі перенесення саме цього типу даних.

1. Повертаємося до вікна обробки. Так як ми будемо завантажувати номенклатуру товарів, то в параметрі »завантаження в" перемикач повинен стояти в положенні " довідник» . Втім, він так встановлений за замовчуванням. Перемикати його слід тільки тоді, коли ви зібралися переносити інший тип даних: табличну частину або регістр відомостей. Далі в поле " Вид довідника» натискаємо на кнопку, на якій зображено три крапки. Відкривається список, що випадає. У ньому нам слід вибрати пункт «Номенклатура» .

2. Після цього обробник автоматично розставляє ті поля, які програма використовує в цьому виді довідника. Потрібно відразу зазначити, що зовсім не обов'язково заповнювати всі поля.

3. Тепер знову відкриваємо переноситься документ Excel. Якщо найменування його колонок відрізняється від найменування полів довідника 1С, які містять відповідні, то потрібно перейменувати ці стовпці в Ексель так, щоб назви повністю збігалися. Якщо в таблиці є стовпці, для яких в довіднику немає аналогів, то їх слід видалити. У нашому випадку такими стовпцями є " кількість» і »Ціна" . Також слід додати, що порядок розстановки стовпців в документі повинен строго збігатися з тим, який представлений в обробці. Якщо для деяких стовпців, які відображені в завантажувачі, у вас немає даних, то ці колонки можна залишати порожніми, але нумерація тих стовпців, де є дані, повинна збігатися. Для зручності і швидкості редагування можна застосовувати спеціальну можливість Ексель для швидкого переміщення колонок місцями.

   Після того, як дані дії зроблені, тиснемо на значок " Зберегти» , який представлений у вигляді піктограми, що зображає дискету у верхньому лівому кутку вікна. Потім закриваємо файл, натиснувши на стандартну кнопку закриття.


4. Повертаємося у вікно обробки 1С. тиснемо на кнопку»відкрити" , яка зображена у вигляді папки жовтого кольору.

5. Запускається вікно відкриття файлу. Переходимо в директорію, де розташований документ Ексель, який нам потрібен. Перемикач відображення файлів за замовчуванням встановлено для розширення mxl . Для того щоб показати потрібний нам файл, його потрібно переставити в позицію «Аркуш Excel» . Після цього виділяємо переноситься документ і тиснемо на кнопку »відкрити" .

6. Після цього вміст відкривається в обробнику. Щоб перевірити коректність заповнення даними, тиснемо на кнопку " контроль заповнення» .

7. Як бачимо, інструмент контролю заповнення повідомляє нам, що помилки не знайдено.

8. Тепер переміщаємося у вкладку «Налаштування» . В " Поле пошуку» ставимо галочку в тому рядку, яка у всіх найменувань, що заносяться в довідник номенклатури, буде унікальна. Найчастіше для цього використовують поля «Артикул» або »найменування" . Це потрібно робити для того, щоб при додаванні нових позицій в список, дані не задвоювалися.

9. Після того, як всі дані внесені і настройки виконані, можна переходити до безпосереднього завантаження інформації в довідник. Для цього натискаємо по напису " Завантажити дані» .

10. Виконується процес завантаження. Після її завершення можна перейти в довідник номенклатури і переконатися, що всі потрібні дані туди додані.

Урок: як поміняти місцями стовпці в Excel

Ми простежили процедуру додавання даних в довідник номенклатури в програмі 1C 8.3. Для інших довідників і документів завантаження буде проводитися за тим же принципом, але з деякими нюансами, з якими користувач зможе розібратися самостійно. Також потрібно зауважити, що у різних сторонніх завантажувачів процедура може відрізнятися, але загальний підхід залишається у всіх однаковий: спочатку обробник завантажує з файлу інформацію у вікно, де проводиться її редагування, а вже потім вона додається безпосередньо в базу даних 1С.