Зміна кодування в Microsoft Excel

Зміст

• Робота з кодуванням тексту
  • Спосіб 1: зміна кодування за допомогою Notepad++
  • Спосіб 2: Застосування майстра текстів
  • Спосіб 3: збереження файлу в певному кодуванні
• Питання та відповіді

З потребою змінювати кодування тексту часто стикаються користувачі, що працюють браузерах, текстових редакторах і процесорах. Проте, і при роботі в табличному процесорі Excel така необхідність теж може виникнути, адже ця програма обробляє не тільки цифри, але і текст. Давайте розберемося, як змінити кодування в Ексель.

Урок: кодування в Microsoft Word

Робота з кодуванням тексту

Кодування тексту – це набір електронних цифрових виразів, які перетворюються на зрозумілі для користувача символи. Існує багато видів кодування, у кожного з яких є свої правила і мову. Уміння програми розпізнавати конкретну мову і переводити його на зрозумілі для звичайної людини знаки (букви, цифри, інші символи) визначає, чи зможе додаток працювати з конкретним текстом чи ні. Серед популярних текстових кодувань слід виділити такі:

• Windows-1251;
• KOI-8;
• ASCII;
• ANSI;
• UKS-2;
• UTF - 8 (Юнікод).

Останнє найменування є найпоширенішим серед кодувань в світі, так як вважається свого роду універсальним стандартом.

Найчастіше, програма сама розпізнає кодування і автоматично перемикається на неї, але в окремих випадках користувачеві потрібно вказати додатком її вид. Тільки тоді воно зможе коректно працювати з кодованими символами.

Найбільша кількість проблем з розшифровкою кодування у програми Excel зустрічається при спробі відкриття файлів CSV або експорті файлів TXT. Часто, замість звичайних букв при відкритті цих файлів через Ексель, ми можемо спостерігати незрозумілі символи, так звані «кракозябри». У цих випадках користувачеві потрібно зробити певні маніпуляції для того, щоб програма почала коректно відображати дані. Існує кілька способів вирішення даної проблеми.

Спосіб 1: зміна кодування за допомогою Notepad++

На жаль, повноцінного інструменту, який дозволяв би швидко змінювати кодування в будь-якому типі текстів у Ексель немає. Тому доводиться в цих цілях використовувати багатокрокові рішення або вдаватися до допомоги сторонніх додатків. Одним з найбільш надійних способів є використання текстового редактора Notepad++ .

1. Запускаємо додаток Notepad++. Кількома по пункту " Файл» . З списку вибираємо пункт »відкрити" . Як альтернативний варіант, можна набрати на клавіатурі поєднання клавіш Ctrl+O .

2. Запускається вікно відкриття файлу. Переходимо в директорію, де розташований документ, який некоректно відобразився в Ексель. Виділяємо його і тиснемо на кнопку»відкрити" у нижній частині вікна.

3. Файл відкривається у вікні редактора Notepad++. Внизу вікна в правій частині рядка стану вказана поточна кодування документа. Так як Excel відображає її некоректно, потрібно зробити зміни. Набираємо комбінацію клавіш Ctrl+A на клавіатурі, щоб виділити весь текст. Кількома по пункту меню »кодування" . У списку вибираємо пункт " перетворити на UTF-8» . Це кодування Юнікоду і з нею Ексель працює максимально коректно.

4. Після цього, щоб зберегти зміни у файлі тиснемо на кнопку на панелі інструментів у вигляді дискети. Закриваємо Notepad++, натиснувши на кнопку у вигляді білого хрестика в червоному квадраті у верхньому правому куті вікна.

5. Відкриваємо файл стандартним способом через провідник або за допомогою будь-якого іншого варіанту в програмі Excel. Як бачимо, всі символи тепер відображаються коректно.

Незважаючи на те, що даний спосіб заснований на використанні стороннього програмного забезпечення, він є одним з найпростіших варіантів для перекодування вмісту файлів під Ексель.

Спосіб 2: Застосування майстра текстів

Крім того, здійснити перетворення можна і за допомогою вбудованих інструментів програми, а саме майстра текстів. Як не дивно, використання даного інструменту дещо складніше, ніж застосування сторонньої програми, описаної в попередньому методі.

1. Запускаємо програму Excel. Потрібно активувати саме сам додаток, а не відкрити з його допомогою документ. Тобто, перед вами повинен постати чистий аркуш. Переходимо у вкладку»дані" . Кількома на кнопку на стрічці " з тексту» , розміщену в блоці інструментів " отримання зовнішніх даних» .

2. Відкриється вікно імпорту текстового файлу. У ньому підтримується відкриття наступних форматів:
   • TXT;
   • CSV;
   • PRN.

   Переходимо в директорію розміщення імпортованого файлу, виділяємо його і натискаємо на кнопку " імпорт» .


3. Відкривається вікно майстра текстів. Як бачимо, в поле попереднього перегляду символи відображаються некоректно. У полі " Формат файлу» розкриваємо список, що випадає і міняємо в ньому кодування на " Юнікод (UTF-8)» .

   Якщо дані відображаються все одно некоректно, то намагаємося експериментувати із застосуванням інших кодувань, поки текст в поле для попереднього перегляду не стане читаним. Після того, як результат задовольнить вас, тисніть на кнопку»далі" .


4. Відкриється наступне вікно Майстра тексту. Тут можна змінити знак роздільника, але рекомендується залишити настройки за замовчуванням (знак табуляції). Тиснемо на кнопку»далі" .

5. В останньому вікні є можливість змінити формат даних стовпця:
   • Загальний;
   • Текстовий;
   • Дата;
   • Пропустити стовпець.

   Тут настройки слід виставити, враховуючи характер оброблюваного контенту. Після цього тиснемо на кнопку »Готово" .


6. У наступному вікні вказуємо координати лівої верхньої комірки діапазону на аркуші, куди будуть вставлені дані. Це можна зробити, вбивши адресу вручну у відповідне поле або просто виділивши потрібну клітинку на аркуші. Після того, як координати додані, в поле вікна тиснемо кнопку «OK» .

7. Після цього текст відобразиться на аркуші в потрібній нам кодуванні. Залишається його відформатувати або відновити структуру таблиці, якщо це були табличні дані, так як при переформатуванні вона руйнується.

Спосіб 3: збереження файлу в певному кодуванні

Буває і зворотна ситуація, коли файл потрібно не відкрити з коректним відображенням даних, а Зберегти у встановленій кодуванні. В Ексель можна виконати і це завдання.

1. Переходимо у вкладку " Файл» . Кількома по пункту " Зберегти як» .

2. Відкривається вікно збереження документа. За допомогою інтерфейсу провідника визначаємо директорію, де файл буде зберігатися. Потім виставляємо тип файлу, якщо хочемо зберегти книгу в форматі відмінному від стандартного формату Excel (XLSX). Потім натискаємо по параметру " сервіс» і в списку вибираємо пункт " Параметри веб-документа» .

3. У вікні переходимо у вкладку»кодування" . У полі " зберегти документ як» відкриваємо список, що випадає і встановлюємо з переліку той тип кодування, який вважаємо за потрібне. Після цього тиснемо на кнопку «OK» .

4. Повертаємося у вікно " збереження документа» і тут тиснемо на кнопку " Зберегти» .

Документ збережеться на жорсткому диску або знімному носії в тій кодуванні, яку ви визначили самі. Але потрібно врахувати, що тепер завжди документи, збережені в Excel, будуть зберігатися в даній кодуванні. Для того, щоб змінити це, доведеться знову заходити у вікно «Параметри веб-документа» і змінювати налаштування.

Існує й інший шлях до зміни налаштувань кодування збереженого тексту.

1. Перебуваючи у вкладці " Файл» , натискаємо по пункту »Параметри" .

2. Відкривається вікно параметрів Ексель. Вибираємо підпункт»додатково" з переліку розташованого в лівій частині вікна. Центральну частину вікна прокручуємо вниз до блоку налаштувань «Загальні» . Тут натискаємо на кнопку «Параметри веб-сторінки» .

3. Відкривається вже знайоме нам вікно «Параметри веб-документа» , де ми робимо все ті ж дії, про які говорили раніше.


Тепер будь-який документ, збережений в Excel, матиме саме те кодування, яке ви встановили.

Як бачимо, у Ексель немає інструменту, який дозволив би швидко і зручно конвертувати текст з одного кодування в іншу. Майстер тексту має занадто громіздкий функціонал і володіє безліччю не потрібних для подібної процедури можливостей. Використовуючи його, вам доведеться проходити кілька кроків, які безпосередньо на даний процес не впливають, а служать для інших цілей. Навіть конвертація через сторонній текстовий редактор Notepad++ в цьому випадку виглядає дещо простіше. Збереження файлів в заданій кодуванні в додатку Excel теж ускладнене тим фактом, що кожен раз при бажанні змінити даний параметр, вам доведеться змінювати глобальні налаштування Програми.