Створення бази даних у Microsoft Excel

Зміст

• Процес створення
  • Створення таблиці
  • Присвоєння атрибутів бази даних
  • Сортування та фільтр
  • Пошук
  • Закріплення областей
  • Випадаючий список
• Питання та відповіді

У пакеті Microsoft Office є спеціальна програма для створення бази даних і роботи з ними – Access. Проте, багато користувачів вважають за краще використовувати для цих цілей більш знайоме їм додаток – Excel. Потрібно відзначити, що у цієї програми є весь інструментарій для створення повноцінної бази даних (БД). Давайте з'ясуємо, як це зробити.

Процес створення

База даних в Екселі-це структурований набір інформації, розподілений по стовпцях і рядках аркуша.

Відповідно до спеціальної термінології, рядки БД іменуються «записами» . У кожному записі знаходиться інформація про окремий об'єкт.

Стовпці називаються «полями» . У кожному полі розташовується окремий параметр всіх записів.

Тобто, каркасом будь-якої бази даних в Excel є звичайна таблиця.

Створення таблиці

Отже, перш за все нам потрібно створити таблицю.

1. Вписуємо заголовки полів (стовпців) БД.

2. Заповнюємо найменування записів (рядків) БД.

3. Переходимо до заповнення бази даними.

4. Після того, як БД заповнена, форматуємо інформацію в ній на свій розсуд (шрифт, межі, заливка, виділення, розташування тексту щодо комірки і т.д.).

На цьому створення каркаса БД закінчено.

Урок: Як зробити таблицю в Excel

Присвоєння атрибутів бази даних

Для того, щоб Excel сприймав таблицю не просто як діапазон осередків, а саме як БД, їй потрібно присвоїти відповідні атрибути.

1. Переходимо у вкладку»дані" .

2. Виділяємо весь діапазон таблиці. Кількома правою кнопкою миші. У контекстному меню тиснемо на кнопку " присвоїти ім'я...» .

3. В графі «Ім'я» вказуємо те найменування, яким ми хочемо назвати базу даних. Обов'язковою умовою є те, що найменування повинно починатися з букви, і в ньому не повинно бути пробілів. У графі " діапазон» можна змінити адресу області таблиці, але якщо ви її виділили правильно, то нічого тут міняти не потрібно. При бажанні в окремому полі можна вказати примітку, але цей параметр не є обов'язковим. Після того, як всі зміни внесені, тиснемо на кнопку «OK» .

4. Натискаємо на кнопку " Зберегти» у верхній частині вікна або набираємо на клавіатурі поєднання клавіш Ctrl+S , для того, щоб зберегти БД на жорсткому диску або знімному носії, підключеному до ПК.

Можна сказати, що після цього ми вже маємо готову базу даних. З нею можна працювати і в такому стані, як вона представлена зараз, але багато можливостей при цьому будуть урізані. Нижче ми розберемо, як зробити БД більш функціональною.

Сортування та фільтр

Робота з базами даних, перш за все, передбачає можливість упорядкування, відбору та сортування записів. Підключимо ці функції до нашої БД.

1. Виділяємо інформацію того поля, за яким збираємося провести впорядкування. Кількома по кнопці "сортування" розташованої на стрічці у вкладці»дані" у блоці інструментів " сортування та фільтрування» .

   Сортування можна проводити практично за будь-яким параметром:

   • Ім'я за алфавітом;
   • Дата;
   • Число і т. д.
2. У наступному вікні буде питання, чи використовувати для сортування тільки виділену область або автоматично розширювати її. Вибираємо автоматичне розширення і тиснемо на кнопку " сортування ... » .

3. Відкривається вікно налаштування Сортування. У полі " Сортувати за» вказуємо ім'я поля, за яким вона буде проводитися.
   • У полі " сортування» вказується, як саме вона буде виконуватися. Для БД найкраще вибрати параметр " Значення» .
   • У полі «Порядок» вказуємо, в якому порядку буде проводитися сортування. Для різних типів інформації в цьому вікні висвічуються різні значення. Наприклад, для текстових даних - це буде Значення " від А до Я» або " від Я до А» , а для числових – " за зростанням» або " за спаданням» .
   • Важливо простежити, щоб близько значення " Мої дані містять заголовки» стояла галочка. Якщо її немає, то потрібно поставити.

   Після введення всіх потрібних параметрів тиснемо на кнопку «OK» .

   

   Після цього інформація в БД буде відсортована, відповідно до зазначених налаштувань. В цьому випадку ми виконали сортування по іменах співробітників підприємства.


4. Одним з найбільш зручних інструментів при роботі в базі даних Excel є Автофільтр. Виділяємо весь діапазон БД і в блоці налаштувань " сортування та фільтрування» натискаємо на кнопку «фільтр» .

5. Як бачимо, після цього в осередках з найменуванням полів з'явилися піктограми у вигляді перевернутих трикутників. Кількома по піктограмі того стовпця, значення якого збираємося відфільтрувати. У віконці знімаємо галочки з тих значень, записи з якими хочемо приховати. Після того як вибір зроблений, тиснемо на кнопку «OK» .

   Як бачимо, після цього, рядки, де містяться значення, з яких ми зняли галочки, були приховані з таблиці.

6. Для того, щоб повернути всі дані на екран, натискаємо на піктограму того стовпця, за яким проводилася фільтрація, і у вікні навпроти всіх пунктів встановлюємо галочки. Потім тиснемо на кнопку «OK» .

7. Для того, щоб повністю прибрати фільтрацію, тиснемо на кнопку «фільтр» на стрічці.

Урок: сортування та фільтрування даних у Excel

Пошук

При наявності великої БД пошук по ній зручно проводити за допомогою спеціального інструменту.

1. Для цього переходимо у вкладку»Головна" і на стрічці в блоці інструментів «редагування» тиснемо на кнопку " знайти та виділити» .

2. Відкривається вікно, в якому потрібно вказати шукане значення. Після цього тиснемо на кнопку " Знайти далі» або " знайти все» .

3. У першому випадку перша комірка, в якій є вказане значення, стає активною.

   У другому випадку відкривається весь перелік осередків, що містять це значення.

Урок: як зробити пошук в Екселі

Закріплення областей

Зручно при створенні БД закріпити осередки з найменуванням записів і полів. При роботі з великою базою – це просто необхідна умова. Інакше постійно доведеться витрачати час на гортання листа, щоб подивитися, який рядку або стовпцю відповідає певне значення.

1. Виділяємо осередок, області зверху і зліва від якої потрібно закріпити. Вона буде розташовуватися відразу під шапкою і праворуч від найменувань записів.

2. Перебуваючи у вкладці «Вид» натискаємо на кнопку " Закріпити області» , яка розташована в групі інструментів »вікно" . У випадаючому списку вибираємо значення " Закріпити області» .

Тепер найменування полів і записів будуть у вас завжди перед очима, як би далеко ви не прокручували лист з даними.

Урок: як закріпити область в Екселі

Випадаючий список

Для деяких полів таблиці оптимально буде організувати список, що випадає, щоб користувачі, додаючи нові записи, могли вказувати тільки певні параметри. Це актуально, наприклад, для поля " Пол» . Адже тут можливо всього два варіанти: чоловічий і жіночий.

1. Створюємо додатковий список. Найзручніше його буде розмістити на іншому аркуші. У ньому вказуємо перелік значень, які будуть з'являтися в випадаючому списку.

2. Виділяємо цей список і натискаємо по ньому правою кнопкою миші. У меню вибираємо пункт " присвоїти ім'я ... » .

3. Відкривається вже знайоме нам вікно. У відповідному полі присвоюємо ім'я нашому діапазону, згідно з умовами, про які вже йшла мова вище.

4. Повертаємося на лист з БД. Виділяємо діапазон, до якого буде застосовуватися випадає список. Переходимо у вкладку»дані" . Тиснемо на кнопку " Перевірка даних» , яка розташована на стрічці в блоці інструментів " робота з даними» .

5. Відкривається вікно перевірки видимих значень. У полі " Тип даних» виставляємо перемикач в позицію »Список" . У полі «джерело» встановлюємо знак «=» і відразу після нього без пробілу пишемо найменування списку, яке ми дали йому трохи вище. Після цього тиснемо на кнопку «OK» .

Тепер при спробі ввести дані в діапазон, де було встановлено обмеження, буде з'являтися список, в якому можна зробити вибір між чітко встановленими значеннями.

Якщо ж ви спробуєте написати в цих осередках довільні Символи, то буде з'являтися повідомлення про помилку. Вам доведеться повернуться і внести коректну запис.

Урок: як зробити випадаючий список в Excel

Звичайно, Excel поступається за своїми можливостями спеціалізованим програмам для створення баз даних. Проте, у нього є інструментарій, який в більшості випадків задовольнить потреби користувачів, які бажають створити БД. З огляду на той факт, що можливості Ексель, в порівнянні зі спеціалізованими додатками, звичайним користувачам відомі набагато краще, то в цьому плані у розробки компанії Microsoft є навіть деякі переваги.