Як користуватися Microsoft Teams

Зміст

• Варіант 1: програма для ПК
  • Завантаження на комп'ютер
  • Підготовка облікового запису
  • Налаштування Програми
  • Пошук контактів
  • Дії з зустрічами та чатами
  • Перегляд стрічки сповіщень
  • Ведення календаря
  • Особисті дзвінки або зустрічі
• Варіант 2: Мобільний додаток
  • Завантаження та встановлення
  • Реєстрація та вхід
  • Користувацькі налаштування
  • Пошук та створення текстових чатів
  • Організація зборів
  • Додаткові дії
• Питання та відповіді

Варіант 1: програма для ПК

Microsoft Teams чудово підходить для використання на комп'ютері, організації зустрічей та проведення приватних розмов. Програма оптимізована для роботи з календарем, контактами та презентаціями. Пропонуємо ознайомитися з розділами, в яких детально розповідається про основні аспекти взаємодії з даним програмним забезпеченням.

Скачування на комп'ютер

Для початку спілкування і проведення нарад в Microsoft Teams знадобиться завантажити клієнт на комп'ютер. Звичайно, можна працювати і в браузерної версії, схожою по функціональності, проте це не завжди зручно, а конференції з великою кількістю учасників періодично зависають. З демонстрацією екрану теж виникнуть труднощі, а в десктопної збірці все працює коректно.

Завантажте Microsoft Teams з офіційного веб-сайту

1. Перейдіть за посиланням вище та натисніть кнопку & 171; Увійти & 187; , щоб відкрити сторінку завантаження Microsoft Teams на комп'ютер.

2. Виконайте авторизацію в використовуваному обліковому записі Microsoft або додайте новий.

3. Очікуйте завантаження вмісту та натисніть на &171;завантажити додаток для Windows&187; . Нижче інформація буде присвячена виключно йому, але якщо ви перейдете до використання веб-програми на цьому етапі, наступні інструкції теж підійдуть.

4. Очікуйте завершення завантаження виконуваного файлу та запустіть його.

5. Установка почнеться автоматично, а вам залишиться тільки дочекатися її завершення і запуску програми.

6. З'явиться її головне вікно, після чого можна переходити до подальших налаштувань і взаємодії.

Підготовка облікового запису

Ще до моменту скачування ви вже виконали авторизацію в системі, тому при першому запуску Microsoft Teams вхід в профіль виконається самостійно. Давайте розберемося з його основними настройками і розглянемо необхідні дії при зміні аккаунта безпосередньо в програмі.

1. Для відображення списку налаштувань натисніть по зображенню зі своєю аватаркою на панелі вгорі.

2. Якщо знадобилося змінити профіль, підключіть другий, натиснувши &171; додати робочий або навчальний рахунок&187; , або вийдіть з поточного, щоб не використовувати функцію перемикання акаунтів.

3. У цьому ж меню праворуч від напису &171; в мережі & 187; є кнопка & 171; задати підпис до статусу&187; . Це такий користувальницький статус, що описує ваш рід діяльності або поточний стан речей. Введіть будь-який текст за своїм бажанням і вирішіть, чи потрібно його очистити через певний проміжок часу.

4. При натисканні кнопки & 171; управління обліковим записом&187; у цьому меню відбудеться перехід в розділ налаштувань, про інші параметри якого ми ще напишемо трохи пізніше. В категорії & 171; облікові записи & 187; слідкуйте за підключеними профілями і керуйте ними, якщо треба вийти або змінити загальні налаштування.

Налаштування Програми

Коротко поговоримо про присутніх Налаштуваннях в Teams, яких не так багато, але вони можуть бути вкрай корисними при постійній взаємодії з програмою. Розробники пропонують змінити зовнішній вигляд, задати параметри конфіденційності і налаштувати отримання повідомлень.

1. Торкніться трьох горизонтальних точок ліворуч від Аватара користувача, щоб відкрити меню налаштувань. У ньому ви можете змінити масштабування, перейти до перегляду списку гарячих клавіш, перевірити наявність оновлень або завантажити мобільний додаток, відкривши сторінку в магазині.

2. Для перегляду інших параметрів клацніть по рядку & 171; Налаштування&187; .

3. Нове вікно відкриється в розділі & 171; Загальні & 187; , де є три теми, що змінюють відображення елементів вікна. Поки є світла тема, темна і режим високої контрастності. Якщо вибрати нові настройки зовнішнього вигляду, програму знадобиться перезапустити.

4. В блоці & 171; додаток&187; знаходяться параметри з чекбоксами; якщо галочка навпроти пункту встановлена, значить, він активний. Так, за замовчуванням активований автозапуск додатки зі стартом Windows, що потрібно далеко не всім користувачам. Ознайомтеся з усіма пунктами і вирішите, що з цього необхідно включити або відключити. Окремо зверніть увагу на & 171; вимкнути апаратне прискорення GPU&187; . Налаштування безпосередньо впливає на продуктивність, і активувати її є сенс тільки в тому випадку, якщо під час роботи в Тімс спостерігаються зависання або гальма.

5. Нижче знаходиться блок з налаштуваннями мови та клавіатури, а також функція перевірки орфографії. Скористайтеся списком, що випадає, якщо треба змінити бажану мову або розкладку. У блоці & 171; відображення&187; присутній лише один параметр &8212; & 171; вимкнути анімацію&187; . Активуйте його для підвищення продуктивності програми, якщо вона час від часу зависає.

6. Слідом йде розділ з параметрами під назвою & 171; Конфіденційність&187; і перша видима оснастка відповідає за дію із заблокованими контактами. Блокування здійснюється натисканням правою кнопкою миші по профілю користувача і вибором відповідного пункту з контекстного меню. Переглянути весь чорний список можна через вікно &171; змінити Заблоковані контакти & 187; .

7. Вони відображаються поіменно і в будь-який момент доступні для розблокування.

8. Додатково в цьому розділі встановлюються обмеження на контактні дані. Якщо не хочете, щоб при введенні прив'язаної електронної пошти або номера телефону інші користувачі знайшли вас через пошук, встановіть відповідні обмеження. Зверніть увагу на повзунок & 171; повідомлення про прочитання & 187; і деактивуйте його в тому випадку, коли не потрібно, щоб повідомлення відображалося як прочитане після того, як ви його побачили. Скасуйте опитування, якщо ви не хочете отримувати повідомлення від розробників Microsoft Teams.

9. У розділі & 171; повідомлення&187; присутні лише два параметри: & 171; Звук&187; і &171; Чат & 187; . Тут можна відключити відтворення звуку при дзвінках і перейти в Налаштування чатів, для яких доступна зміна відображення банера і показу в веб-каналах.

Пошук контактів

Основне призначення Microsoft Teams &8212; спілкування з користувачами як в одиночних чатах, так і в нарадах. Якщо ви є організатором або є необхідність зв'язатися з конкретним учасником, знадобиться відшукати його через глобальний пошук і почати спілкування.

1. Для використання пошуку активуйте рядок і введіть електронну пошту або номер телефону шуканої облікового запису.

2. Зачекайте, поки користувачі з'являться зі списку та натисніть відповідний, щоб перейти до індивідуального чату.

3. Надішліть перше повідомлення, щоб повідомити користувачеві про свої наміри. Він отримає сповіщення і зможе вирішити, чи хоче він розпочати розмову.

4. Разом з цим з'явиться повідомлення про те, що ви додали в чат нового учасника. Саме так і здійснюється пошук контактів. Взаємодіяти з ними можна виключно в таких бесідах, і поки немає засобу, що дозволяє відобразити всі контакти без прямого запрошення їх в чати.

Дії з зустрічами та чатами

Основний час користувачі Teams проводять в чатах, спілкуючись на ділові теми або обговорюючи буденні питання з окремими учасниками або в зборах. При включенні програми вона не відразу перекине вас в необхідну бесіду, навіть якщо прийшли повідомлення, тому вам належить відшукати підходящу або самостійно створити нову, запросивши учасників.

1. Для цього відкрийте розділ&171; Чат & 187; , натиснувши на кнопку на панелі зліва.

2. Відобразиться список останніх бесід з повідомленнями. Клацніть по одній з рядків для переходу до читання вмісту. У цьому списку відображаються як звичайні чати, так і організовані збори.

3. Якщо необхідно самостійно створити відеоконференцію або текстовий чат, використовуйте кнопки зверху.

4. Для запрошення користувачів, у яких ще немає облікового запису, в нову бесіду активуйте її і натисніть &171; запросити друзів & 187; або &171;приєднатися до команд&187; (кнопка має дві назви).

5. За замовчуванням для бесіди створюється назва &171;Новий чат&187; , яке слід змінити, щоб інші користувачі розуміли її тематику і не заплуталися в списку інших. Для цього натисніть &171; додати ім'я групи & 187; .

6. Введіть його та негайно надішліть запрошення, вказавши адреси у полі &171;Кому&187; , якщо це потрібно.

7. Якщо потрібно створити з індивідуального чату групову бесіду, натисніть &171;Додати контакт&187; на панелі праворуч.

8. З'явиться форма пошуку користувачів, де вкажіть контактні дані і дочекайтеся завантаження списку зі знайденими обліковими записами.

9. Натисніть на відповідну, щоб негайно надіслати запрошення. Користувач зможе відправляти повідомлення і бачити інші тільки при прийнятті запиту.

Якщо вас запросять на збори або в текстовий чат, повідомлення разом з вмістом бесіди буде в цьому ж розділі. До того ж вгорі відобразяться дві кнопки, що дозволяють вибрати дію, що відноситься до даної бесіді. Можна вступити в неї або відхилити запрошення, що видалить її зі списку бесід. Пам'ятайте, що без повторного запрошення ви не зможете приєднатися до покинутого обговорення.

Перегляд стрічки сповіщень

Коротко розглянемо розділ &171;дії&187; , в якому показується стрічка з повідомленнями. Звичайні повідомлення, що надсилаються в розмовах, позначаються як нові в розділі &171;Чат&187; , а в стрічку виводяться тільки відповіді конкретно вам. Разом з цим ви побачите згадки, якщо хтось в повідомленні вписав назву вашого облікового запису зі знаком @, спеціально зробивши так, щоб акцентувати на цьому увагу. Інші сповіщення включають оновлення системи, майбутні зустрічі та деякі дії контактів.

Ведення календаря

Оскільки Microsoft Teams &8212; Корпоративна програма, логічно знайти в ній календар. Не завжди виходить створити збори якраз тоді, коли воно потрібно, хоча б тому, що у всіх свій розклад, графіки і виділений час на проведення подібних заходів. Ви можете самостійно відзначити події в календарі, попередивши тим самим майбутніх учасників і заздалегідь поширивши корисну інформацію. Їм прийде відповідне повідомлення і осередок в календарі заповниться автоматично.

1. Перейдіть до розділу &171;календар&187; і натисніть &171; створити колекцію & 187; . Якщо його потрібно організувати в цю хвилину, використовуйте кнопку &171;почніть зустріч зараз&187; .

2. З'явиться нова форма із заповненням опису про подію. Додайте для нього назву, вкажіть час проведення або призначте його на цілий день. Якщо збори повторюється в певний період, задайте його в окремому полі. При наявності розташування введіть його в спеціально відведеній рядку. Додайте відомості користувача, заповнивши інформацію в останньому блоці.

Після додавання зустрічі до календаря ви можете отримати доступ до неї, запросити учасників або внести будь-які зміни. При підключенні нових користувачів надійдуть повідомлення, що дозволить дізнатися, скільки учасників вже зібралося і чи можна починати конференцію.

Особисті дзвінки або зустрічі

Під словом &171;збори&187; в Microsoft Teams мається на увазі не тільки колективний текстовий чат, але і конференція за допомогою відео - та аудіозвязку. Про організацію бесід вже було написано вище, тому залишається тільки почати дзвінок в підходящої.

1. Відкрийте чат і використовуйте одну з кнопок праворуч. Перша призначена для здійснення дзвінка разом з відео, друга &8212; тільки з аудіо, а третя дозволить відразу ж перейти до демонстрації екрану, показавши презентацію, окреме вікно або весь робочий стіл. Про це більш детально написано в іншій статті на нашому сайті за наступним посиланням.

   Детальніше: як показати презентацію в Microsoft Teams


2. Після підключення Основне місце буде відведено під зображення користувачів або їх демонстрації, а внизу ви побачите невеликий блок з передачею вмісту зі своєї веб-камери, що дасть зрозуміти, чи нормально вас бачать інші учасники.

3. Використовуйте кнопки управління на верхній панелі для переходу в текстовий чат або запрошення інших користувачів.

4. У будь-який момент можна відключити звук, камеру або перейти до показу вмісту, застосувавши інші кнопки на цій же панелі.

Тепер Ви знайомі з виконанням основних дій в Тімс на комп'ютері. При відкритті програми в браузері принцип дій залишається приблизно таким же. Далі ми розповімо про використання мобільного додатку, що теж може стати в нагоді, коли немає доступу до ПК. Його функціональність трохи інша, тому рекомендуємо ознайомитися з наступними розділами статті.

Варіант 2: Мобільний додаток

Розробники розглянутого месенджера виділили досить багато ресурсів для вдосконалення його мобільної версії. Тепер кожен співробітник може підключитися до наради або відповісти на текстове повідомлення без прямого доступу до комп'ютера, а просто запустивши Тімс на своєму смартфоні або планшеті. До того ж через цю версію програми значно простіше стежити за повідомленнями, оскільки телефон завжди під рукою. Давайте розберемося з основними принципами використання мобільної версії Microsoft Teams.

Завантаження та встановлення

Поширюється додаток безкоштовно і доступно для скачування в фірмових магазинах мобільних операційних систем. За нього не потрібно платити, а єдина умова використання &8212; наявність облікового запису з прив'язаним номером телефону.

Завантажити Microsoft Teams з Google Play Маркета / App Store

1. Відкрийте використовуваний магазин додатків і через пошук відшукайте Microsoft Teams.

2. Натисніть кнопку & 171; встановити&187; для початку скачування месенджера.

3. По завершенні відкрийте його через сторінку в магазині або тапнув по значку, який з'явився на домашньому екрані.

Реєстрація та вхід

Перший запуск програми завжди починається з реєстрації облікового запису або входу в уже існуючу. Додатково в мобільній версії присутня функція швидкого підключення до зборів за допомогою введення її ключа в якості гостя. Вам належить вибрати підходящий варіант і виконати відповідні інструкції.

1. Введіть існуючу адресу електронної пошти або номер телефону для входу. Якщо облікового запису немає, зареєструйтесь безкоштовно або приєднайтеся до розмови як глядач.

2. Для авторизації введіть пароль і перейдіть до наступного кроку.

3. Відкриється вікно &171;Ласкаво просимо до команд&187; , в якому пропонується ознайомитися з основними можливостями програми. Як тільки це зроблено, натисніть &171;приступити&187; .

4. Програма негайно пропонує змінити зображення профілю та відображуване ім'я, якщо це потрібно. При відсутності необхідності тапніте по кнопці &171;продовжити&187; .

5. Прочитайте новини та натисніть &171;все зрозуміло&187; для закриття останнього демонстраційного вікна.

При роботі під обліковим записом гостя, коли здійснюється підключення до існуючого наради, ви не зможете використовувати інші функції програми. Не вийде додати або заблокувати контакту, управляти сховищем і вести паралельно кілька чатів. Після зборів сеанс автоматично завершується і вам доведеться підключатися до іншого або створювати повноцінний аккаунт.

Користувацькі налаштування

У мобільному додатку трохи більше налаштувань, пов'язаних з самим Microsoft Teams і обліковим записом, тому пропонуємо зупинитися на них більш детально. Так ви зможете налаштувати свій профіль, повідомлення і зовнішній вигляд програми під себе.

1. Після успішної авторизації торкніться значка із зображенням профілю вгорі праворуч, щоб відкрити налаштування.

2. Перша доступна настройка &8212; &171;задати підпис до статусу&187; . Спочатку інші користувачі бачать, що ви перебуваєте в мережі, відійшли або взагалі вийшли з програми. Додатково їм можна показати будь-який напис, ввівши її самостійно.

3. У новому вікні введіть текст, що складається максимум з 280 символів, вирішіть, чи хочете ви показувати статус користувачам при згадці аккаунта в повідомленнях і коли його потрібно очистити.

4. Поверніться до попереднього меню та перейдіть до &171;Налаштування&187; для відображення інших параметрів.

5. У розділі &171;Загальні&187; можна змінити налаштування інтерфейсу, керувати сповіщеннями, сховищем та перекладом. При виборі категорії & 171; зовнішній вигляд&187; з'явиться список з двома варіантами, оскільки поки розробники не додали інших тим.

6. Що стосується даних і сховища, то настройки в цьому розділі підійдуть переважно тим, хто використовує мобільний Інтернет для спілкування в Teams. Так можна скоротити використання трафіку, знизити якість відправляються зображень, щоб вони важили менше, або очистити відомості, що збираються під час роботи програми.

Інші налаштування знаходяться в розділі &171; особиста & 187; . Ви можете регулювати відправку повідомлень, змінити дані свого профілю, Приховати розташування або управляти сейфом (про нього мова піде в іншому розділі статті). Розробники дають детальний опис кожного налаштування, та й їх назви вже говорять самі за себе.

Пошук та створення текстових чатів

Для початку спілкування в Тімс необхідно створити текстовий чат або прийняти запрошення від інших учасників, якщо ви завантажили додаток за рекомендацією. Для цього в ньому є спеціальний розділ, в якому зібрані всі бесіди і можна без проблем управляти ними, здійснювати пошук і переглядати повідомлення.

1. На панелі внизу перейдіть до розділу &171;Чат&187; і подивіться, чи є нові пропозиції щодо початку розмови. Зазвичай праворуч від непрочитаних повідомлень показана синя крапка.

2. Якщо ще немає жодної текстової зустрічі, створіть її самостійно, натиснувши відповідну кнопку праворуч.

3. Дозвольте програмі отримати доступ до контактів, щоб швидко запросити нових учасників завдяки синхронізації даних.

4. Для додавання користувачів введіть їх контактні дані в ладі пошуку, знайдіть обліковий запис і відправте запрошення.

5. На наступному скріншоті ви бачите приклад того, як працюють запрошення. Контакту можна відразу заблокувати, відправивши його в список з банами, або прийняти запрошення, дозволивши тим самим відправку повідомлень в обидві сторони.

6. Напишіть свою першу репліку, активувавши поле &171;Введіть повідомлення&187; . Якщо хочете, можете прикріпити файли для відправки, записати голосове повідомлення або використовувати емодзі. Всі ці функції Microsoft Teams підтримує і працюють вони справно.

7. Перейдіть на вкладку &171;інформаційна Панель&187; , щоб ознайомитися з іншими доступними можливостями чату. Дозволяється поділитися місцем розташування, відправити фотографію, завести загальний календар з однаковими подіями, створити список завдань, налаштувати сейф або отримати відомості про поточну бесіду.

Якщо потрібно видалити невикористаний чат, ви просто можете відхилити запрошення. У разі коли воно вже прийнято, зробіть довгий тап по ньому в списку доступних і з меню виберіть варіант & 171; видалити & 187; .

Організація зборів

Якщо ви є керуючим компанії або відповідальним за створення конференцій, мобільний додаток Teams можна використовувати для додавання зборів і запрошення туди всіх необхідних учасників. При цьому функціонально технологія нічим не відрізняється від представленої в програмі на ПК.

1. На панелі внизу виберіть розділ & 171; Колекція & 187; .

2. Знайдіть готову незаплановану зустріч у списку або натисніть кнопку & 171; Швидка незапланована зустріч & 187; для його створення.

3. Введіть назву та скопіюйте посилання, щоб надіслати його іншим користувачам для швидкого приєднання. Як тільки ви готові запустити конференцію, тапніте по кнопці & 171; почати збори & 187; .

4. При першому запуску подібних бесід на смартфоні або планшеті відобразиться системне сповіщення, що вимагає дозволити доступ до запису відео і аудіо.

5. Збори створено, але ви поки ще в ньому не берете участь. Для вступу натисніть кнопку & 171; приєднатися&187; і підтвердити дію.

6. Використовуйте функції на панелі внизу, щоб вимкнути камеру, мікрофон або керувати звуком, коли це потрібно.

7. При відкритті меню з додатковими діями відобразяться функції утримання, відправки файлів і відключення Відео інших учасників.

Зверніть увагу, що примусово ви не можете підключити інших користувачів до зустрічі, тому попередьте всіх учасників, що їм потрібно буде прийняти запрошення та приєднатися під час початку конференції. Якщо вони не знають про існування повідомлень, нагадайте, що час від часу бажано заглядати в розділ &171;дії&187;, особливо якщо з'явився значок з непрочитаним повідомленням.

Додаткові дії

Під час взаємодії з Teams на телефоні ви точно помітите розділ & 171; додатково&187; , в якому присутні інші функції, підтримувані додатком. Вони поміщені в такий блок, оскільки використовуються рідше і не всіма користувачами. Багатьом вони і зовсім не знайомі, тому давайте зупинимося на кожній більш детально і розберемося з тим, навіщо взагалі потрібні всі ці можливості.

• &171;календар&187; . Календар використовується виключно для створення зустрічей на певну дату, але це поки що. В майбутньому розробники можуть помістити туди і інші дії або дозволити користувачеві формувати абсолютно будь-які події. Зараз представлена настройка стандартного створення зборів зі встановленою датою і описом. Запрошені користувачі отримують повідомлення і теж можуть внести конференцію в свій календар, щоб не забути. У призначену дату збори запускається автоматично, а вам залишиться тільки підключитися.
• &171;дзвінки&187; . Цією функцією скористаються тільки ті учасники програми, які хочуть зателефонувати з Teams людині на телефонний номер. Доступна вона тільки в тому випадку, якщо тарифний план для здійснення дзвінків придбаний організацією або особисто Користувачем. Враховуйте, що екстрені виклики через додаток недоступні.
• &171;файли&187; . Файли включають усі документи та об'єкти, збережені в хмарі на вашому обліковому записі. Це означає, що при переході до відповідного розділу програми ви отримуєте доступ до всіх файлів, що знаходяться в OneDrive . Використовувати цю функцію Тімс можна і для збереження нових файлів в хмару. Можливість швидкого доступу значно спрощує процес відправки файлів іншим користувачам і позбавляє від потреби зберігати їх в локальному сховищі.
• &171;Сейф&187; . У сейф можна покласти тільки обмежена кількість файлів, контактів або записів, взаємодія з якими відбувалося в Microsoft Teams. Це особливий алгоритм шифрування, який зберігає конфіденційні дані. При використанні Сейфа ви можете бути спокійні і не переживати, що доступ до знаходяться там відомостями отримають навіть у разі вдалого злому аккаунта.
• &171;збережено&187; . Розробники дозволяють користувачам зберігати повідомлення, файли, контакти та іншу інформацію. Всі дані відображаються в цьому розділі, доступні до перегляду і редагування.
• &171;Tasks&187; . Це своєрідна записна книжка, куди ви вносите важливі для вас завдання або плани. Якщо вони встановлюються на певний час, обов'язково з'явиться повідомлення в розділі &171;дії & 187; , щоб ви не забули про майбутню подію чи завдання.