Автоматичне збереження документа в Microsoft Word

Зміст

• Автозбереження в Ворді
  • Варіант 1: налаштування автоматичного збереження
  • Варіант 2: постійне збереження в тлі
• Висновок
• Питання та відповіді

Автозбереження в Microsoft Word &8212; це корисна функція, що дозволяє створювати резервні копії документа, над яким ви працюєте в даний момент, через заданий проміжок часу, а також зберігати його оригінальну версію. Саме завдяки її коректній роботі ви можете не турбуватися про можливу втрату набраного тексту (принаймні, якщо говорити про великі обсяги даних) у разі виникнення збоїв, помилок або екстреного завершення роботи. Сьогодні розповімо про те, як працює автоматичне збереження файлів і як його краще налаштувати.

Читайте також: Як зберегти документ, якщо завис Ворд

Автозбереження в Ворді

Розглянута нами сьогодні функція Word за замовчуванням активована (якщо тільки ніхто не змінював стандартні настройки програми без вашого відома), ось тільки проміжок часу, через яке створюються резервні копії, занадто великий &8212; це 10 і більше хвилин. Погодьтеся, за цей період можна виконати чималу частину роботи, достатню для того, щоб її втрата стала критичною. На щастя активних користувачів тестового редактора від Microsoft, автозбереження можна налаштувати під свої потреби. Крім того, в ряді випадків про необхідність збереження файлів можна і зовсім забути. Але про все по порядку.

Читайте також: Як відновити незбережений документ Microsoft Word

Варіант 1: налаштування автоматичного збереження

Як ми вже говорили вище, стандартний 10-хвилинний інтервал автоматичного збереження текстових документів та їх резервних копій можна і потрібно зменшити. Для того щоб це зробити, нам з вами буде потрібно звернутися до налаштувань програми.

1. Відкривши будь-який документа Microsoft Word, клікніть по вкладці " Файл» (Якщо ви використовуєте версію програми 2007 року і молодше, натисніть кнопку «MS Office» ) на стрічці,

   І перейдіть в меню програми в розділ»Параметри" (раніше називався " Параметри Word» ).


2. Виберіть на бічній панелі в підрозділ " збереження» .

3. Переконайтеся в тому, що навпроти пункту " Автозбереження» встановлено галочку. Якщо з якихось причин вона там відсутня, обов'язково встановіть її. Далі задайте мінімальний період збереження (1 хвилина) і натисніть »ОК" , щоб зберегти внесені зміни та закрити вікно »Параметри" .


Примітка: у розділі параметрів " збереження» Ви можете також вибрати формат файлу, в якому буде зберігатися резервна копія документа, і вказати місце, в яке він буде поміщений. Додатково є можливість вказівки розташування для збереження шаблонів, чернеток і тимчасових даних.



Тепер, якщо в процесі роботи з текстовим документом програма зависне, випадково закриється або, наприклад, відбудеться спонтанне вимикання комп'ютера, ви можете не турбуватися про збереження вмісту. Відразу після того, як ви відкриєте Ворд, вам буде запропоновано переглянути і повторно зберегти створену ним резервну копію.

Читайте також: де зберігаються тимчасові файли Word

Порада: для підстраховки ви також можете зберігати документ в будь-який зручний для Вас час, натискаючи на кнопку " збереження» , розташовану у верхньому лівому кутку програми, або скориставшись комбінацією клавіш «CTRL+S» .

Читайте також: гарячі клавіші в Ворд

Варіант 2: постійне збереження у фоновому режимі

Розглянуте вище рішення істотно спрощує життя тим, хто часто і досить активно працює з текстовими документами. І все ж ідеальним його назвати не можна – навіть за одну хвилину, яка є мінімальним інтервалом для автозбереження, можна написати чималий фрагмент тексту і, якщо станеться збій, помилка, аварійне закриття або відключення живлення, втратити його. На щастя, сучасні версії Microsoft Office дозволяє назавжди забути про таку функцію, як збереження документів, в будь-якому з додатків, що входять до складу цього пакету.

Працює це і з Word, головне, авторизуватися в свого облікового запису Microsoft і перед початком роботи з документом зберегти його в будь-яку зручну папку в хмарному сховищі OneDrive .

Примітка: даний спосіб працює на ліцензійних версіях додатків з пакету Офіс, Використання яких само собою має на увазі наявність облікового запису Майкрософт, забезпечує і гарантує синхронізацію між програмами, документами і хмарним сховищем.

1. Запустіть Microsoft Word і клікніть по напису»вхід" , розташованої на його верхній панелі.

2. Введіть свою електронну пошту, до якої прив'язаний обліковий запис Microsoft, і натисніть»далі" .
   
   Якщо в Windows ви працюєте під цим же аккаунтом і/або використовуєте OneDrive, введення пароля не буде потрібно. Але якщо вікно із запитом з'явиться, вкажіть його і натисніть »вхід" .

3. У відкритому порожньому документі Ворд потрібно виконати вхід ще раз, щоб підтвердити те, що саме ви є власником ліцензії або підписки на Office 365 або 2019. Для цього натисніть на кнопку»Увійти" , розташованої в кінці повідомлення,
   
   а потім по ще одній, але вже у спливаючому вікні.

З цього моменту Microsoft Word, як і всі додатки офісного пакету, буде готовий до нормальної роботи і автоматичного, а точніше, постійного (фонового) збереження документів в хмару. Але даний процес потрібно налаштувати, а зробити це можна одним з двох способів.

Так, якщо ви хочете, щоб усі документи, з якими ви працюєте, зберігалися в стандартній папці «документи» на OneDrive, виконайте наступне:

1. Переведіть в активне положення перемикач, розташований на верхній панелі між кнопкою збереження і написом " Автозбереження» .



2. У спливаючому вікні виберіть свій " OneDrive: Персональний» (орієнтуйтеся на адресу електронної пошти).

3. Встановіть назву документа та натисніть»ОК" .

Це ж потрібно робити з кожним наступним файлом. Тобто для того, щоб безперервне збереження здійснювалося у фоновому режимі, необхідно його включити, назвати документ і підтвердити це.

У разі якщо ви хочете зберігати текстові документи в папках, відмінних від стандартної, але все ж в межах свого хмарного сховища OneDrive, діяти необхідно трохи інакше.

1. Перейдіть до меню " Файл» і виберіть на бічній панелі пункт " Зберегти як» .



2. Далі ви можете вказати будь-яке місце на диску свого ПК, натиснувши для початку по кнопці " огляд» , або скористатися можливістю " додавання місця» , яка дозволяє підключити до Microsoft Office стороннє хмарне сховище.
   
   Для прикладу виберемо перший варіант. " огляд» відкриває системний »провідник" , в якому потрібно просто вказати місце для збереження текстового документа. Але, так як нас цікавить його постійне збереження в тлі, це повинна бути папка в OneDrive. Визначившись з розташуванням, задайте файлу бажане ім'я і натисніть на кнопку " Зберегти» .

3. Ви будете повернуті до документа Ворд. Зверніть увагу на ліву частину верхньої панелі програми-перемикач біля пункту " Автозбереження» тепер Активний, а кнопка збереження має піктограму, яка сигналізує про активну синхронізацію даних. Тепер ви можете вільно працювати з текстом (як і з будь-якими іншими даними, підтримуваними редактором від Майкрософт).


Переконатися в тому, що файл зберігається, можна не тільки по значках на стрічці, але і по меню, що викликається натисканням на іконку хмарного сховища OneDrive в системному треї – там ви побачите і текстовий документ, і час його останньої синхронізації.

Цей самий документ можна знайти у вказаній вами папці хмарного сховища,

а також у списку »останні" , який зустрічає вас при кожному запуску Microsoft Word.



Примітка: якщо почавши працювати з текстовим документом, ви забудете вказати місце для його збереження, а потім вирішите закрити його, програма сама запропонує зберегти зміни. Просто задайте ім'я файлу і вкажіть місце в хмарі або на диску.



Синхронізація документів Ворд з хмарним сховищем ВанДрайв за допомогою облікового запису Майкрософт – це оптимальне рішення для всіх тих користувачів, хто не готовий втратити ні найменшої частини виконаної роботи. І навіть якщо в процесі набору тексту у вас пропаде Інтернет, ви завжди зможете зберегти документ вручну, а при відновленні підключення до мережі він буде синхронізований автоматично.

Висновок

Ми розглянули те, що являє собою функція автозбереження в Microsoft Word і те, як завдяки правильному налаштуванню її роботи можна мінімізувати ризик втрати даних. Якщо ж ви використовуєте ліцензійну версію Microsoft Office в зв'язці з хмарним сховищем OneDrive, про необхідність збереження текстових документів можна взагалі забути.