DAAD.org.ua
Зміст
Важливо! сортування даних у Microsoft Excel - це основна функція редактора таблиць, доступна у всіх версіях програми. Але в статті будуть окремо розглядатися редакції 2007-2021 і 2003 років, так як у них спостерігаються суттєві відмінності в інтерфейсі.
Читайте також: функції сортування та фільтрації даних у Microsoft Excel
Варіант 1: Microsoft Excel 2007 – 2021
Починаючи з 2007 року, кампанією Microsoft було розроблено безліч версій табличного процесора Excel. Нововведення в основному полягали в зміні візуального оформлення програми і додаванні нових функцій, тому сортування даних у всіх редакціях виконується однаково.
Примітка! всі дії, представлені в статті, будуть проводитися в Microsoft Excel 2021. Це слід враховувати, так як в інших версіях є відмінності в найменуванні і місце розташування деяких елементів інтерфейсу. В іншому ж описувані способи вирішення поставленого завдання є актуальними.
Спосіб 1: Сортування за алфавітом
Якщо необхідно відсортувати значення в таблиці за зростанням або спаданням, найпростіше скористатися інструментами контекстного меню. Для цього необхідно мати вже заповнений діапазон даних, логічно поділений на стовпці і рядки. Як приклад буде використовуватися список товарів з розцінками, який можна спостерігати на зображенні нижче.
Припустимо, є необхідність виконати сортування продуктів за алфавітом. В такому випадку, затиснувши ліву кнопку миші, виділіть інформацію в першому стовпці, після чого викличте контекстне меню, клікнувши по діапазону правої. У списку опцій Наведіть курсор на пункт " сортування» , а потім клацніть " Сортування від А до Я» або " Сортування від Я до А» (в залежності від поставленого завдання).
З'явиться діалогове вікно, в якому необхідно визначитися, чи потрібно сортувати всю таблицю цілком або потрібно змінити значення тільки в виділеному діапазоні. У першому випадку слід встановити перемикач в положення " автоматично розширити виділений діапазон» і клікнути на кнопку " сортування» , а в другому — вибрати опцію " Сортувати в межах зазначеного виділення» .
Якщо використовувати перший варіант, що передбачає сортування всіх даних таблиці, щодо алфавітному порядку позицій в стовпці " Список продуктів» , то результат буде таким, який продемонстрований на зображенні нижче.
Якщо не розширювати діапазон даних для сортування, тоді тільки перший стовпець буде підданий змінам.
Це тільки один спосіб швидкого сортування даних в алфавітному порядку, додаткові рішення представлені в окремій статті на нашому сайті. Також рекомендуємо звернути увагу на матеріал, присвячений темі сортування чисел, якщо такі маніпуляції необхідно буде проводити.
Детальніше:
сортування за алфавітом у Microsoft Excel
сортування чисел за зростанням у Microsoft Excel
Спосіб 2: спеціальне сортування
Якщо дані необхідно відсортувати із застосуванням додаткових аргументів, а не тільки за алфавітом, потрібно скористатися спеціальним інструментом. Запустити його меню можна декількома способами, перший має на увазі перехід на вкладку»дані" з подальшим натисканням по пункту " сортування» .
В якості альтернативи поставлене завдання можна виконати через контекстне меню, що викликається правою кнопкою миші. Для цього клікніть по будь-якому осередку таблиці і в списку опцій Наведіть курсор на рядок " сортування» , а потім клацніть по пункту " спеціальне сортування» .
Після виконаних дій відкриється додаткове вікно, в якому проводиться введення параметрів для сортування даних таблиці.
Важливо! якщо потрібно змінити порядок рядків або стовпців тільки певної частини таблиці, перед виконанням раніше розглянутих інструкцій необхідно виділити потрібну область даних і при запиті розширення діапазону вибрати параметр «Сортувати в межах зазначеного виділення».
Використання попередньо встановлених шаблонів
Відкрийте спеціальне вікно сортування та встановіть попередні параметри. Якщо редагована таблиця містить заголовки, встановіть позначку біля рядка " Мої дані містять заголовки» , яка знаходиться у верхньому правому куті.
Потім клікніть по кнопці»Параметри" , розташованої поруч, і в меню виберіть тип сортування: " рядки діапазону» або " стовпці діапазону» . Якщо обробка даних передбачає чітку відповідність регістру, поставте галочку поруч з цим пунктом. По завершенні клацніть по кнопці «ОК» , щоб застосувати задані параметри.
Спеціальне сортування дозволяє Редагувати таблицю за допомогою декількох параметрів одночасно. Таким чином можна обробити великий обсяг інформації, не тільки вирівнявши в алфавітному порядку, але і застосувавши фільтр за кольорами. Всього є чотири параметри сортування:
- Значення комірок. дозволяє змінити розташування даних в таблиці по вмісту. За замовчуванням доступно дві опції — " від А до Я» і " від Я до А» , але при необхідності можна налаштувати список, тим самим розмістивши дані по днях тижня, місяцях і так далі.
- Колір клітини. якщо в таблиці є колірне виділення даних, всю інформацію можна відсортувати з урахуванням цієї особливості. Програма автоматично перевірить наявність використовуються квітів і запропонує вибрати потрібний у відповідному випадаючому списку.
- Колір шрифту. аналогічним чином можна виконати сортування, взявши за основу колір використовуваного шрифту.
- Значок умовного форматування. якщо при заповненні таблиці було застосовано умовне форматування, редагування можна зробити з урахуванням цієї особливості. Зверніть увагу, що на нашому сайті є окрема стаття, в якій демонструються всі можливості такої опції.
Детальніше: Умовне форматування: інструмент Microsoft Excel для візуалізації даних
Знаючи всі параметри настроюваної сортування, можна перейти безпосередньо до обробки даних. У наступній інструкції продемонстрований приклад з використанням всіх шаблонів:
- Якщо необхідно виконати сортування за кількома стовпцями, параметрами і порядковими даними, клацніть по кнопці " додати рівень» , щоб доповнити список в основній області вікна ще одним рядком. Поруч розташовується опція " видалити рівень» , призначена для очищення списку.
- Розмістивши необхідну кількість рядків, визначте всі стовпці, які будуть відформатовані. Робиться це в випадаючих списках " стовпець» . Зверніть увагу, що один і той же стовпець таблиці можна сортувати кілька разів.
- У випадаючих списках " сортування» визначте один з чотирьох параметрів, значення яких описувалися в статті раніше.
- Залежно від вибраних параметрів у стовпці «Порядок» виберіть для кожного з них сценарій виконання. Наприклад, при обробці значень осередків можна виконати сортування за алфавітом, а при зверненні до кольору шрифту вибрати у відповідному списку потрібну забарвлення. Зверніть увагу, що в деяких випадках потрібно вказати місце розташування перевіряються даних ( «зверху» або «знизу» ), яке вони займуть після виконання сортування.
Примітка! при одночасному використанні декількох рівнів сортування обробка відбуватиметься по черзі. Таким чином спочатку застосуються параметри, зазначені в першому рядку, потім у другій, третій і так далі.
Є також деякі додаткові можливості настройки сортування, які дозволяють редагувати список заданих параметрів. У верхній частині відкритого вікна є кнопка " копіювати рівень» , вона буде корисна при необхідності додати вже наявну рядок. Стрілки, розташовані правіше, служать для переміщення параметрів вгору або вниз, відповідно. Перед їх використанням важливо виділити потрібний рядок, клікнувши по ній лівою кнопкою миші.
Коли всі налаштування будуть завершені, натисніть на кнопку «ОК» для їх застосування. Але перш рекомендуємо уважно перевірити вибрані параметри.
Створення власного списку
Як уже згадувалося раніше, сортувати дані в таблиці можна не тільки в алфавітному порядку, але і по днях тижнях, місяцях і так далі. Для цього необхідно у вікні " сортування» вибрати необхідний для зміни стовпець, вказати параметр " значення комірок» , а потім у випадаючому списку «Порядок» клацнути по пункту " Настроюваний список» .
Зверніть увагу! відкриється додаткове меню, в якому вже є попередньо встановлені списки, озвучені раніше. Зауважте, що кожен з них має різне форматування, що слід враховувати на етапі заповнення таблиці даними.
Якщо для більш точного сортування необхідно використовувати індивідуальний список, створити його можна самостійно. Для цього слід в лівій робочій області вибрати пункт " НОВИЙ СПИСОК» , після чого в полі " елементи списку» почніть вводити текст, розділяючи кожну позицію новим абзацом за допомогою клавіші Enter . Вписавши всі необхідні дані, натисніть на кнопку »додати" , щоб зміни зареєструвалися в програмі.
Після цього можна перейти до основного меню спеціального сортування, щоб змінити порядок у таблиці відповідно до нового списку, який ви щойно створили.
Спосіб 3: Застосування функцій
У разі обробки чисел для сортування даних можна скористатися спеціальними формулами, які доступні в Microsoft Excel за замовчуванням. Вони дозволяють змінювати порядок значень в окремо взятому масиві, але результат буде виводитися в іншому діапазоні таблиці. Варто також відзначити, що при редагуванні вихідних даних обчислення, вироблені за допомогою формул, будуть теж коригуватися автоматично.
Сортування за допомогою формул виконується за допомогою двох функцій — найменший
і
найбільший
. Логіка їх роботи аналогічна один одному, відрізняється тільки результат. У першому випадку буде виводитися діапазон вихідних даних відсортований від меншого числа до більшого, у другому — навпаки.
Встановіть курсор в осередок, з якої буде починатися створення нового списку. Клацніть по рядку формул і почніть вводити функцію наступного зразка:
=найменший(X:X;рядок(X1)) або
=найбільший(X:X;рядок(X1))
Замість X впишіть букву стовпця, в якому знаходиться інформація для обробки, решту формули не змінюйте. Потім натисніть по клавіші Enter , щоб відбувся розрахунок першого найменшого або найбільшого значення в заданому діапазоні. Щоб продовжити обчислення РЕШТИ даних, Наведіть курсор у нижній правий кут комірки та протягніть його вниз.
Варіант 2: Microsoft Excel 2003
Табличний процесор 2003 року має всі перераховані вище функції для сортування даних, тільки відрізняється інтерфейсом і місцем розташування деяких опцій.
Примітка! інструкція по роботі функцій найменший і найбільший не буде розглянута, так як нічим не відрізняється від раніше представленої в статті.
Стандартна сортування в алфавітному порядку або від меншого до більшого проводиться схожим чином, але тільки за допомогою панелі інструментів — в контекстному меню відповідних опцій немає. Для цього виділіть стовпець даних, порядок яких потрібно змінити, після чого клацніть по піктограмі " Сортування за зростанням» або " сортування за спаданням» .
Настроюється сортування в Microsoft Excel 2003 теж є, але вона має менший набір можливостей, дозволяє тільки змінювати порядок вихідних даних за зростанням або спаданням. Щоб цим скористатися, потрібно виділити таблицю, розкрити меню»дані" і клікнути по пункту " сортування» .
Потім потрібно налаштувати послідовність сортування. Для цього в кожному випадаючому списку виберіть стовпець, який буде змінюватися, а слідом встановіть параметр «за зростанням» або " за спаданням» . Клацніть по кнопці «ОК» , щоб застосувати задані Налаштування.
Також можна задати додаткові параметри сортування, натиснувши на кнопку»Параметри" . У вікні зі списку " Сортування за першим ключем» виберіть відповідне значення, після чого при необхідності встановіть позначку " враховувати Реєстр» .
Примітка! на відміну від Microsoft Excel 2007 – 2021, додавати власні списки ключів в програмі 2003 року не можна, тому доступні лише попередньо встановлені — дні тижня і місяці.
