способи перенесення таблиці з Microsoft Excel в Word

Зміст

• Перенесення таблиці з Ексель в Ворд
  • Спосіб 1: копіювання та вставка
  • Спосіб 2: копіювання та спеціальна вставка
  • Спосіб 3: Вставка з файлу
  • Спосіб 4: Вставка порожньої таблиці
  • Спосіб 5: самостійне створення
• Висновок
• Питання та відповіді

Популярний табличний процесор Excel – це лише одне з декількох додатків, що входять до складу офісного пакету Microsoft Office. Всі його компоненти тісно пов'язані між собою і мають ряд спільних функцій, можливостей. Так, текстовий редактор Word теж дозволяє працювати з таблицями, створювати їх з нуля і редагувати. Але іноді виникає завдання перенесення елементів даного типу з однієї програми в іншу. Про те, як це робиться, ми розповімо сьогодні.

Перенесення таблиці з Ексель в Ворд

Як вже було сказано вище, між додатками Excel і Word реалізована досить тісна інтеграція. Це надає можливість зручного імпорту та експорту сумісних об'єктів і файлів, обміну такими і використання функцій однієї програми в іншій. Перенесення таблиці з спеціально призначеного для їх створення додатки в те, що орієнтоване в першу чергу на роботу з текстом – одне із завдань, вирішити яку можна відразу декількома способами, і кожен з них ми детально розглянемо далі.

Спосіб 1: копіювання та вставка

Оптимальним і найбільш очевидним рішенням буде просте копіювання таблиці з Ексель в Ворд.

1. Виділіть за допомогою мишки таблицю, яку необхідно перенести в текстовий редактор.

   Примітка: перш ніж приступити до переміщення таблиці, слід визначитися з її розмірами, а точніше, переконатися в тому, що вона не вийде за межі полів текстового документа. У разі крайньої необхідності ви можете не тільки зменшити (або, навпаки, збільшити) її прямо в Excel, але і також налаштувати поля в Word і навіть змінити орієнтацію сторінки зі звичної Книжкової на альбомну.

   Детальніше:
   Як змінити розмір таблиці в Ексель
   Налаштування полів в Ворді
   Як в Ворді зробити альбомний аркуш

2. Скопіюйте підготовлену таблицю, скориставшись для цього кнопками на стрічці, контекстним меню або гарячими клавішами «CTRL+C» .

3. Тепер перейдіть до MS Word. Відкрийте документ, в який потрібно перенести таблицю, помістіть покажчик курсору (каретку) в те місце сторінки, де вона повинна знаходитися, і виконайте одну з наступних дій:
   • Розгорніть меню кнопки»вставити" (вкладка »Головна" ) і клікніть по першому значку в списку – " зберегти оригінальне форматування» ;
   • Клацніть правою кнопкою мишки (ПКМ) в місці вставки таблиці, і в контекстному меню виберіть аналогічну вищевказаної кнопку із зображенням планшета і кисті;
   • Скористайтеся клавішами «CTRL+V» або, що краще, «SHIFT+INSERT» .

Скопійована з Ексель таблиця буде вставлена в Ворд в своєму початковому вигляді, після чого ви зможете продовжити працювати з нею – заповнювати, оформляти, редагувати.

Як ви напевно могли помітити, в меню вставки текстового редактора є й інші варіанти. Коротко розглянемо кожен з них.

• Використовуйте стилі кінцевого документа. Таблиця буде вставлена без вихідного форматування і виконана в стилі, який зараз використовується вами в MS Word. Тобто, якщо у вас, наприклад, в якості основного встановлений шрифт Tahoma з розміром 12, саме в ньому і буде записано вміст таблиці.

• Зв'язати і зберегти початкове форматування. Таблиця вставляється в тому ж вигляді, в якому вона була виконана в Excel і зберігає зв'язок з табличним процесором – внесені в ньому зміни будуть відображатися в Word і навпаки.

• Зв'язати і використовувати кінцеві стилі. Даний варіант являє собою синтез двох попередніх-таблиця приймає стиль оформлення поточного документа Ворд, але зберігає свій зв'язок з Ексель.

• Малюнок. Таблиця буде вставлена у вигляді зображення, непридатного для редагування.

• Зберегти лише текст. Таблиця вставляється як текст, але зберігає оригінальну форму (без видимих меж, стовпців та комірок).

Читайте також: як в Ворд перетворити таблицю в текст

Цей метод вирішення нашої задачі гранично простий у своїй реалізації, плюс до всього він надає відразу кілька різних варіантів вставки, дозволяючи підібрати оптимальний. Однак такий підхід не позбавлений недоліків: занадто великі таблиці просто так перенести не вийде – вони будуть виходити за межі полів текстового документа.

Читайте також: форматування таблиць у Microsoft Word

Спосіб 2: копіювання та спеціальна вставка

У додатках пакета Майкрософт Офіс є корисна функція " спеціальної вставки» , яка дозволяє перенести таблицю у вигляді цілісного об'єкта, зберігши при цьому його зв'язок з Excel (як програмою і/або конкретним файлом-исходником). Такий підхід частково вирішує проблему попереднього способу, дозволяючи помістити навіть досить великі (широкі або високі) таблиці на сторінки текстового документа, проте в самому Word вони все одно можуть відображатися некоректно.

1. Виділіть і скопіюйте таблицю з Ексель так, як ми це робили в першому кроці попереднього способу.

2. Перейдіть до текстового редактора та в його»Головна" вкладці натисніть по кнопці »вставити" . Виберіть зі списку пункт " Спеціальна вставка» .

3. У вікні, що відкрилося " Спеціальна вставка» виберіть перший пункт " аркуш Microsoft Excel (об'єкт)» , а збоку від цього списку встановіть маркер навпроти одного з двох пунктів:
   • »вставити" &8212; додана таким чином таблиця при спробі її редагування (подвійне натискання ЛФМ) буде запускати панель інструментів Excel прямо в середовищі Word, що дозволяє використовувати всю основну функціональність табличного процесора, не залишаючи при цьому середовища текстового редактора.
   • »Зв'язати" &8212; таблиця вставляється рівно в тому ж вигляді, як і в попередньому випадку, але все її редагування (можливе за подвійним натисканням ЛФМ) буде проводитися в вихідному файлі Ексель, з якого і здійснюється перенесення. Плюс до всього, якщо ви внесете в неї будь-які зміни в табличному процесорі, вони будуть відображені і в текстовому редакторі. По суті це те ж, що і варіант вставки " Зв'язати та зберегти оригінальне форматування» , розглянутий в попередньому способі.
   

   Визначившись з вибором, натисніть «ОК» для підтвердження, після чого скопійований об'єкт з'явиться на сторінці документа Word.
   
   Для редагування досить просто двічі натиснути ЛФМ по таблиці, а для виходу з цього режиму – клікнути за межами таблиці.
   

   Перейти до правки можна і через контекстне меню


Цей метод перенесення таблиць з Ексель в Ворд за деякими параметрами перевершує розглянутий вище. Він дозволяє використовувати для роботи всі можливості табличного процесора, які істотно перевершують такі в текстовому редакторі.

Читайте також: форматування таблиць в Excel

Спосіб 3: Вставка з файлу

Існує варіант перенесення таблиці в Word з Excel без необхідності відкриття останнього. Досить знати лише про те, де розташовується потрібний файл. Ще одна важлива умова-в ньому не повинно міститися зайвих елементів.

1. Встановіть покажчик в тому місці документа Ворд, в яке ви хочете помістити таблицю з Ексель, і перейдіть у вкладку «Вставка» .



2. У групі інструментів " Текст» натисніть на кнопку " Об'єкт» (або виберіть однойменний пункт з її списку).

3. У вікні, що відкрилося «Вставка файлу» перейдіть на вкладку " створення файлу» .
   

Натисніть на кнопку " огляд» і перейдіть за допомогою системного " провідника» в папку, в якій зберігається файл з електронною таблицею. Виділіть його та натисніть »вставити" .

4. Далі можна діяти за одним з трьох алгоритмів:
   • Просто натиснути «ОК» . Таблиця буде вставлена у вигляді об'єкта, розміри якого можна змінювати, але вміст не можна буде відредагувати.
   
   • Встановити галочку навпроти пункту «посилання на файл» &8212; вставлена таблиця буде пов'язана з Excel і придатна для редагування як у ньому, так і в Word. Зміни, внесені в одній програмі, відразу ж будуть відображатися в іншій (після оновлення зв'язків).
   
   • Галочка навпроти «у вигляді значка» &8212; у текстовий документ буде Додано Ярлик файлу Ексель. Якщо не відзначати «посилання на файл» , по його відкритті буде відкриватися таблиця в тому вигляді, який вона мала на момент вставки. Якщо ж цю позначку встановити, ярлик отримає ті ж властивості, що описані в попередньому пункті, з тією лише поправкою, що в Ворд його редагувати не вийде.
   

   Примітка: якщо документ Microsoft Excel, вставка якого здійснюється в Microsoft Word, буде відкритий, з'явиться показане на скріншоті нижче повідомлення про помилку. В такому випадку необхідно закрити програму і повторити вищеописані дії.



5. Як тільки ви визначитеся з вибором і натиснете «ОК» у вікні «Вставка файлу» ,
   

На сторінці документа Word з'явиться об'єкт або таблиця Excel, або її ярлик, в залежності від того, який варіант ви вибрали.

Подальша робота з таблицею здійснюється так само, як і в розглянутих вище випадках, якщо тільки вона не була вставлена у вигляді об'єкта, не пов'язаного з оригінальним файлом.

Спосіб 4: Вставка порожньої таблиці

Аналогічно попередньому методу перенесення об'єкта з файлу Ексель в Ворд, можна вставити в останній не тільки заповнену даними, але і порожню таблицю. Робиться це практично так само, безпосередньо всередині текстового редактора.

1. Визначте в документі місце для майбутньої таблиці і перейдіть у вкладку «Вставка» .

2. Натисніть на кнопку " Об'єкт» для відкриття вже знайомого нам вікна «Вставка файлу» .

3. У першій вкладці»створення" виділіть пункт «Microsoft Excel Worksheet» , після чого натисніть «ОК» для підтвердження.

У Word буде вставлений лист Excel, в якому ви зможете створити свою таблицю з нуля, використовуючи для цього всі основні інструменти табличного процесора, які з'являться на панелі інструментів текстового редактора.


Для виходу з режиму редагування просто клікніть ЛФМ за межами вставленого елемента.

Спосіб 5: самостійне створення

Існує і ще один метод створення порожньої таблиці Ексель безпосередньо в Ворді, і в своїй реалізації він навіть більш простий, ніж розглянутий вище.

1. Помістивши покажчик курсору в те місце документа, де плануєте розташувати майбутню таблицю, перейдіть у вкладку «Вставка» .

2. Розгорніть меню кнопки " таблиця» і виберіть пункт «Таблиця Excel» .

3. Перед вами з'явиться мініатюра стандартного і поки що порожнього листа Excel, аналогічного такому в способі вище. Подальша робота з ним здійснюється за тим же алгоритмом.


Незважаючи на те що дана стаття присвячена в першу чергу перенесення таблиць з Ексель в Ворд, ми все ж вважали за потрібне розглянути і варіанти створення їх з нуля. При цьому в текстовому редакторі від Майкрософт можна створювати і більш прості таблиці, які до того ж незалежні від більш просунутого в даному плані побратима по офісному пакету. Про те, які ще є альтернативні способи вирішення нашої сьогоднішньої задачі, ви можете дізнатися з представленої за посиланням нижче статті.

Докладно: як зробити таблицю в Ворді

Висновок

Ми розглянули всі можливі способи перенесення таблиці з Excel в Word, а також торкнулися парочку альтернативних рішень, що надають можливість самостійного створення подібного роду об'єктів.

Читайте також: як перенести вміст файлу Ворд в Ексель