Зміст
- Усунення помилки
- Спосіб 1: збереження файлу з розширенням XLSX
- Спосіб 2: очищення форматів у порожніх рядках
- Спосіб 3: Видалення форматів всередині таблиці
- Спосіб 4: видалення умовного форматування
- Спосіб 5: видалення користувацьких стилів
- Спосіб 6: видалення користувацьких форматів
- Спосіб 7: видалення непотрібних аркушів
- Питання та відповіді
![Ошибка слишком много форматов в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/4875064182fb7b4e1960bd76f8723497.png)
Однією з проблем, з якою користувачі стикаються під час роботи з таблицями в Microsoft Excel, є помилка «занадто багато різних форматів комірок». Особливо вона поширена при роботі з таблицями з розширенням xls. Давайте розберемося в суті цієї проблеми і з'ясуємо, якими способами її можна усунути.
Читайте також: Як зменшити розмір файлу в Екселі
Усунення помилки
Щоб зрозуміти, як усунути помилку, потрібно знати її суть. Справа в тому, що файли Ексель з розширенням XLSX підтримують одночасну роботу з 64000 форматами в документі, а з розширенням XLS – тільки 4000. При перевищенні зазначених лімітів і виникає ця помилка. Під форматом розуміється комбінація різних елементів форматування:
- Межі;
- Заливка;
- Шрифт;
- Гістограми і т. д.
Тому в одній комірці може бути кілька форматів одночасно. Якщо в документі застосовується зайве форматування, то це якраз і може викликати помилку. Давайте тепер з'ясуємо, як усунути цю проблему.
Спосіб 1: збереження файлу з розширенням XLSX
Як вже було сказано вище, документи з розширенням XLS підтримують одночасну роботу тільки з 4000 одиниць форматів. Цим і пояснюється той факт, що найчастіше дана помилка зустрічається саме в них. Конвертування книги в більш сучасний документ XLSX, який підтримує роботу одночасно з 64000 елементами форматування, дозволить в 16 разів більше використовувати ці елементи перш, ніж виникне зазначена вище помилка.
- Переходимо у вкладку " Файл» .
- Далі в лівому вертикальному меню натискаємо по пункту " Зберегти як» .
- Запускається вікно збереження файлу. При бажанні його можна зберегти в іншому місці, а не в тому, де розташовується документ-исходник, перейшовши в іншу директорію жорсткого диска. Також у полі " Ім'я файлу» можна при бажанні змінити його найменування. Але це не обов'язкові умови. Ці налаштування можна залишити за замовчуванням. Головним завданням є в полі " Тип файлу» змінити значення " Книга Excel 97-2003» на " Книга Excel» . З цією метою натискаємо по даному полю і вибираємо відповідне найменування з відкрився списку. Після виконання зазначеної процедури тиснемо на кнопку " Зберегти» .
![Переход во вкладку Файл в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/293a1f732d9ef590505bf52fd0e69ab1.png)
![Переход к сохранению файла в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/3e71710501c500d813be91ecbe71b857.png)
![Окно сохранения документа в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/cfafecc6b07a53a34b1c9a6131cbcf3f.png)
Тепер документ буде збережений з розширенням XLSX, що дозволить працювати з великим в 16 разів кількістю форматів одночасно, ніж це було при роботі з файлом з розширенням xls. У переважній більшості випадків даний спосіб дозволяє усунути досліджувану нами помилку.
![Документ сохранен с другим расширением в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/4c4663e02ec1e1d54133e46098f37ea7.png)
Спосіб 2: очищення форматів у порожніх рядках
Але все-таки бувають випадки, коли користувач працює саме з розширенням XLSX, але у нього все одно виникає дана помилка. Це пов'язано з тим, що при роботі з документом був перевищений рубіж в 64000 форматів. Крім того, з певних причин можлива ситуація, коли потрібно зберегти файл саме з розширенням XLS, а не XLSX, так як з першим, наприклад, вміють працювати більшу кількість сторонніх програм. У цих випадках потрібно шукати інший вихід з ситуації, що склалася.
Часто багато користувачів форматують місце під таблицю з запасом, щоб в майбутньому не витрачати час на дану процедуру в разі розширення таблиці. Але це абсолютно невірний підхід. Через це значно збільшується розмір файлу, сповільнюється робота з ним, до того ж, подібні дії можуть привести до помилки, яку ми обговорюємо в даній темі. Тому, від таких надмірностей слід позбутися.
![Избыточное форматирование в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/417ff25cb878cdf580a27760561dde2e.png)
- Перш за все, нам потрібно виділити всю область під таблицею, починаючи з першого рядка, в якому немає даних. Для цього клацаємо лівою кнопкою миші по числовому найменуванню цього рядка на вертикальній панелі координат. Проводиться виділення всього рядка. Застосовуємо натискання комбінації кнопок Ctrl + Shift + стрілка вниз . Виділяється весь діапазон документа нижче таблиці.
- Потім переміщаємося у вкладку»Головна" і тиснемо на іконку на стрічці »Очистити" , яка розташовується в блоці інструментів «редагування» . Відкривається список, в якому вибираємо позицію " Очистити формати» .
- Після цієї дії виділений діапазон буде очищений.
![Выделение диапазона ниже таблицы в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/cf47dc814cad98823aafe157e80f7fd9.png)
![Переход к очистке форматов в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/778f239c7ed86cbe9a2bab23ef5f6a5c.png)
![Форматы очищены в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/0c7a1faf6331a314ee968879cb86d63b.png)
Аналогічним чином можна проводити очищення в осередках праворуч від таблиці.
- Клацаємо по найменуванню першого не заповненого даними стовпця в панелі координат. Відбувається виділення його до самого низу. Потім виробляємо набір комбінації кнопок Ctrl + Shift + СТРІЛКА вправо . При цьому виділяється весь діапазон документа, розташований праворуч від таблиці.
- Потім, як і в попередньому випадку, тиснемо по іконці»Очистити" , а в випадаючому меню вибираємо варіант " Очистити формати» .
- Після цього буде проведено очищення у всіх клітинках праворуч від таблиці.
![Выделение диапазонасправа от таблицы в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/f34c895a97957cea51bc304f30286a5f.png)
![Переход к очистке форматов в программе Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/c69c4d2c124ab79ffae747d231d5c0a9.png)
![Форматы очищены справа от таблицы в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/7072b32a597d189c794a05c9817b1c57.png)
Подібну процедуру при виникненні помилки, про яку ми говоримо в даному уроці, не зайвим буде провести навіть в тому випадку, якщо на перший погляд здається, що діапазони нижче і правіше таблиці взагалі не відформатовані. Справа в тому, що в них можуть знаходитися «приховані» формати. Наприклад, тексту або чисел в осередку може і не бути, але в ній встановлений формат напівжирного шрифту і т.д. тому, не полінуйтеся, в разі виникнення помилки, провести цю процедуру навіть над зовні порожніми діапазонами. Також не потрібно забувати про можливі приховані стовпці і рядки.
Спосіб 3: Видалення форматів всередині таблиці
Якщо попередній варіант не допоміг вирішити проблему, то варто звернути увагу на зайве форматування всередині самої таблиці. Деякі користувачі роблять форматування в таблиці навіть там, де воно не несе ніякої додаткової інформації. Вони думають, що роблять таблицю красивіше, але на ділі досить часто з боку подібне оформлення виглядає досить без смаку. Ще гірше, якщо зазначені речі призводять до гальмування Програми або до помилки, яку ми описуємо. В цьому випадку слід залишити в таблиці тільки дійсно значуще форматування.
- У тих діапазонах, в яких форматування можна прибрати повністю, і це не вплине на інформативність таблиці, виконуємо процедуру за тим же алгоритмом, що був описаний в попередньому способі. Спочатку виділяємо діапазон в таблиці, в якому слід провести очищення. Якщо таблиця дуже велика, то дану процедуру буде зручніше робити, скориставшись комбінаціями кнопок Ctrl + Shift + СТРІЛКА вправо
(
ліворуч
,
вгору
,
вниз
). Якщо ви при цьому виділите осередок всередині таблиці, то за допомогою даних клавіш виділення буде проводитися тільки всередині неї, а не до кінця листа, як в попередньому способі.
Тиснемо на вже знайому нам кнопку»Очистити" у вкладці »Головна" . У випадаючому списку вибираємо варіант " Очистити формати» .
- Виділений діапазон таблиці буде повністю очищений.
- Єдине, що потрібно потім буде зробити – це встановити межі в очищеному фрагменті, якщо вони присутні в іншому табличному масиві.
![Переход к очистке форматов внутри таблицы в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/2543bac8ac4ceccd8f0938db1bf8b4ea.png)
![Столбец очищен от форматов в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/b305e3f203d2567982a38c2e45219d90.png)
![Установка границ в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/6178dcf6915724f1fe41780fa7e0d209.png)
Але для деяких областей таблиці подібний варіант не підійде. Наприклад, в певному діапазоні можна видалити заливку, але при цьому слід залишити формат дати, інакше дані будуть відображатися некоректно, межі і деякі інші елементи. Той же варіант дій, про який ми говорили вище, повністю прибирає форматування.
Але існує вихід і в цьому випадку, правда, він більш трудомісткий. У подібних обставинах користувачеві доведеться виділяти кожен блок однорідно відформатованих осередків і вручну прибирати той формат, без, якого можна обійтися.
![Удаление лишнего форматирования вручную в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/859a8812d37f6b5c6fc783c645ab42d4.png)
Звичайно, це довге і копітке заняття, якщо таблиця занадто велика. Тому краще відразу при складанні документа не зловживати «красивостями», щоб потім не виникло проблем, на вирішення яких доведеться витрачати багато часу.
Спосіб 4: видалення умовного форматування
Умовне форматування – дуже зручний інструмент візуалізації даних, але надмірне його застосування теж може викликати досліджувану нами помилку. Тому потрібно переглянути список правил умовного форматування, застосовуваний на даному аркуші, і видалити з нього позиції, без яких можна обійтися.
- Розташовуючись у вкладці»Головна" , клацаємо по кнопці " Умовне форматування» , яка знаходиться в блоці «стилі» . В меню, яке відкриється після даної дії, вибираємо пункт " Управління правилами» .
- Слідом за цим запускається віконце управління правилами, в якому розташовується список елементів умовного форматування.
- За замовчуванням в списку розташовані тільки елементи виділеного фрагмента. Для того, щоб відобразити всі правила на аркуші, переставляємо перемикач в поле " показати правила форматування для» в позицію " цей лист» . Після цього будуть відображені всі правила поточного листа.
- Потім виділяємо правило, без якого можна обійтися, і тиснемо на кнопку «видалити правило» .
- Таким способом видаляємо ті правила, які не грають важливої ролі у візуальному сприйнятті даних. Після того, як процедура завершена, тиснемо на кнопку «OK» внизу віконця диспетчера правил .
![Переход в окно управления правилами условного форматирования в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/a85c251650f5125a215b8b4ae87fb4d5.png)
![Диспетчер правил условного форматирования в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/b7023e5e181f737a1dd30a83312f4752.png)
![Включение отображения всех правил на листе в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/74b2a5d2cb3f9dcd6c73d04fcacc5d9e.png)
![Удаление правила в диспетчере правил условного форматирования в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/d947b1bb3f9897c425fb50f7f7cc1e27.png)
![Закрыте окошка Диспечтыера правил условного форматирования в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/057aeb176f2ad35f991c2d1ef31dfe9e.png)
Якщо потрібно повністю видалити умовне форматування з конкретного діапазону, то зробити це ще простіше.
- Виділяємо діапазон осередків, в якому плануємо провести видалення.
- Клацаємо по кнопці " Умовне форматування» в блоці «стилі» у вкладці »Головна" . У списку вибираємо варіант " видалити правила» . Далі відкривається ще один список. У ньому вибираємо пункт " видалити правила з виділених комірок» .
- Після цього всі правила у виділеному діапазоні будуть видалені.
![Закрыте окошка Диспечтыера правил условного форматирования в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/720cde3d37f171f94b13e3875edbf9c1.png)
![Удаление правил условного форматирования из выделенных ячеек в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/5b010c498b80bb15691f69e7a1de31d9.png)
![Условное форматирование удалено в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/bacc4a85ebae14b4393d2e2b5e90708f.png)
Якщо ви хочете повністю видалити умовне форматування, то в останньому списку меню потрібно вибрати варіант " видалити правила з усього аркуша» .
![Удаление правил условного форматирования со всего листа в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/9fd30ae0a9b6afa6b36dfce9111b87f7.png)
Спосіб 5: видалення користувацьких стилів
Крім того, дана проблема може виникати через використання великої кількості користувальницьких стилів. Причому вони можуть з'явитися, як результат імпорту або копіювання з інших книг.
- Усувається дана проблема наступним чином. Переходимо у вкладку»Головна" . На стрічці в блоці інструментів «стилі» клацаємо по групі " стилі клітин» .
- Відкривається меню стилів. Тут представлені різні стилі оформлення осередків, тобто, по суті, зафіксовані поєднання декількох форматів. У самому верху списку розташований блок «Користувальницькі» . Якраз дані стилі не є спочатку вбудованими в Excel, а є продуктом дій користувача. При виникненні помилки, усунення якої ми вивчаємо, рекомендується їх видалити.
- Проблема полягає в тому, що не існує вбудованого інструменту масового видалення стилів, тому доведеться кожен з них видаляти окремо. Наводимо курсор на конкретний стиль з групи «Користувальницькі» . Кількома по ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню вибираємо варіант " видалити ... » .
- Видаляємо таким способом кожен стиль з блоку»Користувальницькі" , поки не залишаться лише вбудовані стилі Excel.
![Переход в окно стилей в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/34850bb1a31cc2421511b02ac4596c13.png)
![Меню стилей в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/2e6873922027f184b52fb4b310c1b792.png)
![Удаление стиля в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/f949b477990c3bb3d2232c89946d6553.png)
![Встроенные стили в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/c41725e1e7d5af46bd0faf45602bdecb.png)
Спосіб 6: видалення користувацьких форматів
Дуже схожою процедурою на видалення стилів є видалення користувацьких форматів. Тобто, ми будемо видаляти ті елементи, які не є вбудованими за замовчуванням в Excel, а впроваджені користувачем, або були вбудовані в документ іншим способом.
- Перш за все, нам потрібно буде відкрити вікно форматування. Найпоширеніший спосіб це зробити-клікнути правою кнопкою миші по будь-якому місцю в документі і з контекстного меню вибрати варіант " Формат комірок...»
.
Також можна, перебуваючи у вкладці»Головна" , клікнути на кнопку " Формат» в блоці " клітини» на стрічці. У запустився меню вибираємо пункт " Формат комірок...» .
Ще один варіант виклику потрібного нам вікна-це набір поєднання клавіш Ctrl+1 на клавіатурі.
- Після виконання будь-якого з дій, які були описані вище, запуститься вікно форматування. Переходимо у вкладку «Число»
. У блоці параметрів
" числові формати»
виробляємо установку перемикача в позицію
" (усі формати)»
. У правій частині даного вікна розташовується поле, в якому знаходиться перелік всіх типів елементів, що використовуються в даному документі.
Виділяємо курсором кожен з них. Переходити до наступного найменування найзручніше за допомогою клавіші «Вниз» на клавіатурі в навігаційному блоці. Якщо елемент є вбудованим, то кнопка " видалити» під переліком буде неактивною.
- Як тільки буде виділено доданий елемент користувача, кнопка " видалити» стане активною. Тиснемо на неї. Таким же чином видаляємо всі найменування призначеного для користувача форматування в переліку.
- Після завершення процедури обов'язково тиснемо на кнопку «OK» внизу вікна.
![Окно форматирования с неактивной кнопкой Удалить в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/a032758f8657bf1ce292ee0677bed9e5.png)
![Удаление пользовательского формата в окне форматирования в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/2494b8b4de5a23655fbbae40751c166d.png)
![Закрытие окна форматирования в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/c4053113ad3d4cc0f52710e3669163f1.png)
Спосіб 7: видалення непотрібних аркушів
Ми описували дії щодо вирішення проблеми тільки в межах одного аркуша. Але не варто забувати, що точно такі ж маніпуляції потрібно виконати і з усіма іншими заповненими даними листами книги.
Крім того, непотрібні аркуші або аркуші, де інформація дублюється, краще взагалі видалити. Робиться це досить просто.
- Натискаємо правою кнопкою миші по ярлику листа, який слід прибрати, розташованому над рядком стану. Далі в меню вибираємо пункт " видалити ... » .
- Після цього відкривається діалогове вікно, яке вимагає підтвердження видалення ярлика. Кількома в ньому по кнопці " видалити» .
- Слідом за цим обраний ярлик буде видалений з документа, а, отже, і всі елементи форматування на ньому.
![Удаления листа в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/859655fe9466a78938a1bee5243cecef.png)
![Потверждение удаления листа в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/2662781b4f44993cd38c92054dade732.png)
![Лист удален в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/b054d3d8bd27e653035f4b970464b7b7.png)
Якщо потрібно видалити кілька послідовно розташованих ярликів, то натискаємо по першому з них лівою кнопкою миші, а потім натискаємо по останньому, але тільки при цьому затиснувши клавішу Shift . Будуть виділені всі ярлики, розташовані між даними елементами. Далі процедуру видалення проводимо за тим же алгоритмом, який був описаний вище.
![Выделение нескольких листов в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/b973aaf2f127d90741386babe23eab33.png)
Але існують також приховані листи, і як раз на них може перебувати досить велика кількість різних відформатованих елементів. Щоб прибрати надмірне форматування на цих аркушах або взагалі видалити їх, потрібно відразу відобразити ярлики.
- Натискаємо по будь-якому ярлику і в контекстному меню вибираємо пункт «показати» .
- Відкривається список прихованих аркушів. Вибираємо найменування прихованого листа і натискаємо на кнопку «OK» . Після цього він буде відображений на панелі.
![Показ скрытых листов в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/72193043bfd6efbec3a0afcfe6d383fd.png)
![Выбор скрытого листа в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/5cd9b7080992f7422ce77688e2a547b8.png)
Таку операцію проробляємо з усіма прихованими листами. Потім дивимося, що з ними робити: повністю видаляти або очищати від надмірного форматування, якщо інформація на них важлива.
Але крім цього існують ще й так звані суперкриті листи, яких в списку звичайних прихованих аркушів ви не знайдете. Їх можна побачити та відобразити на панелі лише за допомогою редактора VBA.
- Щоб запустити редактор VBA (редактор макросів), тиснемо поєднання гарячих клавіш Alt+F11 . У блоці «Project» виділяємо найменування листа. Тут відображаються, як звичайні видимі листи, так приховані і суперскриті. У нижній області «Properties» дивимося значенням параметра «Visible» . Якщо там встановлено значення «2-xlSheetVeryHidden» , то це і є суперскритий лист.
- Натискаємо по даному параметру і в списку вибираємо найменування «-1-xlSheetVisible» . Потім клацаємо по стандартній кнопці закриття вікна.
![Суперскрытый лист в редакторе макросов в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/873948c1d586db811dc800b8beae1661.png)
![Включение видимости листа в редакторе макросов в Microsoft Excel](https://cdn.daad.org.ua/images/8012/381b1984857a23e49e000118c44e6634.png)
Після даної дії обраний лист перестане бути суперскритим і його ярлик відобразиться на панелі. Далі з ним можна буде проводити або процедуру очищення, або видалення.
Урок: що робити, якщо пропали листи в Ексель
Як бачимо, найшвидший і ефективний спосіб позбавиться від досліджуваної в даному уроці помилки &8212; це зберегти файл заново з розширенням xlsx. Але якщо цей варіант не спрацює або з якихось причин не підійде, то інші способи вирішення проблеми зажадають чимало часу і зусиль від користувача. До того ж, їх всіх доведеться застосовувати в комплексі. Тому краще в процесі створення документа не зловживати надмірним форматуванням, щоб потім не довелося витрачати сили на усунення помилки.