Попередній перегляд у Microsoft Excel

Зміст

• Використання попереднього перегляду
  • Перехід до області попереднього перегляду
  • Перехід в попередній перегляд в старих версіях програми
  • Режими попереднього перегляду
  • Навігація по документу
  • Редагування книги
• Питання та відповіді

Перед тим, як роздруковувати готовий документ, створений в будь-якій програмі, бажано попередньо переглянути, як саме він буде виглядати на друку. Адже, можливо, що його частина не потрапляє в область друку або відображається некоректно. Для цих цілей в Ексель існує такий інструмент, як попередній перегляд. Давайте розберемося, як в нього перейти, і як з ним працювати.

Читайте також: Попередній перегляд у MS Word

Використання попереднього перегляду

Головною особливістю попереднього перегляду є те, що в його вікні документ буде відображатися точно так само, як після роздруківки, в тому числі з розбивкою на сторінки. У разі, якщо побачений результат не задовольнив користувача, можна відразу відредагувати книгу Excel.

Розглянемо роботу з попереднім переглядом на прикладі програми Excel 2010. Більш пізні версії цієї програми мають схожий алгоритм роботи даного інструменту.

Перехід до області попереднього перегляду

Перш за все, розберемося, як потрапити в область попереднього перегляду.

1. Перебуваючи у вікні відкритої книги Excel, переходимо у вкладку " Файл» .

2. Далі переміщаємося в розділ «печатка» .

3. У правій частині вікна буде розташовуватися область попереднього перегляду, де відображається документ в тому вигляді, в якому він буде виглядати на друку.

Можна також замінити всі ці дії простим натисканням поєднання гарячих клавіш Ctrl+F2 .

Перехід до попереднього перегляду в старих версіях програми

Але в версіях програми раніше Excel 2010 переміщення в розділ попереднього перегляду відбувається дещо по-іншому, ніж в сучасних аналогах. Давайте коротко зупинимося на алгоритмі відкриття області попереднього перегляду для цих випадків.

Для переходу в вікно попереднього перегляду в Excel 2007 потрібно виконати наступні дії:

1. Натискаємо по логотипу Microsoft Office у верхньому лівому куті запущеної програми.
2. В розкрився меню наводимо курсор на пункт «печатка» .
3. У блоці праворуч відкриється додатковий список дій. У ньому потрібно вибрати пункт»Попередній перегляд" .
4. Після цього в окремій вкладці відкривається вікно попереднього перегляду. Для його закриття слід натиснути на велику червону кнопку " закрити вікно попереднього перегляду» .

Ще більше відрізняється від Excel 2010 і наступних версій алгоритм переходу в вікно попереднього перегляду в Excel 2003. Хоча він і простіше.

1. В горизонтальному меню відкритого вікна програми клацаємо по пункту " Файл» .
2. В розкрився списку вибираємо пункт»Попередній перегляд" .
3. Після цього вікно попереднього перегляду буде відкрито.

Режими попереднього перегляду

В області попереднього перегляду можна перемикати режими попереднього перегляду документа. Це можна робити за допомогою двох кнопок, розміщених в нижньому правому куті вікна.

1. При натисканні лівої кнопки " показати поля» відображаються поля документа.

2. Навівши курсор на потрібне поле, і затиснувши ліву кнопку миші, в разі необхідності можна збільшувати або зменшувати його межі, просто пересунувши їх, тим самим редагуючи книгу для друку.

3. Для відключення показу полів досить клікнути ще раз по тій же кнопці, якої було включено їх відображення.

4. Права кнопка режиму попереднього перегляду &8212; " за розміром сторінки» . Після її натискання сторінка набуває ті розміри в області попереднього перегляду, які вона буде мати на друку.

5. Для відключення даного режиму досить ще раз натиснути на цю ж кнопку.

Навігація по документу

Якщо документ складається з декількох сторінок, то за замовчуванням відразу у вікні попереднього перегляду видно тільки перша з них. Внизу під областю попереднього перегляду вказано номер поточної сторінки, а праворуч від нього загальна кількість сторінок в книзі Excel.

1. Щоб переглянути в області попереднього перегляду потрібну сторінку, потрібно вбити через клавіатуру її номер і натиснути на клавішу ENTER .

2. Для переходу на наступну сторінку потрібно клікнути по трикутнику, спрямованому кутом направо, який розташований праворуч від нумерації сторінок.

   Для переходу на попередню сторінку потрібно клацнути по трикутнику, спрямованому кутом вліво, який розташований зліва від нумерації сторінок.


3. Щоб переглянути книгу в цілому, можна встановити курсор на смугу прокрутки в крайній правій частині вікна, затиснути ліву кнопку миші і потягнути курсор вниз, поки ви не переглянете документ в цілому. Крім того, можна скористатися кнопкою, розташованої внизу. Вона знаходиться під смугою прокрутки і являє собою трикутник, спрямований кутом вниз. При кожному кліці по цьому значку лівою кнопкою миші буде здійснений перехід на одну сторінку.

4. Аналогічним чином можна переходити і в початок документа, але для цього слід або тягнути смугу прокрутки вгору, або кликати по піктограмі у вигляді трикутника, спрямованого кутом вгору, яка розташована над смугою прокрутки.

5. Крім того, можна здійснювати переходи на певні сторінки документа в області попереднього перегляду, скориставшись клавішами навігації на клавіатурі:
   

   клавіша навігації	дія
   Стрілка вгору	перехід на одну сторінку вгору документа
   Стрілка вниз	перехід на одну сторінку вниз документа
   End	переміщення до кінця документа
   Home	перехід до початку документа

Редагування книги

Якщо в процесі попереднього перегляду ви виявили в документі якісь неточності, помилки або вас не влаштовує оформлення, то книгу Excel слід відредагувати. У разі, якщо потрібно виправити сам вміст документа, тобто, дані, які він містить, то потрібно повернуться у вкладку»Головна" і зробити необхідні дії по редагуванню.

Якщо ж потрібно змінити тільки зовнішній вигляд документа на друку, то це можна зробити в блоці»Налаштування" розділу «печатка» , який розташований зліва від області попереднього перегляду. Тут можна зробити зміну орієнтації сторінки або масштабування, в разі, якщо вона не вписується на один друкований аркуш, налаштувати поля, розділити документ по копіях, вибрати формат паперу і виконати деякі інші дії. Після того, як необхідні маніпуляції з редагування зроблені, можна посилати документ на друк.

Урок: Як надрукувати сторінку в Екселі

Як бачимо, за допомогою інструменту попереднього перегляду в Ексель можна перед виведенням на принтер документа переглянути, як він буде виглядати при роздруківці. Якщо відображається результат не буде відповідати тому підсумку, який користувач бажає отримати, то він може відредагувати книгу і вже після цього посилати її на друк. Таким чином, буде зекономлено час і витратний матеріал для роздруківки (тонер, папір і т.д.) в порівнянні з тим, якби довелося роздруковувати один і той же документ кілька разів, в разі неможливості переглянути, як він буде виглядати на друку з екрану монітора.