застосування спеціальної вставки в Microsoft Excel

Зміст

• Робота зі спеціальною вставкою
  • Спосіб 1: робота зі значеннями
  • Спосіб 2: копіювання формул
  • Спосіб 3: перенесення форматування
  • Спосіб 4: копіювання таблиці зі збереженням розміру стовпців
  • Спосіб 5: вставка малюнка
  • Спосіб 6: копіювання приміток
  • Спосіб 7: транспонування таблиці
  • Спосіб 8: Використання арифметичних дій
• Питання та відповіді

Напевно, багато недосвідчені користувачі намагалися скопіювати в Ексель якісь дані, але в результаті дій у них на виході виходило або зовсім інше значення, або помилка. Це пов'язано з тим, що в первинному діапазоні копіювання знаходилася формула, і саме вона була вставлена, а не Значення. Подібних проблем вдалося б уникнути, якби ці користувачі були знайомі з таким поняттям, як " Спеціальна вставка» . З її допомогою можна виконувати також багато інших завдань, в тому числі арифметичних. Давайте розберемося, що собою являє даний інструмент і як з ним працювати.

Робота зі спеціальною вставкою

Спеціальна вставка, перш за все, призначена для того, щоб вставити певний вираз на лист Excel в тому вигляді, в якому це потрібно користувачеві. За допомогою цього інструменту можна вставити в комірку не всі скопійовані дані, а тільки окремі властивості (значення, формули, формат і т.д.). Крім того, використовуючи інструменти, можна виробляти арифметичні дії (додавання, множення, віднімання і ділення), а також транспонувати таблицю, тобто, міняти в ній місцями рядки і стовпці.

Для того, щоб перейти в спеціальну вставку, перш за все, потрібно виконати дію по копіюванню.

1. Вибираємо клітинку або діапазон, який потрібно скопіювати. Виділяємо його курсором, затиснувши при цьому ліву кнопку миші. Виробляємо клацання по виділенню правою кнопкою мишки. Відбувається активація контекстного меню, в якому потрібно зробити вибір пункту " копіювати» .

   Також, замість вищеописаної процедури можна, перебуваючи у вкладці»Головна" , натиснути на значок " копіювати» , який розміщується на стрічці в групі " Буфер обміну» .

   

   Скопіювати вираз можна, виділивши його і набравши поєднання гарячих клавіш Ctrl+C .

2. Щоб безпосередньо перейти до виконання процедури, виділяємо область на аркуші, куди плануємо вставити раніше скопійовані елементи. Клацаємо по виділенню правою кнопкою миші. У запустився контекстному меню слід вибрати позицію " Спеціальна вставка...» . Після цього відкривається додатковий список, в якому можна вибрати різні види дій, розділені на три групи:
   • Вставка ("вставити", "транспонувати", "формули" « "формули і формати чисел", "Без рамок" « "Зберегти ширину стовпців оригіналу" і "зберегти вихідне форматування"»;
   • Вставити значення ("значення та оригінальне форматування", "значення" та "значення та формати чисел"»;
   • Інші параметри вставки ("форматування», «малюнок», «вставити зв'язок»і "Пов'язаний малюнок").

   Як бачимо, інструментами першої групи виробляє копіювання виразу, що міститься в осередку або діапазоні. Друга група призначена, в першу чергу, для копіювання значень, а не формул. Третя група виробляє перенесення форматування і зовнішнього вигляду.


3. Крім того, в цьому ж додатковому меню присутній ще один пункт, який має таку ж назву &8212; " Спеціальна вставка...» .

4. Якщо перейти по ньому, то відкривається окреме вікно спеціальної вставки з інструментами, які розбиті на дві великі групи:»вставити" і »операція" . Саме, завдяки інструментам останньої групи, можна виконувати арифметичні дії, про які йшла розмова вище. Крім того, в цьому вікні є два пункти, які не входять в окремі групи: " пропускати порожні клітинки» і " транспонувати» .

5. У спеціальну вставку можна потрапити не тільки через контекстне меню, але і через інструменти на стрічці. Для цього потрібно, перебуваючи у вкладці»Головна" , клікнути по піктограмі у вигляді спрямованого кутом вниз трикутника, який розташований під кнопкою »вставити" у групі " Буфер обміну» . Потім відбувається відкриття списку можливих дій, в тому числі перехід в окреме вікно.

Спосіб 1: робота зі значеннями

Якщо вам потрібно перенести значення комірок, результат в яких виводиться за допомогою обчислювальних формул, то спеціальна вставка якраз призначена для такого випадку. Якщо ви застосуєте звичайне копіювання, то скопіюється формула, а значення, що виводяться в ній, може виявитися зовсім не тим, яке вам потрібно.

1. Для того, щоб скопіювати значення, виділяємо діапазон, який містить результат обчислень. Копіюємо його будь-яким з тих способів, про які ми говорили вище: контекстне меню, кнопка на стрічці, комбінація гарячих клавіш.

2. Виділяємо область на аркуші, куди плануємо вставити дані. Переходимо до меню одним з тих способів, про які йшла мова вище. У блоці " вставити значення» вибираємо позицію " значення та формати чисел» . Цей пункт найбільше підходить в даній ситуації.

   Цю ж процедуру можна зробити через раніше описане нами вікно. У цьому випадку в блоці »вставити" слід переключити перемикач в позицію " значення та формати чисел» і натиснути на кнопку «OK» .


3. Який би варіант ви не вибрали, дані будуть перенесені у виділений діапазон. Буде показаний саме результат без перенесення формул.

Урок: як видалити формулу в Екселі

Спосіб 2: копіювання формул

Але існує і зворотна ситуація, коли потрібно скопіювати саме формули.

1. В цьому випадку, виконуємо процедуру копіювання будь-яким доступним способом.
2. Після цього виділяємо область на аркуші, куди слід вставити таблицю або інші дані. Активуємо контекстне меню і вибираємо пункт " Формули» . При цьому будуть вставлені тільки формули і значення (в тих осередках, де формул немає), але при цьому буде втрачено форматування і настройка числових форматів. Тому, наприклад, якщо у вихідній області був присутній формат дати, то після копіювання він буде відображений некоректно. Відповідні осередки потрібно буде додатково відформатувати.

   У вікні цій дії відповідає переміщення перемикача в позицію " Формули» .

Але існує можливість провести перенесення формул зі збереженням формату чисел або навіть з повним збереженням вихідного форматування.

1. У першому випадку в меню вибираємо позицію " формули та формати чисел» .

   Якщо ж операція виконується через вікно, то в цьому випадку потрібно переставити перемикач в положення " формули та формати чисел» потім натиснути на кнопку «OK» .


2. У другому випадку, коли потрібно зберегти не тільки формули і числові формати, але і повне форматування, в меню слід вибрати пункт " зберегти оригінальне форматування» .

   Якщо користувач вирішить виконати це завдання за допомогою переходу у вікно, то в цьому випадку потрібно переставити перемикач в позицію " з оригінальною темою» і натиснути на кнопку «OK» .

Спосіб 3: перенесення форматування

Якщо користувачеві не потрібно переносити дані, а він тільки хоче скопіювати таблицю, щоб заповнити її зовсім іншою інформацією, то в цьому випадку можна скористатися певним пунктом спеціальної вставки.

1. Копіюємо вихідну таблицю.

2. На аркуші виділяємо простір, куди хочемо вставити макет таблиці. Викликаємо контекстне меню. У ньому в розділі " інші параметри вставки» вибираємо пункт «форматування» .

   Якщо процедура виконується через вікно, то в цьому випадку, переставляємо перемикач в позицію «формати» і клацаємо по кнопці «OK» .


3. Як бачимо, після цих дій відбувається перенесення макета вихідної таблиці зі збереженим форматуванням, але абсолютно не заповненої даними.

Спосіб 4: копіювання таблиці зі збереженням розміру стовпців

Не секрет, що якщо ми виконаємо просте копіювання таблиці, то не факт, що всі осередки нової таблиці зможуть вмістити в себе всю інформацію исходника. Виправити цю ситуацію при копіюванні можна також за допомогою спеціальної вставки.

1. Спочатку будь-яким з вищеназваних способів копіюємо вихідну таблицю.
2. Після запуску вже звичного нам меню вибираємо значення «Зберегти ширину стовпців оригіналу» .

   Аналогічну процедуру можна виконати і через вікно спеціальної вставки. Для цього потрібно переставити перемикач в позицію «ширини стовпців» . Після цього, як завжди, клацаємо по кнопці «OK» .


3. Таблиця буде вставлена, зберігаючи початкову ширину стовпців.

Спосіб 5: вставка малюнка

Завдяки можливостям спеціальної вставки можна зробити копіювання будь-яких даних, що відображаються на аркуші, в тому числі і таблиці, як малюнка.

1. Копіюємо об'єкт за допомогою звичайних інструментів копіювання.

2. Виділяємо місце на аркуші, куди повинен буде поміщений малюнок. Викликаємо меню. Вибираємо в ньому пункт " малюнок» або " Пов'язаний малюнок» . У першому випадку вставлений малюнок ніяк не буде пов'язаний з вихідною таблицею. У другому випадку при зміні значень в таблиці автоматично буде оновлюватися і малюнок.

У вікні спеціальної вставки подібну операцію виконати не можна.

Спосіб 6: копіювання приміток

За допомогою спеціальної вставки можна здійснювати швидке копіювання приміток.

1. Виділяємо осередки, в яких містяться примітки. Виконуємо їх копіювання через контекстне меню, за допомогою кнопки на стрічці або шляхом натискання комбінації клавіш Ctrl+C .

2. Виділяємо осередки, в які примітки слід вставити. Переходимо у вікно спеціальної вставки.

3. У вікні переставляємо перемикач в позицію «Примітки» . Тиснемо на кнопку «OK» .

4. Після цього нотатки будуть скопійовані у виділені клітинки, а решта даних залишаться незмінними.

Спосіб 7: транспонування таблиці

За допомогою спеціальної вставки можна проводити операцію транспонування таблиць, матриць та інших об'єктів, в яких потрібно поміняти місцями стовпці і рядки.

1. Виділяємо таблицю, яку потрібно перевернути, і виробляємо її копіювання одним з уже відомих нам способів.

2. Виділяємо на аркуші той діапазон, куди планується помістити перевернутий варіант таблиці. Активуємо контекстне меню і вибираємо в ньому пункт " транспонувати» .

   Дану операцію можна також провести за допомогою знайомого нам вікна. В даному випадку потрібно буде встановити галочку біля пункту «транспонувати» і натиснути на кнопку «OK» .


3. І в тому, і в іншому випадку на виході вийде перевернута таблиця, тобто, така таблиця, у якій стовпці і рядки помінялися місцями.

Урок: як перевернути таблицю в Екселі

Спосіб 8: Використання арифметичних дій

За допомогою описуваного нами інструменту в Excel також можна виконувати поширені арифметичні дії:

• Додавання;
• Множення;
• Віднімання;
• Поділ.

Подивимося, як застосовується даний інструмент на прикладі множення.

1. Перш за все вписуємо в окрему порожню клітинку число, на яке плануємо зробити множення діапазону даних за допомогою спеціальної вставки. Далі виконуємо Його копіювання. Це можна зробити, як натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+C , так і викликавши контекстне меню або скориставшись можливостями інструментів для копіювання на стрічці.

2. Виділяємо діапазон на аркуші, який нам належить помножити. Клацаємо по виділенню правою кнопкою миші. У контекстному меню двічі переходимо по пунктах " Спеціальна вставка...» .

3. Активується вікно. У групі параметрів»операція" виставляємо перемикач в позицію " помножити» . Далі клацаємо по кнопці «OK» .

4. Як бачимо, після цієї дії всі значення виділеного діапазону були перемножені на скопійоване число. У нашому випадку це число 10 .

За таким же принципом можна виконувати ділення, додавання і віднімання. Тільки для цього у вікні потрібно буде переставити перемикач відповідно в позицію»розділити" , »скласти" або " відняти» . В іншому всі дії аналогічні вищеописаним маніпуляціям.

Як бачимо, Спеціальна вставка є дуже корисним інструментом для користувача. З його допомогою можна проводити копіювання не тільки всього блоку даних в осередку або в діапазоні, а розділивши їх на різні шари (значення, формули, форматування і т.д.). При цьому існує можливість комбінування цих шарів один з одним. Крім того, за допомогою цього ж інструменту можна виконувати арифметичні дії. Безумовно, придбання навичок роботи з даною технологією значно допоможе користувачам на шляху освоєння програми Excel в цілому.