Робота з типами даних у Microsoft Excel

Зміст

• Класифікація типів даних
  • Текстові значення
  • Числові дані
  • Дата і час
  • Логічні дані
  • Помилкові значення
  • Формули
• Питання та відповіді

Багато користувачів Excel не бачать різниці між поняттями «формат комірок» і «тип даних». Насправді це далеко не тотожні поняття, хоча, безумовно, дотичні. Давайте з'ясуємо, в чому суть типів даних, на які категорії вони поділяються, і як можна з ними працювати.

Класифікація типів даних

Тип даних &8212; це характеристика інформації, що зберігається на аркуші. На основі цієї характеристики програма визначає, яким чином обробляти те чи інше значення.

Типи даних поділяються на дві великі групи: константи та формули. Різниця між ними полягає в тому, що формули виводять значення в клітинку, яке може змінюватися залежно від того, як будуть змінюватися аргументи в інших клітинках. Константи-це постійні значення, які не змінюються.

У свою чергу константи діляться на п'ять груп:

• Текст;
• Числові дані;
• Дата і час;
• Логічні дані;
• Помилкові значення.

З'ясуємо, що представляє кожен з цих типів даних докладніше.

Урок: Як змінити формат комірки в Excel

Текстові значення

Текстовий тип містить символьні дані і не розглядається Excel, як об'єкт математичних обчислень. Це інформація в першу чергу для користувача, а не для програми. Текстом можуть бути будь-які Символи, включаючи цифри, якщо вони відповідним чином відформатовані. У мові DAX цей вид даних відноситься до малих значень. Максимальна довжина тексту становить 268435456 символів в одній комірці.

Для введення символьного виразу потрібно виділити осередок текстового або загального формату, в якій воно буде зберігатися, і набрати текст з клавіатури. Якщо довжина текстового виразу виходить за візуальні межі комірки, то воно накладається поверх сусідніх, хоча фізично продовжує зберігатися у вихідній комірці.

Числові дані

Для безпосередніх обчислень використовуються числові дані. Саме з ними Excel робить Різні математичні операції (додавання, віднімання, множення, ділення, зведення в ступінь, Витяг кореня і т.д.). Цей тип даних призначений виключно для запису чисел, але може містити і допоміжні символи (%, $ і ін.). Відносно його можна використовувати кілька видів форматів:

• Власне числовий;
• Відсоток;
• Грошовий;
• Фінансовий;
• Дробовий;
• Експоненціальний.

Крім того, в Excel є можливість розбивати числа на розряди, і визначати кількість цифр після коми (в дробових числах).

Введення числових даних проводиться таким же способом, як і текстових значень, про які ми говорили вище.

Дата і час

Ще одним типом даних є формат часу та дати. Це якраз той випадок, коли типи даних і формати збігаються. Він характеризується тим, що з його допомогою можна вказувати на аркуші і проводити розрахунки з датами і часом. Примітно, що при обчисленнях цей тип даних приймає добу за одиницю. Причому це стосується не тільки дат, але і часу. Наприклад, 12: 30 розглядається програмою, як 0,52083 доби, а вже потім виводиться в клітинку в звичному для користувача вигляді.

Існує кілька видів форматування для часу:

• Год: мм: сс;
• H: мм;
• Год: мм: сс AM / PM;
• H: мм AM / PM та ін.

Аналогічна ситуація і з датами:

• ДД.ММ. РРРР;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ та ін.

Є і Комбіновані формати дати і часу, наприклад ДД:ММ:рррр ч:мм.

Також потрібно врахувати, що програма відображає як дати тільки значення, починаючи з 01.01.1900.

Урок: Як перевести години в хвилини в Excel

Логічні дані

Досить цікавим є Тип логічних даних. Він оперує всього двома значеннями: «правда» і «брехня» . Якщо перебільшувати, то це означає «подія настала» і «подія не настала». Функції, обробляючи вміст осередків, які містять логічні дані, виробляють ті чи інші обчислення.

Помилкові значення

Окремим типом даних є помилкові значення. У більшості випадків вони з'являються, коли проводиться некоректна операція. Наприклад, до таких некоректних операцій відноситься поділ на нуль або введення функції без дотримання її синтаксису. Серед помилкових значень виділяють наступні:

Формули

Окремою великою групою видів даних є формули. На відміну від констант, вони, найчастіше, самі не видно в осередках, а тільки виводять результат, який може змінюватися, в залежності від зміни аргументів. Зокрема, формули застосовуються для різних математичних обчислень. Саму формулу можна побачити в рядку формул, виділивши ту клітинку, в якій вона міститься.

Обов'язковою умовою, щоб програма сприймала вираз, як формулу, є наявність перед ним знака дорівнює (=) .

Формули можуть містити в собі посилання на інші осередки, але це не обов'язкова умова.

Окремим видом формул є функції. Це своєрідні підпрограми, які містять встановлений набір аргументів і обробляють їх за певним алгоритмом. Функції можна вводити вручну в клітинку, поставивши в ній попередньо знак «=» , а можна використовувати для цих цілей спеціальну графічну оболонку Майстер функцій , який містить весь перелік доступних в програмі операторів, розбитих на категорії.

За допомогою майстри функцій можна зробити перехід до вікна аргументу конкретного оператора. У його поля вводяться дані або посилання на клітинки, в яких ці дані містяться. Після натискання на кнопку «OK» відбувається виконання заданої операції.

Урок: робота з формулами в Excel

Урок: Майстер функцій в Excel

Як бачимо, в програмі Excel існує дві основні групи типів даних: константи і формули. Вони, в свою чергу діляться, на безліч інших видів. Кожен тип даних має свої властивості, з урахуванням яких програма обробляє їх. Оволодіння умінням розпізнавати і правильно працювати з різними типами даних – це першочергове завдання будь-якого користувача, який бажає навчитися ефективно використовувати Ексель за призначенням.