DAAD.org.ua
Зміст
Бувають ситуації, коли текст або таблиці, набрані в Microsoft Word, потрібно перетворити в Excel. На жаль Ворд не передбачає вбудованих інструментів для подібних перетворень. Але, разом з тим, існує цілий ряд способів зробити конвертацію файлів в даному напрямку. Давайте з'ясуємо, як це можна зробити.
Основні способи конвертації
Можна виділити три основні способи конвертації файлів Word в Excel:
- Просте копіювання даних;
- Використання сторонніх спеціалізованих додатків;
- Використання спеціалізованих онлайн-сервісів.
Спосіб 1: копіювання даних
Якщо просто скопіювати дані з документа Word в Excel, то вміст нового документа буде мати не дуже презентабельний вигляд. Кожен абзац буде розміщуватися в окремій комірці. Тому, після того, як текст скопійований, потрібно попрацювати над самою структурою його розміщення на аркуші Excel. Окреме питання становить копіювання таблиць.
- Виділяємо потрібний відрізок тексту або текст цілком в Microsoft Word. Кількома правою кнопкою миші, ніж викликаємо контекстне меню. Вибираємо пункт " копіювати» . Можна замість використання контекстного меню, після виділення тексту, клікнути на кнопку " копіювати» , яка розміщується у вкладці »Головна" у блоці інструментів " Буфер обміну» . Ще одним варіантом є після виділення тексту натискання комбінації клавіш на клавіатурі Ctrl+C .
- Відкриваємо програму Microsoft Excel. Кількома орієнтовно по тому місцю на аркуші, куди збираємося вставити текст. Правим кліком миші викликаємо контекстне меню. У ньому в блоці «Параметри вставки» вибираємо значення " зберегти оригінальне форматування»
.
Також, замість цих дій, можна натиснути на кнопку»вставити" , яка розміщена на самому лівому краю стрічки. Ще один варіант-це натискання комбінації клавіш Ctrl + V.
Як бачимо, текст вставлений, але він, як і говорилося вище, має непрезентабельний вигляд.
Для того, що б він прийняв потрібний нам вид, розсовуємо осередки на необхідну ширину. При наявності потреби додатково форматуємо його.
Спосіб 2: розширене копіювання даних
Існує ще один спосіб конвертації даних з Ворда в Excel. Він, звичайно, істотно складніше попереднього варіанту, але, в той же час, подібний перенесення часто більш коректний.
- Відкриваємо файл в програмі Word. Перебуваючи у вкладці»Головна" , натискаємо по значку " відобразити всі знаки» , який розміщений на стрічці в блоці інструментів «Абзац». Замість даних дій можна просто натиснути комбінацію клавіш Ctrl+* .
- З'явиться спеціальна розмітка. В кінці кожного абзацу стоїть знак. Важливо відстежити, щоб не було порожніх абзаців, інакше конвертація буде некоректним. Такі абзаци слід видалити.
- Переходимо у вкладку " Файл» .
- Вибираємо пункт " Зберегти як» .
- Відкриється вікно збереження файлу. В параметрі " Тип файлу» вибираємо значення " звичайний текст» . Тиснемо на кнопку " Зберегти» .
- У вікні перетворення файлу ніяких змін вносити не потрібно. Просто тиснемо кнопку «OK» .
- Відкриваємо програму Ексель у вкладці " Файл» . Вибираємо пункт »відкрити" .
- У вікні " відкриття документа» у параметрі відкритих файлів встановіть значення " усі файли» . Виберете той файл, який до цього зберігали в Ворді, як звичайний текст. Тиснемо на кнопку »відкрити" .
- Відкривається Майстер імпорту текстів. Вказуємо формат даних " з роздільниками» . Тиснемо на кнопку »далі" .
- У параметрі " символом-роздільником є» вказуємо значення " кома» . З усіх інших пунктів знімаємо галочки при їх наявності. Тиснемо на кнопку »далі" .
- В останньому вікні вибираємо формат даних. Якщо у вас звичайний текст, то рекомендується вибрати формат " загальний» (встановлено за замовчуванням) або " текстовий» . Тиснемо на кнопку »Готово" .
- Як бачимо, зараз кожен абзац вставлений не в окрему клітинку, як при попередньому способі, а в окремий рядок. Тепер потрібно розширити ці рядки, щоб окремі слова не губилися. Після цього, можна відформатувати осередки на ваш розсуд.
Приблизно за такою ж схемою можна скопіювати таблицю з Ворда в Ексель. Нюанси даної процедури описуються в окремому уроці.
Урок: як вставити таблицю з Word в Excel
Спосіб 3: застосування додатків для конвертації
Ще одним способом перетворити документи Ворд в Ексель є застосування спеціалізованих додатків для конвертації даних. Одним з найбільш зручних з них є програма Abex Excel to Word Converter.
- Відкриваємо утиліту. Тиснемо на кнопку «Add Files» .
- У вікні, вибираємо файл, який підлягає конвертації. Тиснемо на кнопку»відкрити" .
- В блоці «Select output format»
вибираємо один з трьох форматів Excel:
- Xls;
- Xlsx;
- Xlsm.
- У блоці налаштувань «Output setting» вибираємо місце, куди буде конвертуватися файл.
- Коли всі налаштування вказані, тиснемо на кнопку «Convert» .
Після цього відбувається процедура конвертації. Тепер ви можете відкрити файл в програмі Excel, і продовжити роботу з ним.
Спосіб 4: конвертація за допомогою онлайн-сервісів
Якщо ви не бажаєте встановлювати на свій ПК додаткове програмне забезпечення, то можна скористатися спеціалізованими онлайн-сервісами для конвертації файлів. Одним з найбільш зручних онлайн-конвертерів у напрямку Word – Excel є ресурс Convertio.
- Переходимо на сайт Convertio і вибираємо файли для конвертації. Це можна зробити наступними способами:
- Вибрати з комп'ютера;
- Перетягніть з відкритого вікна Провідника Windows;
- Завантажити з Сервісу Dropbox;
- Завантажити з сервісу Google Drive;
- Завантажити за посиланням.
- Після того, як вихідний файл завантажений на сайт, вибираємо формат збереження. Для цього, натискаємо по випадаючому списку зліва від напису «підготовлено» . Переходимо в пункт «Документ» , а потім вибираємо формат xls або xlsx.
- Тиснемо на кнопку " перетворити» .
- Після того, як перетворення завершено, тиснемо на кнопку»завантажити" .
Після цього документ у форматі Excel буде завантажений на ваш комп'ютер.
Як бачимо, існує кілька способів перетворення файлів Word в Excel. При використанні спеціалізованих програм або онлайн-конвертерів трансформація відбувається буквально в кілька кліків. У той же час, ручне копіювання, хоч і займає більший час, але дозволяє максимально точно відформатувати файл під свої потреби.
