DAAD.org.ua
Зміст
У документах Microsoft Excel, які складаються з великої кількості полів, часто потрібно знайти певні дані, найменування рядка, і т.д. дуже незручно, коли доводиться переглядати величезну кількість рядків, щоб знайти потрібне слово або вираз. Заощадити час і нерви допоможе вбудований пошук Microsoft Excel. Давайте розберемося, як він працює, і як ним користуватися.
Функція пошуку в Excel
Пошукова функція в програмі Microsoft Excel пропонує можливість знайти потрібні текстові або числові значення через вікно «Знайти і замінити». Крім того, в додатку є можливість розширеного пошуку даних.
Спосіб 1: простий пошук
Простий пошук даних в програмі Excel дозволяє знайти всі осередки, в яких міститься введений в пошукове вікно набір символів (букви, цифри, слова, і т.д.) без урахування регістра.
- Перебуваючи у вкладці»Головна" , натискаємо на кнопку " знайти та виділити» , яка розташована на стрічці в блоці інструментів «редагування» . У меню вибираємо пункт »знайти..." . Замість цих дій можна просто набрати на клавіатурі поєднання клавіш Ctrl+F .
- Після того, як Ви перейшли за відповідними пунктами на стрічці, або натиснули комбінацію " гарячих клавіш» , відкриється вікно " знайти та замінити» у вкладці »знайти" . Вона нам і потрібна. У полі »знайти" вводимо слово, Символи, або вирази, за якими збираємося проводити пошук. Тиснемо на кнопку " Знайти далі» , або на кнопку " знайти все» .
- При натисканні на кнопку " Знайти далі»
ми переміщаємося до першої ж осередку, де містяться введені групи символів. Сама клітина стає активною.
Пошук і видача результатів проводиться порядково. Спочатку обробляються всі комірки першого рядка. Якщо дані відповідають умові знайдені не були, програма починає шукати в другому рядку, і так далі, поки не знайде задовільний результат.
Пошукові Символи не повинні бути самостійними елементами. Так, якщо в якості запиту буде задано вираз «прав», то у видачі будуть представлені всі осередки, які містять даний послідовний набір символів навіть всередині слова. Наприклад, релевантним запитом в цьому випадку буде вважатися слово «Направо». Якщо ви задасте в пошуковику цифру «1», то у відповідь потраплять осередки, які містять, наприклад, число "516".
Для того, щоб перейти до наступного результату, знову натисніть кнопку " Знайти далі» .
Так можна продовжувати до тих, пір, поки відображення результатів не почнеться по новому колу.
- У разі, якщо при запуску пошукової процедури ви натиснете на кнопку " знайти все» , всі результати видачі будуть представлені у вигляді списку в нижній частині пошукового вікна. У цьому списку знаходяться інформація про вміст осередків з даними, що задовольняють запиту пошуку, вказана їх адреса розташування, а також лист і книга, до яких вони відносяться. Для того, щоб перейти до будь-якого з результатів видачі, досить просто клікнути по ньому лівою кнопкою миші. Після цього курсор перейде на ту клітинку Excel, по запису якої користувач зробив клацання.
Спосіб 2: пошук за вказаним інтервалом комірок
Якщо у вас досить масштабна таблиця, то в такому випадку не завжди зручно проводити пошук по всьому листу, адже в пошуковій видачі може виявитися величезна кількість результатів, які в конкретному випадку не потрібні. Існує спосіб обмежити пошуковий простір лише певним діапазоном комірок.
- Виділяємо область осередків, в якій хочемо зробити пошук.
- Набираємо на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl+F , після чого запуститися знайоме нам вже вікно " знайти та замінити» . Подальші дії точно такі ж, що і при попередньому способі. Єдина відмінність полягатиме в тому, що пошук виконується тільки в зазначеному інтервалі осередків.
Спосіб 3: розширений пошук
Як вже говорилося вище, при звичайному пошуку в результати видачі потрапляють абсолютно всі осередки, що містять послідовний набір пошукових символів в будь-якому вигляді не залежно від регістра.
До того ж, у видачу може потрапити не тільки вміст конкретної комірки, але і адреса елемента, на який вона посилається. Наприклад, в комірці E2 міститься формула, яка представляє собою суму осередків A4 і C3. Ця сума дорівнює 10, і саме це число відображається в комірці E2. Але, якщо ми задамо в пошуку цифру «4», то серед результатів видачі буде все та ж осередок E2. Як таке могло вийти? Просто в осередку E2 в якості формули міститься адреса на осередок a4, який якраз включає в себе шукану цифру 4.
Але, як відсікти такі, і інші свідомо неприйнятні результати видачі пошуку? Саме для цих цілей існує розширений пошук Excel.
- Після відкриття вікна " знайти та замінити» будь-яким вищеописаним способом, тиснемо на кнопку »Параметри" .
- У вікні з'являється цілий ряд додаткових інструментів для управління пошуком. За замовчуванням всі ці інструменти знаходяться в стані, як при звичайному пошуку, але при необхідності можна виконати коригування.
За замовчуванням, функції " враховувати Реєстр» і »клітини цілком" відключені, але, якщо ми поставимо галочки біля відповідних пунктів, то в такому випадку, при формуванні результату буде враховуватися введений регістр, і точний збіг. Якщо ви введете слово з маленької літери, то в пошукову видачу, осередки містять написання цього слова з великої літери, як це було б за замовчуванням, вже не потраплять. Крім того, якщо включена функція »клітини цілі" , то в видачу будуть додаватися тільки елементи, що містять точне найменування. Наприклад, якщо ви задасте пошуковий запит «Миколаїв», то осередки, що містять текст «Миколаїв А.Д.», У видачу вже додані не будуть.
За замовчуванням, пошук проводиться тільки на активному аркуші Excel. Але, якщо параметр »Шукати" ви переведете в позицію «у книзі» , то пошук буде проводитися по всіх листах відкритого файлу.
У параметрі " переглянути» можна змінити напрямок пошуку. За замовчуванням, як уже говорилося вище, пошук ведеться по порядку порядково. Переставивши перемикач в позицію " за стовпцями» , можна задати порядок формування результатів видачі, починаючи з першого стовпця.
В графі " область пошуку» визначається, серед яких конкретно елементів проводиться пошук. За замовчуванням, це формули, тобто ті дані, які при кліці по осередку відображаються в рядку формул. Це може бути слово, число або посилання на клітинку. При цьому, програма, виконуючи пошук, бачить тільки посилання, а не результат. Про цей ефект велася мова вище. Для того, щоб проводити пошук саме за результатами, за тими даними, які відображаються в осередку, а не в рядку формул, потрібно переставити перемикач з позиції " Формули» в позицію " Значення» . Крім того, існує можливість пошуку по примітках. В цьому випадку, перемикач переставляємо в позицію «Примітки» .
Ще більш точно пошук можна задати, натиснувши на кнопку " Формат» .
Це відкриває вікно формату комірок. Тут можна встановити формат осередків, які будуть брати участь в пошуку. Можна встановлювати обмеження по числовому формату, по вирівнюванню, шрифту, кордоні, заливці і захисту, по одному з цих параметрів, або комбінуючи їх разом.
Якщо ви хочете використовувати формат якоїсь конкретної комірки, то в нижній частині вікна натисніть на кнопку " використовувати формат цієї комірки...» .
Після цього, з'являється інструмент у вигляді піпетки. За допомогою нього можна виділити ту клітинку, формат якої ви збираєтеся використовувати.
Після того, як формат пошуку налаштований, тиснемо на кнопку «OK» .
Бувають випадки, коли потрібно провести пошук не по конкретному словосполученню, а знайти осередки, в яких знаходяться пошукові слова в будь-якому порядку, навіть, якщо їх поділяють інші слова і символи. Тоді дані слова потрібно виділити з обох сторін знаком"*". Тепер в пошуковій видачі будуть відображені всі осередки, в яких знаходяться дані слова в будь-якому порядку.
- Як тільки налаштування пошуку встановлені, слід натиснути на кнопку " знайти все» або " Знайти далі» , щоб перейти до пошукової видачі.
Як бачимо, програма Excel являє собою досить простий, але разом з тим дуже функціональний набір інструментів пошуку. Для того, щоб зробити найпростіший писк, досить викликати пошукове вікно, ввести в нього запит, і натиснути на кнопку. Але, в той же час, існує можливість налаштування Індивідуального пошуку з великою кількістю різних параметрів і додаткових налаштувань.
