Вставка таблиці з програми Word в Microsoft Excel

Зміст

• Звичайне копіювання
• Імпорт таблиці
• Питання та відповіді

Частіше доводиться перенести таблицю з програми Microsoft Excel у програму Word , ніж навпаки, але все-таки випадки зворотного перенесення теж не настільки рідкісні. Наприклад, іноді потрібно перенести таблицю в Excel, зроблену в Ворді, для того щоб, скориставшись функціоналом табличного редактора, розрахувати дані. Давайте з'ясуємо, які способи перенесення таблиць в даному напрямку існують.

Звичайне копіювання

Найпростіший спосіб перенесення таблиці виконується методом звичайного копіювання. Для цього, виділяємо таблицю в програмі Word, натискаємо правою кнопкою миші по сторінці, і в контекстному меню вибираємо пункт «Копіювати». Можна, замість цього, натиснути на кнопку «Копіювати», яка розміщена вгорі на стрічці. Ще один варіант передбачає, після виділення таблиці, натискання на клавіатурі клавіш Ctrl + C.

Таким чином ми скопіювали таблицю. Тепер нам потрібно вставити її на лист Excel. Запускаємо програму Microsoft Excel. Кількома по осередку в тому місці листа, де хочемо розмістити таблицю. Потрібно зауважити, що ця комірка стане крайньою лівою верхньою коміркою вставляється таблиці. Саме з цього потрібно виходити, плануючи розміщення таблиці.

Натискаємо правою кнопкою миші по листу, і в контекстному меню в параметрах вставки вибираємо значення «зберегти вихідне форматування». Також, можна вставити таблицю, натиснувши на кнопку «Вставити», розташовану на лівому краю стрічки. Або ж, існує варіант набрати на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl + V.

Після цього, таблиця буде вставлена на лист Microsoft Excel. Клітинки аркуша можуть не збігатися з клітинками вставленої таблиці. Тому, щоб таблиця виглядала презентабельно, їх слід розтягнути.

Імпорт таблиці

Також, існує більш складний спосіб перенесення таблиці з Word в Excel, шляхом імпорту даних.

1. Відкриваємо таблицю в програмі Word. Виділяємо її. Далі, переходимо у вкладку «Макет», і в групі інструментів «дані» на стрічці тиснемо на кнопку «Перетворити в текст».

2. Відкривається вікно параметрів перетворення. В параметрі "роздільник «перемикач повинен бути виставлений на позицію»Знак табуляції". Якщо це не так, переводимо перемикач в дану позицію, і тиснемо на кнопку «OK».

3. Переходимо у вкладку «Файл». Вибираємо пункт»Зберегти як...".

4. У вікні Збереження документа, вказуємо бажане місце розташування файлу, який збираємося зберегти, а також присвоюємо йому назву, якщо Назва за замовчуванням не задовольняє. Хоча, враховуючи, що збережений файл буде лише проміжним для перенесення таблиці з Word в Excel, особливого сенсу міняти найменування немає. Головне, що потрібно зробити – це в поле «Тип файлу» встановити параметр «звичайний текст». Тиснемо на кнопку»Зберегти".

5. Відкривається вікно перетворення файлу. Тут робити ніяких змін не потрібно, а тільки слід запам'ятати кодування, в якій ви зберігаєте текст. Тиснемо на кнопку "OK".

6. Після цього, запускаємо програму Microsoft Excel. Переходимо у вкладку «Дані». У блоці налаштувань "отримати зовнішні дані «на стрічці тиснемо на кнопку»з тексту".

7. Відкриється вікно імпорту текстового файлу. Шукаємо той файл, який зберегли раніше в Ворді, виділяємо його, і тиснемо на кнопку «Імпорт».

8. Після цього, відкривається вікно Майстра текстів. В Налаштуваннях формату даних вказуємо параметр»з роздільниками". Встановлюємо кодування, згідно з тією, в якій ви зберігали текстовий документ в Ворді. У більшості випадків це буде»1251: Кирилиця (Windows)". Тиснемо на кнопку»Далі".

9. У наступному вікні в налаштуванні «символом-роздільником є» встановлюємо перемикач в позицію «Знак табуляції», якщо він не встановлений за замовчуванням. Тиснемо на кнопку»Далі".

10. В останньому вікні Майстра тексту можна відформатувати дані в стовпцях, з урахуванням їх вмісту. Виділяємо конкретний стовпець в зразку розбору даних, а в Налаштуваннях формату даних стовпця вибираємо один з чотирьох варіантів:
    • Загальний;
    • Текстовий;
    • Дата;
    • Пропустити стовпець.

    Подібну операцію робимо для кожного стовпця окремо. По закінченню форматування, тиснемо на кнопку «Готово».


11. Після цього, відкривається вікно імпорту даних. В поле вручну вказуємо адресу комірки, яка буде крайньої верхньої лівої осередком вставленої таблиці. Якщо вам важко це зробити вручну, то тиснемо на кнопку праворуч від поля.

12. У вікні, просто виділяємо потрібну клітинку. Потім, натискаємо на кнопку праворуч від введених в поле даних.

13. Повернувшись у вікно імпорту даних, тиснемо на кнопку «OK».

    Як бачимо, таблиця вставлена.


14. Далі, при бажанні, можна встановити для неї видимі межі, а також відформатувати стандартними способами Microsoft Excel.

Вище були представлені два способи перенесення таблиці з Word в Excel. Перший спосіб набагато простіше другого, і на всю процедуру йде набагато менше часу. У той же час, другий спосіб гарантує відсутність зайвих символів, або зміщення осередків, що цілком можливо при перенесенні першим способом. Так що, визначатися з варіантом перенесення, потрібно відштовхуючись від складності таблиці, і її призначення.