Налаштування автовідповіді в Outlook

Зміст

• Створення шаблону для автовідповіді
• Створення правила для автовідповіді на вхідні повідомлення
• Питання та відповіді

Для зручності роботи поштовий клієнт Outlook пропонує своїм користувачам можливість автоматично відповідати на вхідні повідомлення. Це може помітно спростити роботу з поштою, якщо потрібно у відповідь на вхідні листи розсилати один і той же відповідь. Причому, автовідповідь можна налаштувати як для всіх вхідних, так і вибірково. Якщо ви якраз зіткнулися з подібною проблемою, то ця інструкція допоможе вам упросити роботу з поштою.

Отже, для того, щоб налаштувати автоматичну відповідь в outlook 2010 потрібно створити шаблон і потім налаштувати відповідне правило.

Створення шаблону для автовідповіді

Почнемо з самого початку – підготуємо шаблон листа, який буде розсилатися адресатам в якості відповіді. Насамперед створимо нове повідомлення.

1. Для цього на вкладці «Головна» натискаємо кнопку «Створити повідомлення».

2. Тут необхідно ввести текст і при необхідності відформатувати його. Цей текст буде використовуватися у відповідному повідомленні.

3. Тепер, коли робота з текстом завершена, переходимо в меню «Файл» і там вибираємо команду «Зберегти як».

4. У вікні Збереження елемента вибираємо «Шаблон Outlook» в списку «Тип файлу» і вводимо ім'я нашого шаблону. Тепер підтверджуємо збереження натисканням кнопки»Зберегти". Тепер вікно нового повідомлення можна закрити.

На цьому створення шаблону для автовідповіді завершено і можна переходити до Налаштування правила.

Створення правила для автовідповіді на вхідні повідомлення

1. Для того, щоб швидко створити нове правило необхідно перейти на вкладку «головне» в головному вікні Outlook і в групі перемістити клікнути на кнопку «Правила», а потім вибрати пункт «управління правилами і оповіщеннями».

2. Тут ми натискаємо «нове...» і переходимо до майстра створення нового правила.

3. В розділі «почати з порожнього правила» натискаємо по пункту «застосування правила до отриманих мною повідомленнями» і переходимо до наступного дії, натиснувши кнопку «Далі».

4. На цьому етапі, як правило, ніяких умов вибирати не потрібно. Однак, якщо вам потрібно налаштувати відповідь не на всі вхідні повідомлення, то виберіть необхідні умови, зазначивши їх прапорцями.
5. Далі переходимо до наступного кроку натиснувши відповідну кнопку.

6. Якщо ви не вибрали жодних умов, тоді Outlook видасть попередження про те, що спеціальне правило застосовуватиметься до всіх вхідних електронних листів. У випадки, коли нам це і потрібно, ми підтверджуємо, натиснувши кнопку «Так» або ж натискаємо «ні» і налаштовуємо умови.

7. На цьому кроці ми вибираємо дію з повідомленням. Оскільки ми налаштовуємо автовідповідь на вхідні повідомлення, то відзначаємо прапорцем пункт «відповісти, використовуючи вказаний шаблон».
8. У нижній частині вікна необхідно вибрати потрібний шаблон. Для цього натискаємо на посилання «вказаний шаблон» і переходимо до вибору самого шаблону.

9. Якщо на етапі створення шаблону повідомлення ви не змінювали шлях і залишили все за замовчуванням, то в цьому вікні досить вибрати «шаблони у файловій системі» і в списку відобразитися створений шаблон. В іншому випадку, необхідно натиснути на кнопку «Огляд» і відкрити папку, куди ви зберегли файл з шаблоном повідомлення.

   Якщо потрібну дію відзначено і файл з шаблоном обраний, то можна переходити до наступного кроку.


10. Тут можна налаштувати винятки. Тобто ті випадки, коли автовідповідь не буде спрацьовувати. Якщо це необхідно, тоді виділяємо потрібні умови і налаштовуємо їх. Якщо ж у вашому правилі автовідповіді винятків не буде, то переходимо до завершального кроку натиснувши кнопку «Далі».

11. Власне, тут вже нічого налаштовувати не треба, тому відразу можна натискати кнопку «Готово».

Тепер, в залежності від налаштованих умов і винятків, Outlook буде відсилати у відповідь на вхідні листи ваш шаблон. Однак, майстер правил передбачає тільки одноразову відправку автовідповіді кожному адресату протягом сеансу.

Тобто, як тільки ви запустите Outlook, стартує І сеанс. Закінчується ж він при виході з програми. Таким чином, поки Outlook працює, то повторної відповіді адресату, який відправив кілька повідомлень не буде. Протягом сеансу Outlook створює список користувачів, яким був висланий автовідповідь, що дозволяє уникнути повторної відправки. Але, якщо закрити Outlook, а потім увійти в нього знову, то цей список скидається.

Для того, щоб відключити автовідповідь на вхідні повідомлення, досить зняти галочку з правила автовідповіді у вікні «управління правилами і оповіщеннями».

За допомогою цієї інструкції можна здійснити настройку автовідповіді в Outlook 2013 і більш пізніх версіях.