налаштовуємо архівацію листів в Outlook

Зміст

• Автоматична Архівація листів
• Питання та відповіді

Чим частіше ви приймаєте і Відправляєте Листи, тим більше кореспонденції зберігається на вашому комп'ютері. І, звичайно, це призводить до того, що на диску закінчується місце. Також, це може привести до того, що Outlook просто перестане приймати листи. У таких випадках слід стежити за розміром свого ящика і при необхідності видаляти зайві листи. Однак, щоб звільнити місце, не обов'язково видаляти всі листи. Найбільш важливі можна просто заархівувати. Як це зробити ми розберемо в цій Інструкції.

Всього ж в Outlook передбачено два способи архівації Пошти. Перший це автоматичний і другий-ручний.

Автоматична Архівація листів

Почнемо з найзручнішого способу – це автоматична Архівація Пошти.

Плюси цього способу полягають в тому, що Outlook буде сам архівувати листи без вашої участі.

До мінусів же можна віднести те, що архівуватися будуть всі листи і потрібні, і не потрібні.

1. Для того, щоб налаштувати автоматичну архівацію необхідно в меню «Файл» клікнути на кнопку «Параметри».

2. Далі перейти на вкладку «Додатково» і в групі «Автоархівація» натиснути кнопку «Налаштування автоархівації».

3. Тепер залишається задати необхідні настройки. Для цього, встановлюємо прапорець «Автоархівація кожні ... днів» і тут же встановлюємо період архівації в днях.

4. Далі налаштовуємо параметри на свій розсуд. Якщо ви хочете, щоб Outlook запитував підтвердження перед стартом архівації, то встановіть прапорець «запит перед автоархівацією», якщо цього не потрібно, тоді зніміть прапорець і програма буде все робити самостійно.
5. Нижче можна налаштувати автоматичне видалення старих листів, де ви також можете задати максимальний «вік» листи. А також визначити, що робити зі старими листами – переміщати їх в окрему папку або ж просто видаляти їх.
6. Як тільки ви зробили потрібні настройки, то можна клікнути на кнопку «Застосувати настройки до всіх папок».

   Якщо ж ви хочете самі вибрати папки, які потрібно архівувати, то в цьому випадку доведеться заходити в властивості кожної папки і там налаштовувати автоархівацію.

7. І нарешті, натискаємо кнопку «ОК», щоб підтвердити зроблені настройки.

   Для того, щоб скасувати автоархівацію, досить буде зняти прапорець «Автоархівація кожен ... днів».

Ручна Архівація листів

Тепер розберемо ручний спосіб архівації.

Цей спосіб досить простий і не вимагає від користувачів будь-яких додаткових налаштувань.

1. Для того, щоб відправити лист в архів, його необхідно виділити в списку листів і натиснути на кнопку «архівувати».
2. Для архівування групи листів досить лише виділити потрібні листи і потім натиснути цю ж кнопку.

В даному способі також є свої плюси і мінуси.

До плюсів можна віднести те, що ви самі вибираєте які листи вимагають архівації. Ну а мінус-це ручне виконання архівації.

Таким чином, клієнт електронної пошти Outlook надає своїм користувачам кілька варіантів створення архіву електронних листів. Для більшої надійності можна використовувати обидва. Тобто, для початку налаштувати автоархівацію і потім, у міру потреби відправляти листи в архів самому, а зайві видаляти.