Створення презентації в PowerPoint

Зміст

• Початок роботи
• Налаштування зовнішнього вигляду
• Налаштування макета слайдів
• Наповнення даними
• Додаткові функції
  • Налаштування переходу
  • Налаштування анімації
  • Гіперпосилання та система контролю
• Підсумок
• Додатково
• Питання та відповіді

Microsoft PowerPoint-потужний набір інструментів для створення презентацій. При першому вивченні програми може здатися, що створити тут демонстрацію дійсно просто. Може і так, але вийде швидше за все досить примітивний варіант, який підійде для самих незначних показів. А ось для створення чогось більш комплексного потрібно як слід покопатися в функціоналі.

Початок роботи

Перш за все потрібно створити файл презентації. Тут два варіанти.

• Перший-клацнути правою кнопкою миші в будь-якому влаштовують місці (на робочому столі, в папці) і у спливаючому меню вибрати пункт»створити" . Тут же залишається клацнути на варіант " Презентація Microsoft PowerPoint» .

• Другий-відкрити цю програму через «Пуск» . Внаслідок потрібно буде зберегти свою роботу , вибравши адресний шлях в будь-яку папку або на робочий стіл.

Тепер, коли PowerPoint працює, потрібно створити слайди – кадри нашої презентації. Для цього служить кнопка " створити слайд» у вкладці »Головна" , або поєднання гарячих клавіш «Ctrl» + «M» .

Спочатку створюється заголовний слайд, на якому буде демонструватися назва теми презентації.

Усі подальші кадри будуть стандартними за замовчуванням і матимуть дві області – для заголовка та вмісту.

Початок покладено. Тепер слід лише наповнювати свою презентацію даними, змінювати дизайн і так далі. Порядок виконання не особливо має значення, так що подальші кроки не обов'язково виконувати послідовно.

Налаштування зовнішнього вигляду

Як правило, ще до початку заповнення презентації даними налаштовується дизайн. Здебільшого, так роблять тому, що після настройки зовнішнього вигляду вже наявні елементи сайтів можуть виглядати не дуже добре, і доводиться серйозно переробляти готовий документ. Тому найчастіше цим займаються відразу. Для цього служить однойменна вкладка в шапці програми, вона є четвертою за рахунком зліва.

Для настройки потрібно зайти у вкладку»Дизайн" .

Тут є три основні області.

• Перша – «теми» . Тут запропоновані кілька вбудованих варіантів дизайну, які мають на увазі широкий спектр налаштувань – колір і шрифт тексту, розташування областей на слайді, фон і додаткові декоративні елементи. Кардинально презентацію вони не змінюють, але один від одного все-таки відрізняються. Слід вивчити всі наявні теми, цілком ймовірно, що яка-небудь відмінно підійде для майбутнього показу.
  При натисканні на відповідну кнопку можна розгорнути весь список наявних шаблонів дизайну.



• Далі в PowerPoint 2016 йде область «варіанти» . Тут різноманітність тим дещо розширюється, пропонуючи кілька колірних рішень для обраного стилю. Відрізняються вони один від одного тільки кольорами, розташування елементів не змінюється.

• »налаштувати" пропонує користувачеві змінити розмір слайдів, а також вручну зробити настройку фону і оформлення.

Про останній варіант варто розповісти трохи докладніше.

Кнопка " Формат фону» відкриває додаткове бічне меню праворуч. Тут в разі установки будь-якого дизайну присутні три закладки.

• »Заливка" пропонує налаштування фонового зображення. Можна як зробити заповнення одним кольором або візерунком, так і вставити будь-яке зображення з його подальшим додатковим редагуванням.

• »ефекти" дозволяє застосувати додаткові художні прийоми для поліпшення візуального стилю. Наприклад, можна додати ефект тіні, застарілої фотографії, лупи і так далі. Після вибору ефекту також можна буде його налаштувати-наприклад, змінити інтенсивність.

• Останній пункт – " малюнок» - працює з встановленим на фон зображенням, дозволяючи змінити його яскравість, різкість і так далі.

Даних інструментів цілком достатньо для того, щоб зробити дизайн презентації не тільки барвистим, але і повністю унікальним. Якщо в презентації не буде до цього моменту обраний заданий Стандартний стиль, то в меню " Формат фону» буде тільки »Заливка" .

Налаштування макета слайдів

Як правило, перед наповненням презентації інформацією також налаштовується формат. Для цього існує широкий набір шаблонів. Найчастіше ніяких додаткових налаштувань макетів не потрібно, оскільки розробниками передбачений хороший і функціональний асортимент.

• Для вибору заготовки для слайда потрібно натиснути по ньому правою кнопкою миші в лівому бічному списку кадрів. У спливаючому меню потрібно навести на варіант»Макет" .

• Збоку від спливаючого меню відобразиться список наявних шаблонів. Тут можна вибирати будь-який, який найбільше підходить для суті конкретного листа. Наприклад, якщо планується демонструвати порівняння двох речей на картинках, то підійде варіант»порівняння" .

• Після вибору дана заготовка буде застосована і слайд можна заповнювати.

Якщо все-таки виникає потреба в створенні слайда в тій компоновці, яка не передбачена стандартними шаблонами, то можна зробити і свою заготовку.

• Для цього вирушаємо у вкладку " Вид» .

• Тут нас цікавить кнопка " зразок слайдів» .

• Програма перейде в режим роботи з шаблонами. Шапка і функції повністю зміняться. Зліва тепер будуть не наявні вже слайди, а список шаблонів. Тут можна вибрати як наявний для редагування, так і створити свій.

• Для останнього варіанту використовується кнопка " вставити макет» . Системно буде додано абсолютно порожній слайд, користувачеві потрібно буде додавати всі поля для даних самому.

• Для цього використовується кнопка " вставити заповнювач» . Там пропонується широкий вибір областей-наприклад, для заголовка, тексту, медіафайлів і так далі. Після вибору потрібно буде накреслити на кадрі вікно, в якому обраний вміст буде знаходитися. Можна створювати скільки завгодно областей.

• Після закінчення створення унікального слайда буде не зайвим дати йому власне ім'я. Для цього служить кнопка " перейменувати» .

• Інші функції тут призначені для налаштування зовнішнього вигляду шаблонів та редагування розмірів слайдів.

По закінченню всіх робіт слід натиснути кнопку " закрити режим зразка» . Після цього система знову повернеться до роботи з презентацією, і шаблон можна буде застосувати до слайду вищеописаним чином.

Наповнення даними

Що б не було описано вище, головне в презентації – наповнення її інформацією. У показ можна вставити все, що завгодно, аби гармонійно поєднувалося один з одним.

За замовчуванням кожен слайд має свій заголовок і під це відводиться окрема область. Тут слід вписати назву слайда, тему, про що йдеться в даному випадку, і так далі. Якщо ж серія слайдів говорить про одне і те ж, то можна або видалити заголовок, або просто туди нічого не писати – порожня область не відображається при показі презентації. У першому ж випадку потрібно натиснути на кордон рамки і натиснути кнопку «Del» . В обох випадках слайд не матиме назви і система буде маркувати його як " безіменний» .

У більшості макетів слайдів для введення текстових та інших форматів даних використовується " область вмісту» . Дана ділянка може використовуватися як для введення тексту, так і для вставки інших файлів. В принципі, будь-яке вноситься на сайт вміст автоматично намагається займати саме цей слот, підлаштовуючись за розміром самостійно.

Якщо говорити про текст, то він спокійно форматується стандартними засобами Microsoft Office, які також присутні і в інших продуктах цього пакету. Тобто, користувач може вільно змінювати шрифт, колір, розміри спеціальні ефекти та інші аспекти.

Що стосується додавання файлів, то список тут широкий. Це можуть бути:

• Картинки;
• GIF-анімації ;
• Відео ;
• Аудіофайли ;
• Таблиці ;
• Математичні, фізичні та хімічні формули;
• Діаграми ;
• Інші презентації ;
• Схеми SmartArt та ін.

Для додавання всього цього використовуються різні способи. У більшості випадків це робиться через вкладку " Вставка» .

Також сама область вмісту містить 6 іконок для швидкого додавання таблиць, діаграм, об'єктів SmartArt, картинок з комп'ютера, зображень з інтернету, а також відеофайлів. Для вставки потрібно клікнути на відповідну іконку, після чого відкриється інструментарій або оглядач для вибору потрібного об'єкта.

Вставляються елементи можна вільно переміщати по слайду за допомогою миші, вибираючи вже вручну необхідну компоновку. Також ніхто не забороняє змінювати розміри, пріоритет позиції і так далі.

Додаткові функції

Є також широкий ряд різних можливостей, які дозволяють поліпшити презентацію, але не є обов'язковими для використання.

Налаштування переходу

Цей пункт наполовину стосується дизайну та зовнішнього вигляду презентації. Він не має такого першорядного значення, як настройка зовнішнього, так що його необов'язково робити зовсім. Знаходиться даний інструментарій у вкладці «переходи» .

В області «перехід до цього слайда» представлений широкий вибір різних анімаційних композицій, які будуть використовуватися для переходів від одного слайда до іншого. Можна вибрати найбільш вподобану або відповідну до настрою презентації, а також скористатися функцією настройки. Для цього служить кнопка «Параметри ефектів» , там для кожної анімації передбачений свій набір налаштувань.

Область «час показу слайдів» вже не має відношення до візуального стилю. Тут налаштовується тривалість перегляду одного слайда за умови, що змінюватися вони будуть без команди автора. Але також варто відзначити тут важливу для минулого пункту кнопку – " застосувати до всіх» дозволяє не накладати ефект переходу між слайдами на кожен кадр вручну.

Налаштування анімації

До кожного елемента, будь то текст, медіа чи що завгодно, можна додати спеціальний ефект. Називається він «Анімація» . Налаштування даного аспекту знаходяться у відповідній вкладці в шапці програми. Можна додати, наприклад, анімацію появи того чи іншого об'єкта, а також подальшого зникнення. Детальна інструкція по створенню та налаштування анімації знаходиться в окремій статті.

Урок: створення анімації в PowerPoint

Гіперпосилання та система контролю

У багатьох серйозних презентаціях також налаштовуються системи управління – контролюючі клавіші, меню слайдів і так далі. Для всього цього використовується настройка гіперпосилань. Далеко не у всіх випадках подібні компоненти повинні бути, але в багатьох прикладах це покращує сприйняття і непогано систематизує презентацію, практично перетворюючи в окремий посібник або програму з інтерфейсом.

Урок: створення та налаштування гіперпосилань

Підсумок

Виходячи з усього вищесказаного, можна прийти до наступного найбільш оптимальному алгоритму створення презентації, що складається з 7 кроків:

1. Створити потрібну кількості слайдів

   Далеко не завжди користувач може заздалегідь сказати про те, яка тривалість буде у презентації, але найкраще все-таки мати уявлення. Це допоможе в подальшому гармонійно розподілити весь обсяг інформації, налаштовувати різні меню і так далі.

2. Налаштувати візуальне оформлення

   Дуже часто при створенні презентації автори стикаються з тим, що вже внесені дані погано поєднуються з подальшими варіантами дизайну. Так що більшість професіоналів рекомендують заздалегідь розробляти візуальний стиль.

3. Розподілити варіанти компонування слайдів

   Для цього або вибираються вже існуючі шаблони, або створюються нові, а потім розподіляються по кожному слайду окремо, виходячи з його призначення. У деяких випадках цей крок може і зовсім передувати налаштуванню візуального стилю, щоб автор міг підлаштовувати параметри дизайну якраз під вибране розташування елементів.

4. Внести всі дані

   Користувач вносить всі необхідні текстові, медійні або інші типи даних в презентацію, розподіляючи по слайдах в потрібній логічній послідовності. Тут же проводиться редагування і форматування всієї інформації.

5. Створити та налаштувати додаткові елементи

   На цьому етапі автор створює кнопки управління, різні меню вмісту і так далі. Також нерідко окремі моменти (наприклад, створення кнопок управління слайдами) створюються етапі роботи з компонуванням кадрів, щоб не доводилося вручну додавати кнопки кожен раз.

6. Додайте вторинні компоненти та ефекти

   Налаштування анімації, переходів, музичного супроводу і так далі. Зазвичай робиться вже на останньому етапі, коли все інше готове. Ці аспекти мало впливають на готовий документ і від них завжди можна відмовитися, тому ними і займаються в останню чергу.

7. Перевірити і виправити недоліки

   Залишається лише все перевірити ще раз, запустивши перегляд, і внести необхідні корективи.

Додатково

В кінці хотілося б обумовити пару важливих моментів.

• Як і будь-який інший документ, презентація має свою вагу. І він тим більший, чим більше об'єктів вставлено всередину. Особливо це стосується музики і відеофайлів у високій якості. Так що слід зайвий раз подбати про те, щоб додавати оптимізовані медіафайли, оскільки багатогігабайтна презентація не тільки надає труднощі з транспортуванням і передачею на інші пристрої, але взагалі працювати може вкрай повільно.
• Існують різні вимоги до оформлення та наповнення презентації. Перед початком роботи найкраще дізнатися регламент у керівництва, щоб точно не помилитися і не прийти до необхідності повністю переробляти готову працю.
• За стандартами професійних презентацій, рекомендується не робити великі нагромадження тексту для тих випадків, коли робота призначена для супроводу виступу. Читати це все ніхто не буде, всю основну інформацію повинен вимовляти диктор. Якщо ж презентація призначена для індивідуального вивчення одержувачем (наприклад, інструкція), то це правило не поширюється.

Як можна зрозуміти, процедура створення презентації включає в себе набагато більше можливостей і кроків, ніж може здатися з самого початку. Ніякий туторіал не навчить створювати демонстрації краще, ніж просто досвід. Так що потрібно практикуватися, пробувати різні елементи, дії, шукати нові рішення.