DAAD.org.ua
Зміст
Якщо ви часто працюєте в MS Word, збереження документа в якості шаблону напевно вас зацікавить. Так, наявність шаблонного файлу, з встановленим вами форматуванням, полями та іншими параметрами, може багато в чому спростити і прискорити робочий процес.
Шаблон, створюваний в Ворді, зберігається в форматах DOT, DOTX або DOTM. Останній дозволяє роботу з макросами.
Урок: створення макросів у MS Word
Що таке шаблони в Ворді
Шаблон &8212; це особливий тип документа, при його відкритті і подальшому зміні створюється копія файлу. Вихідний (шаблонний) документ при цьому залишається незмінним, як і його місце розташування на диску.
Як приклад того, яким може бути шаблон документа і навіщо взагалі він потрібен, можна привести бізнес-план. Документи цього типу досить часто створюються в Word, отже, використовують їх теж досить часто.
Так, замість того, щоб кожен раз заново створювати структуру документа, вибирати відповідні шрифти, стилі оформлення, встановлювати розміри полів, можна просто використовувати шаблон зі стандартним макетом. Погодьтеся, такий підхід до роботи куди більш раціональний.
Урок: Як додати новий шрифт в Ворд
Документ, збережений як шаблон, можна відкрити і заповнити необхідними даними, текстом. При цьому, зберігаючи його в стандартних для Word форматах DOC і DOCX, вихідний документ (створений шаблон), буде залишатися незмінним, як вже було сказано вище.
Більшість шаблонів, які можуть вам знадобитися для роботи з документами в Ворді, можна знайти на офіційному сайті ( office.com ). Крім того, в програмі можна створювати власні шаблони, а також змінювати вже існуючі.
Примітка: частина шаблонів вже вбудована в програму, але частина з них, хоч і відображається в списку, насправді знаходиться на сайті Office.com. після того, як ви натиснете на такий шаблон, він буде миттєво завантажений з сайту і доступний для роботи.
Створення власного шаблону
Найпростіше буде почати створення шаблону з порожнього документа, для відкриття якого досить просто запустити Word.
Урок: як в Ворді зробити титульний лист
Якщо ви використовуєте одну з останніх версій MS Word, при відкритті програми Вас буде зустрічати стартова сторінка, на якій вже можна буде вибрати один з доступних шаблонів. Особливо радує те, що всі вони зручно розсортовані за тематичними категоріями.
І все ж, якщо ви самі хочете створити шаблон, виберіть "новий документ" . Буде відкрито стандартний документ з встановленими в ньому параметрами за замовчуванням. Ці параметри можуть бути, як програмними (заданими розробниками), так і створеними вами (якщо раніше ви зберігали ті чи інші значення в якості використовуваних за замовчуванням).
Використовуючи наші уроки, внесіть необхідні зміни в документ, який надалі буде використовуватися в якості шаблону.
Уроки по роботі з Word:
як зробити форматування
Як змінити поля
Як змінити інтервали
Як змінити шрифт
як зробити заголовок
як зробити автоматичний вміст
Як зробити виноски
Окрім виконання вищезазначених дій як параметрів за замовчуванням для документа, який буде використовуватися як шаблон, можна також додати підкладку, водяні знаки або будь-які Графічні об'єкти. Все, що ви зміните, додасте і збережете в подальшому буде присутній в кожному документі, створеному на основі вашого шаблону.
Уроки по роботі з Ворд:
Вставка малюнка
додавання підкладки
Зміна фону в документі
створення блок-схем
Вставка знаків і спеціальних символів
Після того, як ви внесете необхідні зміни, задасте параметри за замовчуванням в майбутній шаблон, його необхідно зберегти.
- Натисніть кнопку "Файл" (або “MS Office” , якщо використовуєте стару версію Word).
- Виберіть пункт "Зберегти як" .
- У випадаючому меню "Тип файлу"
виберіть відповідний тип шаблону:
варіант шаблону Word Формат файлу опис Шаблон Word *.dotx звичайний шаблон, сумісний з усіма версіями Ворда старше 2003 року шаблон Word з підтримкою макросів *.dotm як зрозуміло з назви, даний тип шаблонів підтримує роботу з макросами Шаблон Word 97 &8212; 2003 *.dot сумісний зі старими версіями Ворд 1997 & 8212; 2003 - Задайте ім'я файлу, вкажіть шлях для його збереження і натисніть "Зберегти" .
- Файл, який ви створили та налаштували, буде збережено як шаблон у форматі, який ви встановили. Тепер його можна закрити.
Створення шаблону на основі існуючого документа або стандартного шаблону
- Відкрийте порожній документ MS Word, перейдіть у вкладку "Файл" і виберіть пункт "створити" .
- Виберіть відповідний шаблон у розділі "доступні шаблони" .
- Внесіть в документ необхідні зміни, скориставшись нашими порадами та інструкціями, представленими в попередньому розділі Статті (створення власного шаблону).
- Після того, як ви внесете необхідні зміни в документ, виконайте всі ті настройки, які вважаєте за потрібне, збережіть файл. Для цього натисніть на вкладку "Файл" і виберіть "Зберегти як" .
- У розділі "Тип файлу" виберіть відповідний тип шаблону.
- Задайте ім'я для шаблону, вкажіть через"провідник" ( "огляд" ) шлях для його збереження, натисніть кнопку "Зберегти" .
- Шаблон, створений вами на основі існуючого, буде збережений разом з усіма внесеними вами змінами. Тепер цей файл можна закрити.
Примітка: в останніх версіях Ворда при відкритті порожнього документа користувачеві відразу пропонується перелік шаблонних макетів, на основі яких можна створити майбутній документ. Якщо ви хочете отримати доступ до всіх шаблонів, при відкритті виберіть "новий документ" , а потім вже виконайте дії, описані в пункті 1.
Примітка: в останніх версіях Word нічого вибирати не потрібно, список доступних шаблонів з'являється відразу після натискання на кнопку "створити" , безпосередньо над шаблонами знаходиться перелік доступних категорій.
Примітка: для різних шаблонів стилі оформлення тексту, які доступні за замовчуванням і представлені у вкладці "Головна" у групі "стилі" , можуть бути різними і помітно відрізнятися від тих, що ви звикли бачити в стандартному документі.
Порада: скористайтеся доступними стилями для того, щоб зробити свій майбутній шаблон дійсно унікальним, не схожим на інші документи. Звичайно, робіть це лише в тому випадку, якщо вас не обмежують вимоги до оформлення документа.
Додавання стандартних блоків до шаблону
Стандартними блоками називають багаторазово використовувані елементи, що містяться в документі, а також ті компоненти документа, які зберігаються в колекції і доступні для використання в будь-який час. Зберігати стандартні блоки і поширювати їх можна за допомогою шаблонів.
Так, використовуючи стандартні блоки, ви можете створити шаблон звіту, в якому будуть міститися супровідні листи двох і більше типів. При цьому, створюючи новий звіт на основі даного шаблону, інші користувачі зможуть вибрати будь-який з доступних типів.
- Створіть, збережіть і закрийте шаблон, створений вами з урахуванням всіх вимог. Саме в цей файл будуть додаватися стандартні блоки, які в подальшому будуть доступні іншим користувачам створеного вами шаблону.
- Відкрийте шаблонний документ, до якого потрібно додати стандартні блоки.
- Створіть необхідні стандартні блоки, які надалі будуть доступні для інших користувачів.
Примітка: при введенні відомостей в діалогове вікно "створення нового стандартного блоку" введіть в рядку "зберегти в" ім'я шаблону, до якого їх необхідно додати (це той файл, який ви створили, зберегли і закрили згідно з першим пунктом даного розділу Статті).
Тепер створений Вами шаблон, що містить стандартні блоки, може бути наданий іншим користувачам. Самі ж блоки, збережені разом з ним, будуть доступні в заданих колекціях.
Додавання елементів керування вмістом до шаблону
У деяких ситуаціях потрібно надати шаблону разом з усім його вмістом деяку гнучкість. Наприклад, шаблон може містити випадаючий список, створений автором. З тих чи інших причин цей список може не влаштувати іншого користувача, якому доведеться з ним працювати.
Якщо в такому шаблоні будуть присутні елементи управління вмістом, другий користувач зможе підкоригувати список під себе, залишивши його незмінним в самому шаблоні. Щоб додати в шаблон елементи управління вмістом, необхідно включити вкладку"Розробник" в MS Word.
- Відкрийте меню"Файл" (або “MS Office” у попередніх версіях програми).
- Відкрийте розділ "Параметри" і виберіть там пункт "Налаштування стрічки" .
- У розділі "основні вкладки" встановіть галочку навпроти пункту "Розробник" . Для закриття вікна натисніть "ОК" .
- Вкладка"Розробник" з'явиться на панелі управління Ворд.
Додавання елементів керування вмістом
- У вкладці"Розробник" натисніть на кнопку "режим конструктора" , розташовану в групі " елементи керування ”.
- Вставте в документ необхідні елементи управління, вибравши їх з представлених в однойменній групі:
- Форматований текст;
- Звичайний текст;
- Малюнок;
- Колекція стандартних блоків;
- Поле зі списком;
- Випадаючий список;
- Вибір дати;
- Прапорець;
- Повторюваний розділ.
Додавання пояснювального тексту до шаблону
Зробити шаблон більш зручним у використанні можна за допомогою пояснювального тексту, доданого в документ. Якщо це необхідно, стандартний пояснювальний текст завжди можна змінити в елементі керування вмістом. Для налаштування пояснювального тексту за замовчуванням для користувачів, які будуть використовувати шаблон, необхідно виконати наступні дії.
- Увімкніть"режим конструктора" (вкладка "Розробник" , група "елементи керування" ).
- Клікніть по тому елементу управління вмістом, в якому необхідно додати або змінити пояснювальний текст.
- Змініть, відформатуйте замінний текст.
- Відключіть "режим конструктора" повторним натисканням на цю кнопку на панелі управління.
- Пояснювальний текст буде збережено для поточного шаблону.
Примітка: пояснювальний текст за замовчуванням знаходиться в невеликих блоках. Якщо "режим конструктора" вимкнено, ці блоки не відображаються.
На цьому ми закінчимо, з цієї статті ви дізналися про те, що являють собою шаблони в Microsoft Word, як їх створювати і змінювати, а також про все те, що з ними можна робити. Це дійсно корисна функція програми, багато в чому спрощує роботу з нею, особливо, якщо над документами Працює не один, а відразу кілька користувачів, не кажучи вже про великих компаніях.
