DAAD.org.ua
Зміст
При роботі з таблицями часто бувають випадки, коли крім загальних підсумків потрібно підбивати і проміжні. Наприклад, в таблиці реалізації товарів за місяць, в якій кожен окремий рядок вказує суму виручки від продажу конкретного виду товару за день, можна підбити щоденні проміжні підсумки від реалізації всієї продукції, а в кінці таблиці вказати величину загальної місячної виручки по підприємству. Давайте з'ясуємо, як можна зробити проміжні підсумки в програмі Microsoft Excel.
Використання функції&171; проміжні підсумки & 187; в Excel
На жаль, не всі таблиці і набори даних підходять для того, щоб застосовувати до них функцію проміжних підсумків. До головних умов відносяться наступні:
- Таблиця повинна мати формат звичайної області комірок;
- Шапка таблиці повинна складатися з одного рядка і розміщуватися на першому рядку листа;
- У таблиці не повинно бути рядків із незаповненими даними.
Створення проміжних підсумків в Excel
Переходимо до самого процесу. За використання цього інструмент відповідає окремий розділ, винесений на верхню панель програми.
- Виділяємо будь-яку клітинку в таблиці і переходимо на вкладку»дані" . Натискаємо на кнопку " проміжний підсумок» , яка розташована на стрічці в блоці інструментів «Структура» .
- Відкриється вікно, в якому потрібно налаштувати виведення проміжних підсумків. У нашому прикладі нам треба переглянути суму загальної виручки по всіх товарах за кожен день. Значення дати розташоване в однойменній колонці. Тому в полі " при кожній зміні в» вибираємо стовпець »Дата" .
- У полі»операція" вибираємо значення " сума» , так як нам потрібно підбити саме суму за день. Крім суми доступні багато інших операцій, серед яких можна виділити: кількість, максимум, мінімум, твір.
- Оскільки значення доходу виводяться в стовпець " сума виручки, руб.» , то в полі " додати підсумки по» , вибираємо саме його зі списку стовпців таблиці.
- Крім того, треба встановити галочку, якщо її немає, близько параметра " замінити поточні підсумки» . Це дозволить при перерахунку таблиці, якщо ви робите з нею процедуру підрахунків проміжних підсумків не в перший раз, не дублювати багаторазово запис одних і тих же підсумків.
- Якщо поставити галочку в пункті " кінець сторінки між групами» , при друку кожен блок таблиці з проміжними підсумками буде роздруковуватися на окремій сторінці.
- При додаванні галочки навпроти значення " підсумки під даними» проміжні підсумки будуть встановлюватися під блоком рядків, сума яких в них підбивається. Якщо ж зняти галочку, тоді вони будуть показуватися над рядками. Для більшості зручніше розміщення під рядками, але сам вибір суто індивідуальний.
- По завершенні тиснемо на «OK» .
- В результаті проміжні підсумки з'явилися в нашій таблиці. Крім того, всі групи рядків, об'єднані одним проміжним підсумком, можна згорнути, просто клікнувши по знаку &171;-&171; зліва від таблиці навпроти конкретної групи.
- Так можна згорнути всі рядки в таблиці, залишивши видимими тільки проміжні і загальні підсумки.
- Слід також зазначити, що при зміні даних в рядках таблиці перерахунок проміжних підсумків буде проводитися автоматично.
Формула «проміжні.ПІДСУМОК»
Крім вищесказаного існує можливість виведення проміжних підсумків не через кнопку на стрічці, а шляхом виклику спеціальної функції через " Вставити функцію» .
- Попередньо клікнувши по осередку, де будуть виводитися проміжні підсумки, тиснемо зазначену кнопку, яка розташована зліва від рядка формул.
- Відкриється & 171; Майстер функцій & 187; , де серед списку функцій шукаємо пункт " проміжні.ПІДСУМОК» . Виділяємо його і натискаємо «OK» .
- У новому вікні знадобиться ввести аргументи функції. У рядку " номер функції»
впишіть номер одного з одинадцяти варіантів обробки даних, а саме:
Номер варіант обробки 1 середнє арифметичне значення 2 кількість клітин 3 кількість заповнених клітинок 4 максимальне значення у вибраному масиві даних 5 мінімальне значення 6 добуток даних у клітинках 7 стандартне відхилення вибірки 8 стандартне відхилення за сукупністю 9 сума 10 дисперсія вибірки 11 дисперсія по генеральній сукупності - В графі " посилання 1» вкажіть посилання на той масив комірок, для якого ви хочете встановити проміжні значення. Допускається введення до чотирьох розрізнених масивів. При додаванні координат діапазону комірок відразу з'являється вікно для можливості додавання наступного діапазону. Так як вводити діапазон вручну не у всіх випадках зручно, можна просто клікнути на кнопку, розташованої праворуч від форми введення.
- Вікно аргументів функції згорнеться і можна просто виділити курсором потрібний масив даних. Після того, як він автоматично занесеться в форму, клікніть по кнопці, розміщеної праворуч.
- Знову з'явиться вікно аргументів функції. Якщо знадобилося додати ще один або кілька масивів даних, скористайтеся тим же алгоритмом, який був описаний вище. У зворотному випадку просто натисніть «OK» .
- Проміжні підсумки виділеного діапазону даних будуть сформовані в комірці, в якій знаходиться формула.
- Синтаксис самої функції виглядає наступним чином:
проміжні.Підсумки (номер_функції;адреса_масивов_ячеек). У нашій ситуації формула буде виглядати так: " проміжні.Підсумки (9; C2: C6)» . Цю функцію, використовуючи цей синтаксис, можна вводити в клітинки і вручну, без виклику &171;майстри функцій & 187; . Тільки важливо не забувати перед формулою в осередку ставити знак «=» .
Отже, існує два основних способи формування проміжних підсумків: через кнопку на стрічці і через спеціальну формулу. Крім того, користувач повинен визначити, яке саме значення буде виводитися в якості підсумку: сума, мінімальне, середнє, максимальне значення і т. д.
