злиття документа Microsoft Word з таблицею Excel

Зміст

• Варіант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
  • Крок 1: Підготовка даних таблиці Microsoft Excel
  • Крок 2: Підготовка шаблону документа Microsoft Word
  • Крок 3: додавання поля злиття на сторінку
  • Крок 4: перевірка результатів
  • Крок 5: завершення злиття
• Варіант 2: Microsoft Office 2003
• Питання та відповіді

Варіант 1: Microsoft Office 2007 – 2021

За допомогою функції злиття в Microsoft Word можна помістити дані, взяті з зовнішнього файлу Excel , в певні місця документа. Це зручно застосовувати для масової розсилки електронної пошти або при друку шаблонних матеріалів, відмінності між якими всього в декількох місцях. При редагуванні вихідної таблиці інформація на сторінці документа буде змінюватися динамічно.

Якщо метою злиття є перенесення даних з Excel в таку ж таблицю, тільки в Microsoft Word, рекомендуємо скористатися спеціальною вставкою зі зв'язком, що значно полегшить виконання поставленого завдання. На нашому сайті в окремій статті є докладний опис цієї операції.

Детальніше: Як перенести таблицю з Microsoft Excel в Word зі зв'язком

Важливо! всі розглянуті далі дії будуть виконуватися на прикладі програмного забезпечення Microsoft Office 2016. З цієї причини можуть спостерігатися деякі відмінності в інтерфейсі в порівнянні з іншими версіями текстового редактора. Але керівництво все одно є актуальними, а серйозні відмінності будуть позначатися.

Крок 1: Підготовка даних таблиці Microsoft Excel

Першочергово необхідно підготувати вихідні дані в таблиці Microsoft Excel, щоб їх можна було коректно інтегрувати в документ Word. Для цього слід позбутися всіх об'єднаних осередків, інформація повинна знаходитися в кожному стовпці окремо, в іншому випадку під час злиття будуть виникати проблеми. При необхідності зверніться за допомогою до іншої нашої статті, в якій детально описана процедура роз'єднання осередків.

Детальніше: як роз'єднати комірки в Microsoft Excel

Також рекомендується Заголовок кожного стовпця даних. Згодом це полегшить виконання деяких дій при злитті під час вставки поля на сторінку документа. Процедура створення заголовків не вимагає особливих навичок, але при виникненні труднощів можна звернутися до відповідної статті на нашому сайті, де розібрані всі способи виконання поставленого завдання.

Детальніше: Як зробити заголовок стовпців у Microsoft Excel

Якщо база даних з вихідними значеннями створюється в Microsoft Excel з нуля, рекомендуємо скористатися " розумною таблицею» . Це дозволить полегшити дотримання всіх вищеописаних вимог. На нашому сайті є стаття, в якій детально розглядається використання цієї функції табличного редактора.

Детальніше: Як створити розумну таблицю в Microsoft Excel

За підсумком таблиця з вихідними даними повинна відповідати всього двом вимогам — наявність заголовків кожного стовпця і відсутність об'єднаних осередків в робочому діапазоні. Це не обов'язкові параметри, провести злиття можливо і без їх дотримання, але якщо їх виконати, вдасться істотно полегшити виконання поставленого завдання в майбутньому.

Крок 2: Підготовка шаблону документа Microsoft Word

Злиття часто виконується для створення однотипних документів з відмінностями в певних місцях. Наприклад, цю функцію зручно використовуватися для організації масової розсилки електронної пошти або друку документів. Відповідно, попередньо слід підготувати шаблон в Microsoft Word-частина тексту, інформація в якій буде залишатися незмінною.

Особливих вимог до даного етапу виконання злиття немає, тільки рекомендації. Для зручності можна підготувати зразок документа, що містить повну інформацію, взяту з бази Excel, щоб він мав закінчений вигляд. Після цього досить буде видалити персональні дані, а потім можна переходити до наступного кроку цієї Інструкції. Приклад готового шаблону показаний на зображенні нижче.

Примітка! пунктуаційні та орфографічні помилки, які текстовий редактор виділяє синім і червоним кольором, виправляти не потрібно. Вони зникнуть в майбутньому автоматично, після того як злиття буде закінчено.

Читайте також:
Як прибрати червоне / синій / зелений підкреслення тексту в Microsoft Word
Як пропустити всі помилки в документі Microsoft Word

Додатково рекомендується активувати опцію затінення полів, щоб вставлена за допомогою злиття інформація візуально виділялася в майбутньому. Це полегшить редагування документа на завершальних етапах.

1. Відкрийте меню " Файл» , клікнувши по однойменній вкладці в Microsoft Word 2013 – 2021 або натиснувши по іконці у верхньому лівому кутку в Microsoft Word 2007 – 2010.

2. На бічній панелі зліва клацніть по пункту»Параметри" , щоб відкрити вікно налаштувань програми.

3. Скориставшись навігаційною панеллю в лівій частині інтерфейсу, перейдіть в розділ»додатково" і в блоці " Показати вміст документа» зі спадного меню " затінення полів» виберіть значення »завжди" . Після цього натисніть на кнопку »ОК" , щоб зберегти зміни.


На цьому попередня настройка документів вважається завершеною, можна переходити безпосередньо до злиття Microsoft Word і бази даних Excel.

Крок 3: додавання поля злиття на сторінку

Усі інструменти для виконання злиття знаходяться на вкладці «розсилки» . На даному етапі виконання поставленого завдання важливі тільки два блоки інструментів — " початок злиття» і " складання документа та вставка полів» .

Процедура злиття має на увазі додавання на сторінку документа полів з відповідною інформацією, яка буде братися з заздалегідь підготовленої таблиці Microsoft Excel. Для цього необхідно зробити наступне:

1. Розкрийте випадаючий список " почати злиття» , який знаходиться в блоці " початок злиття» . Потім клікніть в ньому по предпочитаемому шаблоном. Як приклад буде обраний пункт «листи» , але робота з іншими практично нічим не відрізняється.

   Примітка! якщо в випадаючому меню вибрати " конверти» або »Наклейки" , з'явиться додаткове діалогове вікно, в якому потрібно задати початкові параметри. Кожна дія супроводжується текстовою підказкою, тому проблем виникнути не повинно. В іншому злиття виконується описаним нижче способом.


2. Розкрийте меню, що випадає " вибрати одержувачів» , яке розташоване в тому ж блоці трохи нижче. У ньому натисніть по опції " використовувати існуючий список» . Це дозволить визначити в якості бази даних з вихідними значеннями заздалегідь створену таблицю Microsoft Excel.

3. У вікні файлового менеджера перейдіть в директорію, де знаходиться таблиця з даними, виділіть її клацанням лівої кнопки миші і натисніть»відкрити" .

4. Якщо файл Excel містить кілька аркушів з інформацією, виберіть необхідний і клікніть по кнопці «ОК» . Зверніть також увагу на пункт " перший рядок даних містить заголовки стовпців» , якщо цей параметр відповідає дійсності, встановіть позначку навпроти нього.

   Зверніть увагу! якщо базу даних з вихідними значеннями необхідно буде змінити в майбутньому, скористайтеся опцією в блоці " початок злиття» , яка називається " Змінити список одержувачів» . При її виклику відкриється файловий менеджер, в якому буде потрібно вибрати нову таблицю Excel.


5. Встановіть курсор в те місце документа, куди необхідно вставити інформацію, взяту з таблиці. Для цього розкрийте в блоці " складання документа та вставка полів» випадаючий список меню «вставити поле злиття» і виберіть потрібний стовпець даних. Як приклад буде додано поле «Номер» .

6. Аналогічним чином додайте залишилися поля, кожен раз встановлюючи курсор в потрібне місце і вибираючи зі списку відповідний параметр.

Примітка! інші інструменти в блоці " складання документа та вставка полів» практичного застосування не потребують, вони служать для автоматизації деяких процесів при роботі з великим обсягом даних. Наприклад, за допомогою інструменту «Правила» можна задати деякі умови вставки певних полів, а викликавши діалогове вікно " підбір полів» &8212; заздалегідь налаштувати додаткові поля, щоб швидко вставляти їх за допомогою інших опцій.

Крок 4: перевірка результатів

Після додавання полів злиття на сторінку документа інформація з таблиці Excel відображатися в них не буде, через що не вийде візуально визначити коректність підстановочних даних. Для цього необхідно скористатися іншим інструментом вкладки «розсилки» , який так і називається — «Перегляд результатів» .

Першочергово необхідно включити відображення даних в полях. Для цього клікніть по кнопці " переглянути результати» . На сторінці документа відразу відобразиться інформація у відповідних місцях. У правій частині блоку інструментів «Перегляд результатів» можна скористатися стрілками, щоб ознайомитися з кожним зразком майбутніх документів. Дозволяється навіть вручну вводити номер рядка Excel, з якої були взяті дані.

Якщо необхідно перевірити заповнення полів певного одержувача, слід скористатися діалоговим вікном " знайти одержувача» . Клацніть по ньому і в меню введіть в поле »знайти" інформація з будь-якого стовпця таблиці Excel. Потім визначте область пошуку. Щоб підвищити точність при обробці великого обсягу даних, встановіть перемикач в положення »по полю" і зі списку виберіть безпосередньо потрібне поле. Потім клікніть по кнопці " Знайти далі» .

Залишився інструмент у блоці «Перегляд результатів» необхідний для пошуку помилок, які можуть виникнути через наявність об'єднаних комірок у таблиці Excel або невідповідність форматування деяких полів. Текстовий процесор Word автоматично обчислює всі помилки і складає відповідний звіт. Для цього клікніть по кнопці «пошук помилок» і в діалоговому вікні визначте тип перевірки, після чого натисніть на кнопку «ОК» .

Крок 5: завершення злиття

Після додавання всіх необхідних полів на сторінку документа і перевірки коректності їх відображення можна переходити безпосередньо до масової розсилці або друку. Всі необхідні для цього інструменти розташовані на вкладці «розсилки» в блоці »завершення" .

Відкривши випадаючий список пункту " знайти та об'єднати» , можна побачити три варіанти:

1. " змінити окремі документи» . Дозволяє вибрати один документ для редагування і подальшого застосування (друку або розсилки). Для цього необхідно буде в блоці " Перегляд результатів» визначити потрібного одержувача, потім встановити позначку на пункті " поточний запис» і клікнути на кнопку «ОК» . Якщо вибрати кілька документів або все, вони зіллються воєдино.

2. " друк документів» . Відкриває подібне діалогове вікно, в якому необхідно вибрати кількість записів і натиснути на кнопку «ОК» . Надалі відкриється стандартне вікно для друку документів.

   На нашому сайті є окрема стаття, в якій детально описаний процес налаштування друку. Якщо виконання цієї процедури викликає труднощі, ознайомтеся з викладеним там матеріалом.

   Детальніше: як налаштувати друк документів у Microsoft Word


3. " надіслати електронні повідомлення» . Надає діалогове вікно для налаштування розсилки. Для коректної роботи потрібно, щоб в базі даних Excel був окремий стовпець з переліком адрес електронної пошти кожного одержувача, інакше цією функцією скористатися не вийде.

Варіант 2: Microsoft Office 2003

На відміну від Microsoft Word 2007 – 2021 у версії 2003 року всі раніше описані дії виконуються інакше. Обумовлено це кардинально відрізняється інтерфейсом програми. Але варто відзначити, що етапи виконання поставленого завдання залишаються незмінними. З цієї причини нижче буде пропущена частина про підготовку бази даних в таблиці Microsoft Excel і створення шаблону в текстовому редакторі. Також опис кожної функції буде коротким, так як повне вже наводилося вище в статті.

Примітка! Microsoft Word 2003 не сумісний з найновішим форматом XSLX, тому, щоб виконати злиття, базу даних у Excel потрібно зберігати у форматі XLS.

У розглянутій версії Програми немає звичної панелі інструментів, поділеної на окремі блоки, через що користуватися функціями злиття недосвідченому користувачеві досить важко. З цієї причини нижче всі дії будуть виконуватися за допомогою спеціального майстра.

1. Розкрийте меню «сервіс» , що знаходиться у верхній частині інтерфейсу вікна, і наведіть курсор на пункт " листи та розсилки» , потім клікніть по опції »злиття" .



2. У панелі майстра, розташованої в правій частині вікна, виберіть зі списку тип документа і клацніть «далі. Відкриття документа» . Як і в прикладі раніше, зараз буде обраний шаблон «листи» .

3. Визначте документ, на основі якого буде здійснюватися розсилка. Якщо шаблон створювався в поточному, виберіть відповідний пункт і натисніть «далі. Вибір типу документа» .

4. Візьміть в якості вихідного списку одержувачів заздалегідь створену таблицю Microsoft Excel. Для цього встановіть курсор в положення " використання списку» і клікніть по посиланню " огляд» , що знаходиться трохи нижче.

5. У новому вікні файлового менеджера перейдіть в директорію з потрібним документом, виділіть його і клацніть по кнопці»відкрити" .

6. За аналогією з раніше розглянутими версіями текстового процесора виберіть лист книги з потрібною інформацією, встановіть при необхідності позначку навпроти пункту " перший рядок даних містить заголовки стовпців» і натисніть «ОК» .

7. Поставте позначки навпроти тих рядків списку, інформація з яких необхідна для створення злиття. У нижній частині цього діалогового вікна є кнопки з додатковими функціями. За допомогою них можна відразу зняти або додати виділення на всі пункти, виконати пошук або заміну. Після завершення цієї процедури натисніть «ОК» .

8. Повернувшись в головне вікно текстового редактора, клікніть по пункту " далі. Створення листів» , розташованому на панелі майстра.

9. Встановіть курсор на сторінці документа в те місце, куди буде вставлено поле, потім клацніть по рядку " інші елементи» .

10. У новому вікні поставте перемикач у положення " Поля бази даних» , виділіть в списку потрібне поле і клікніть по кнопці »вставити" . Простежте за тим, щоб на сторінці документа з'явився відповідний напис.

11. Закрийте вікно, встановіть курсор в нове положення, а потім знову клікніть по пункту " інші елементи» і вставте нове поле. Таким чином додайте всі необхідні елементи на сторінку. Після цього натисніть " далі. Перегляд листів» .

12. Скориставшись запропонованими інструментами на панелі майстра, перегляньте всі екземпляри документів і виявите неточності, згодом виправивши їх. Також за допомогою кнопки " виключити одержувача» можна прибрати зайві дублікати. Після завершення цієї процедури клікніть по пункту " далі. Завершення злиття» .

13. Завершіть злиття, натиснувши по рядку «печатка» . Після цього відкриється нове діалогове вікно, в якому залишиться вибрати кількість друкованих примірників. Також можна окремо змінити частину листів, скориставшись відповідною опцією на панелі майстра.

Зверніть увагу! в залежності від обраного типу створюваного злиття, який визначався на другому кроці вищепредставленої інструкції, в завершальній частині будуть запропоновані різні дії. В даному випадку це друк документа, але якщо було вибрано " електронне повідомлення» , пропонувалося б ввести контактну інформацію одержувачів.