Використання функції пошуку в Microsoft Word

Зміст

• Спосіб 1: стандартний пошук
  • Варіант 1: Microsoft Word 2013 – 2021
  • Варіант 2: Microsoft Word 2007 – 2010
  • Варіант 3: Microsoft Word 2003
  • Варіант 4: Microsoft Word Online
• Спосіб 2: розширений пошук
• Питання та відповіді

Спосіб 1: стандартний пошук

Найчастіше для знаходження потрібної інформації в документі використовується стандартний пошук, який має на увазі введення запиту з подальшим виділенням відповідних результатів. Додаткові параметри, такі як форматування тексту і спеціальні знаки, при цьому не враховуються.

Важливо! у текстового редактора Microsoft Word є кілька версій, кожна з яких має свої відмінні риси. Надати універсальну інструкцію по здійсненню пошуку в документі неможливо, тому кожна категорія програмного забезпечення буде розглянута окремо.

Варіант 1: Microsoft Word 2013 – 2021

Щоб в Microsoft Word 2013 – 2021 виконати пошук тексту, необхідно викликати спеціальну навігаційну панель, яка дозволяє виключно підсвітити фрагменти тексту, відповідні призначеному для користувача запиту. Серед додаткових функцій є аналіз по заголовках і сторінках документа. Панель можна викликати за допомогою спеціальної кнопки на стрічці інструментів. Для цього перейдіть у вкладку»Головна" і правій частині клацніть по пункту »знайти" , розташованому в блоці «редагування» .

Впишіть в поле " пошук у документі» свій запит, після чого натисніть по клавіші Enter . На вкладці »результати" , розташованої на бічній панелі трохи нижче, буде представлений перелік пропозицій, в яких є вказане слово або словосполучення. Натискання по одному з них, відразу перемістить курсор у відповідне місце документа.

Також можна переглянути результати на певній сторінці або в заголовку, для цього достатньо перейти на однойменну вкладку. Клацання на бажаному об'єкті перемістить курсор у відповідну область документа.

Важливо! це не всі способи стандартного пошуку інформації в Microsoft Word 2013 – 2021. Можна отримати більше можливостей, перейшовши в розширений режим. Для цього на вкладці »Головна" потрібно розкрити контекстне меню пункту »знайти" і вибрати " розширений пошук» . Частина представлених в ньому функцій буде розглянута у відповідній частині статті.

Читайте також: використання області навігації в MS Word

Варіант 2: Microsoft Word 2007 – 2010

У Microsoft Word 2007 – 2010 років пошук відбувається подібним чином, основні відмінності полягають в графічному оформленні програми. Встановіть курсор в початок документа, щоб звідти здійснювався аналіз всього тексту, потім перейдіть у вкладку»Головна" і клацніть по кнопці »знайти" , яка розташована в блоці інструментів «редагування» .

У вікні, впишіть в поле»знайти" свій запит. Це може бути як один символ, так і ціле речення. Важливо розуміти, що знайдений буде текст, який точно відповідає введеної фразі, але без урахування регістра. Клацніть по кнопці " Знайти далі» , щоб запустити процес. У разі успіху відповідний уривок буде виділено в документі. Наступні натискання відображатимуть інші результати на сторінці.

При черговому натисканні на кнопку " Знайти далі» може з'явитися спливаюче вікно з написом " додаток Word завершив пошук документа» . Це означає, що були знайдені всі уривки тексту в документі, які відповідають введеному запиту. В такому випадку потрібно клікнути «ОК» , щоб закрити вікно.

У цьому ж вікні можна здійснювати пошук шуканого слова або словосполучення у всьому документі відразу або в певній його частині (у другому випадку попередньо необхідно буде виділити потрібний фрагмент тексту). Відповідає за таку функцію кнопка " знайти в» , натискання на яку відкриває додаткове меню, де слід вибрати параметр " поточний фрагмент» або " основний документ» . Після цього в тексті виділяться всі відповідні введеному запиту результати.

Остання функція стандартного пошуку має на увазі виділення результату, який не буде зникати навіть при читанні і редагуванні документа. Щоб нею скористатися, необхідно у вікні клікнути на кнопку " виділення при читанні» і в контекстному меню вибрати пункт " Виділити все» . На сторінках документа знайдені слова відразу ж стануть обрамлені жовтим кольором. Надалі, щоб прибрати цей ефект, потрібно знову клікнути по тій же кнопці, але в цей раз вибрати опцію " зняти виділення» .

Варіант 3: Microsoft Word 2003

У Microsoft Word 2003 пошук потрібного фрагмента тексту відбувається теж в окремому вікні, тільки викликається воно по-іншому і має трохи перероблений інтерфейс. Однак основні функції, які є в раніше розглянутих програмах, тут теж є. Щоб розгорнути вікно пошуку, необхідно у верхній частині програми розкрити меню «Правка» і в ньому клікнути по пункту »знайти" .

У полі»знайти" слід вказати запит. Він може бути будь-яким, важливо тільки відповідність тексту, в якому буде проводитися пошук, інакше подальші дії не матимуть сенсу. Після цього натисніть " Знайти далі» , щоб запустити процес. Результатом стане поява виділення в основному документі.

Зверніть увагу! якщо необхідно здійснити пошук в певній частині тексту, спочатку потрібно виділити потрібний фрагмент, тільки після цього натискати на кнопку " Знайти далі» .

Коли всі збіги з введеним запитом будуть відображені, при наступному натисканні на кнопку з'явиться відповідне повідомлення. Для повторного проведення операції клікніть «так» . Щоб закрити вікно, Виберіть відповідь «ні» .

Також є можливість підсвітити шукане слово відразу у всьому документі або в певній його частині (у другому випадку попередньо виділіть цікавить фрагмент). Для цього встановіть позначку навпроти параметра " виділити всі елементи, знайдені в» і в випадаючому списку, що знаходиться нижче, виберіть область пошуку — " поточний фрагмент» або " основний документ» . Залишиться тільки натиснути на кнопку " знайти все» , щоб виявлені збіги тут же відобразилися.

Примітка! на відміну від пізніх версій текстового редактора, в Microsoft Word 2003 відсутня можливість виділення тексту при читанні, яка розглядалася раніше в статті.

Варіант 4: Microsoft Word Online

Остання нерозглянута реалізація текстового процесора - це онлайн-версія, інтегрована в сервіс хмарного зберігання даних OneDrive від Microsoft. Пошук в ній здійснюється через спливаюче бічне меню, як це реалізовано в останніх релізах десктопних програм. Щоб його викликати, перебуваючи у вкладці »Головна" , клікніть на панелі інструментів по кнопці »знайти" , виконаної у вигляді лупи.

З'явиться бічна панель, в якій потрібно ввести в поле»пошук" свій запит. Простежте також за тим, щоб трохи нижче зі списку було вибрано значення «цей файл» , якщо необхідно здійснювати пошук в робочому документі. Після виконання попередніх налаштувань натисніть по клавіші Enter . У документі підсвітяться всі знайдені результати, а на бічній панелі в основній її частині відобразяться пропозиції, що включають введений раніше запит.

Додатково можна встановити фільтр, який відсіє непотрібні результати. Для цього клікніть по однойменній кнопці, місце розташування якої показано на зображенні нижче. У контекстному меню пропонується три параметри:

• " виключити пов'язані відповідності» . Не здійснює пошук слів або словосполучень, які є результатом зв'язку окремих об'єктів тексту. Наприклад, автоматично створені заголовки або посилання.
• " враховувати Реєстр» . При пошуку перевіряється точна відповідність регістра, тобто малі та великі літери.
• «знайти тільки слово цілком» . Не виділяє слова в документі, якщо тільки їх частина відповідає предмету пошуку. Наприклад, при запиті »це" слово »цей" не буде виділено.

Також онлайн-версія Microsoft Word дозволяє здійснювати пошук за межами документа. Для цього у відповідному випадаючому списку, який показаний на зображенні нижче, необхідно попередньо вибрати місце:

• »Інтернет" . Надсилає запит пошуковій системі Bing та надає посилання на сторонні ресурси.
• «Мультимедіа» . Відображає добірку зображень в сервісі Bing, знайдених по введеному запиту.
• «Довідка» . Звертається до довідкових матеріалів, які містять інформацію щодо роботи Microsoft Word Online.

Читайте також: пошук та заміна слів у Microsoft Word

Спосіб 2: розширений пошук

Розширений пошук, на відміну від стандартного, дозволяє знаходити цікаву для в документі інформацію з урахуванням безлічі додаткових параметрів, наприклад, враховуючи при перевірці регістр символів, Символи підстановки і навіть вимова слів. Важливим є той факт, що в кожній версії Microsoft Word розширений пошук здійснюється однаково, за винятком відсутності деяких налаштувань в ранніх релізах. Тому далі буде представлена загальна інструкція по виконанню поставленого завдання.

Примітка! На момент написання статті в актуальній версії Microsoft Word Online здійснити розширений пошук по документу не можна, доступний тільки стандартний режим, який був описаний вище.

Перш за все необхідно відкрити розширений пошук. Робиться це безпосередньо у вікні " знайти та замінити» . Перебуваючи в потрібному меню, клацніть по кнопці «більше» , щоб розгорнути весь список параметрів.

Основна логіка виконання пошукових запитів в розширеному режимі залишається колишньою-необхідно натискати по кнопці " Знайти далі» , " область пошуку» або «виділення при читанні» . Але тепер є можливість додавати додаткові параметри, які допоможуть більш точно сформулювати запит. Далі кожен з них буде розглянуто детально:

• »напрямок" . Є три режими — »Вперед" , »Назад" і «скрізь» . Параметр відповідає за напрямок пошуку щодо встановленого на сторінці документа курсору. Режим «скрізь» завжди починає аналіз тексту з самого початку.
• " враховувати Реєстр» . Дозволяє знаходити слова і словосполучення з чітко заданим розміром символу, тобто враховуються великі та малі літери.
• " тільки слово ціле» . Виключає з результату слова, в які входить тільки частина запиту. Так, слово »стіл" не буде виділено при запиті «сто» . Працює тільки при введенні одного слова в пошуковий рядок.
• " символи підстановки» . Дозволяє проводити пошук зі спеціальними змінними, що полегшує знаходження слів, точне написання яких невідомо. На окремій сторінці довідника Microsoft перераховані всі доступні постановочні знаки і їх опис. Використання унеможливлює активацію параметрів «враховувати префікс» і " розглянути суфікс» .
• " вимовляється» . Здійснює пошук слів-омофонів, які мають однакову вимову, але різне написання. Приміром, cell і sell . У Microsoft Word всіх версій підтримується тільки англійська мова. При активації цього параметра стають недоступні наступні опції: " враховувати Реєстр» , " тільки слово ціле» , «враховувати префікс» і " розглянути суфікс» .
• «всі словоформи» . Додає в результати словоформи зазначеного в запиті слова. Наприклад, при пошуку »стіл" у документі будуть виділятися слова »столом" , «столами» , " столи» і так далі. Погано працює з російською мовою. Унеможливлює використання параметрів " враховувати Реєстр» , «тільки слово ціле» , «враховувати префікс» і " розглянути суфікс» .
• " враховувати префікс» і " розглянути суфікс» . Об'єднані в одну групу через ідентичного методу застосування. Вимагають в запиті вказівки приставки або суфікса слова. Виконують пошук з урахуванням цього параметра. Не можуть використовуватися одночасно.
• " не враховувати розділові знаки» . Виконує пошук словосполучень, навіть їли вони розбиті пунктуаційними знаками. Зручно при необхідності знайти довгі пропозиції.
• " Не враховує пробіли» . Виробляє пошук словосполучень без урахування пробілів. Добре працює в зв'язці з попередньою опцією.

Також можна додати в пошук додаткові параметри, які будуть враховувати форматування тексту або невидимі символи. Ці фільтри розташовані в блоці»знайти" , в нижній частині вікна.

Натискання на кнопку " Формат» відкриє додаткове меню, в якому можна вибрати тип форматування: »Шрифт" , «Абзац» , " Вкладка» , «мова» , «Рамка» , «Стиль» і " виділення кольором» . Після вибору будь-якого з перерахованих пунктів відкриється нове вікно, в якому необхідно буде задати параметри. Наприклад, накреслення тексту (курсив, напівжирне), його розмір, міжрядковий інтервал абзацу і т.д. при цьому кожен вказаний параметр буде відображатися під полем для введення пошукового запиту.

Зверніть увагу! щоб прибрати всі вибрані параметри форматування, досить натиснути по відповідній кнопці в нижній частині вікна.

Кнопка " спеціальний» відкриває меню з умовними знаками форматування тексту, такими як абзац, табуляція, нерозривний пробіл і їм подібні. Зручно використовувати для пошуку певних ділянок об'ємного тексту, наприклад, розділеного довгим тире або розривом сторінки. Так, запит «враховуються.^ рВажно!» (без лапок) знайде два абзаци тексту, перший з яких закінчується на слово " враховуються» , а другий починається зі слова «важливо» .

Читайте також: невидимі знаки форматування в Microsoft Word

Зверніть увагу! практично всі перераховані параметри розширеного пошуку можна комбінувати між собою, що дозволяє сформулювати більш точний запит для знаходження певної ділянки тексту в документі.