перетворення файлів Microsoft Excel у Word

Зміст

• Перетворення файлів Excel у Word
  • Спосіб 1: Ручне копіювання
  • Спосіб 2: сторонні програми
  • Спосіб 3: Онлайн-сервіси
• Питання та відповіді

Бувають випадки, коли файли Excel потрібно перетворити в формат Word, наприклад, якщо на основі табличного документа потрібно скласти лист. На жаль, просто конвертувати один документ в інший через пункт меню «Зберегти як...» не вийде, оскільки ці файли мають абсолютно різною структурою. Давайте розберемося, які існують способи перетворення формату Excel в Word.

Перетворення файлів Excel у Word

Є відразу кілька методів здійснити задумане. У цьому допоможе стороннє ПЗ, але завжди є можливість ручного перенесення даних. Розглянемо всі варіанти по порядку.

Спосіб 1: Ручне копіювання

Один з найпростіших способів конвертувати вміст файлу Excel у Word – це просто скопіювати його та вставити дані.

1. Відкриваємо файл в програмі Microsoft Excel і виділяємо той вміст, який хочемо перенести в Word. Правим кліком миші по цьому вмісту викликаємо контекстне меню і клацаємо в ньому по пункту " копіювати» . Як варіант, також можна натиснути на кнопку на стрічці з точно такою ж назвою або задіяти поєднання клавіш Ctrl + C .

2. Після цього запускаємо Microsoft Word. Кількома по листу правою кнопкою миші і в меню через Параметри вставки вибираємо пункт " Зберегти умовне форматування» .

3. Скопійовані дані будуть вставлені.

Недолік цього способу полягає в тому, що не завжди перетворення виконується коректно, особливо при наявності формул. Крім того, дані на аркуші Excel повинні бути не ширше, ніж сторінка Ворда, інакше вони просто не влізуть.

Спосіб 2: сторонні програми

Існує також варіант перетворення файлів з Ексель в Ворд за допомогою спеціальних програм. В цьому випадку відкривати самі програми взагалі не обов'язково. Одним з найвідоміших варіантів для перетворення документів з Excel в Word є додаток Abex Excel to Word Converter. Воно повністю зберігає вихідне форматування даних і структуру таблиць при конвертації, підтримує пакетну конвертацію. Єдина незручність у використанні для вітчизняного користувача полягає в тому, що інтерфейс у Програми англомовний, без можливості русифікації. Втім, його функціональність дуже проста і інтуїтивно зрозуміла, так що в ньому без проблем розбереться навіть користувач з мінімальними знаннями англійської мови.

Завантажити Abex Excel to Word Converter з офіційного сайту

1. Встановлюємо і запускаємо Abex Excel to Word Converter. Тиснемо на кнопку «Add Files» ( " Додати файли» ).

2. Відкривається вікно, де потрібно вибрати файл Excel, який ми збираємося конвертувати. При необхідності таким чином можна додавати відразу кілька файлів.

3. Потім в нижній частині вікна програми вибираємо один з чотирьох форматів, в який буде перетворений файл. Це DOC (Microsoft Word 97-2003), DOCX, DOCM, RTF.

4. У групі налаштувань «Output setting» встановіть, в якій директорії буде зберігатися результат. Коли перемикач виставлений в позицію «Save target file(s) in source folder» , збереження проводиться в ту ж директорію, де розміщений исходник.

5. Якщо ж вам необхідно інше місце збереження, тоді встановіть перемикач в позицію «Customize» . За замовчуванням при цьому збереження буде проводитися в папку «Output» , розміщену в кореневій директорії на диску C . Для вибору власного місця зберігання тисніть на кнопку із зображенням крапки, яка розташовується праворуч від поля, що вказує адресу директорії.

6. Відкриється вікно, де вкажіть папку на жорсткому диску або знімному носії. Після того, як директорія позначена, тисніть на «OK» .

7. Щоб вказати більш точні настройки конвертації, клікніть по «Options» на панелі інструментів. У переважній більшості випадків вистачає і тих параметрів, про які ми сказали вище.

8. Коли всі налаштування виконані, тиснемо на «Convert» , розміщену на панелі інструментів праворуч від «Options» .

9. Виконується процедура перетворення. Після її завершення ви зможете відкрити готовий файл через Word і працювати з ним вже в цій програмі.

Спосіб 3: Онлайн-сервіси

Якщо ж ви не бажаєте встановлювати програмне забезпечення спеціально для здійснення цієї процедури, є варіант скористатися спеціальними онлайн-сервісами. Принцип роботи всіх подібних конвертерів приблизно однаковий, ми опишемо його на прикладі сервісу CoolUtils.

Перейдіть на офіційний веб-сайт CoolUtils

1. Використовуючи посилання вище, відкрийте сторінку сайту, що дозволяє виконати онлайн-конвертування файлів Excel. У цьому розділі є можливість перетворити їх в наступні формати: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а також DOC. У блоці " завантажити файл» тиснемо на «BROWSE» .

2. Відкривається вікно, в якому виберіть файл у форматі Excel і клікніть по кнопці»відкрити" .

3. На етапі " налаштування параметрів» вказуємо формат, в який потрібно конвертувати файл. У нашому випадку це формат DOC.

4. У розділі " отримати файл» залишилося натиснути на " завантажити конвертований файл» .

Документ буде завантажений на комп'ютер стандартним інструментом, який встановлений у вашому браузері. DOC-файл можна відкривати і редагувати в програмі Microsoft Word.

Як бачимо, існує кілька можливостей конвертації даних з Excel в Word. Перший з них передбачає простий перенесення вмісту з однієї програми в іншу методом копіювання. Два інших являють собою повноцінне конвертування файлів за допомогою сторонньої програми або онлайн-сервісу.