створення мережевого графіка в Microsoft Excel

Зміст

• Процедура побудови мережевого графіка
  • Етап 1: побудова структури таблиці
  • Етап 2: Створення часової шкали
  • Етап 3: заповнення даними
  • Етап 4: Умовне форматування
• Питання та відповіді

Мережевий графік – це таблиця, призначена для складання плану проекту та контролю за його виконанням. Для її професійної побудови існують спеціалізовані додатки, наприклад MS Project. Але для невеликих підприємств і тим більше особистих господарських потреб немає сенсу купувати спеціалізоване програмне забезпечення і витрачати море часу на навчання тонкощам роботи в ньому. З побудовою мережевого графіка цілком успішно справляється табличний процесор Excel, який встановлений у більшості користувачів. Давайте з'ясуємо, як виконати в цій програмі зазначену вище завдання.

Читайте також: Як зробити діаграму Ганта в Екселі

Процедура побудови мережевого графіка

Побудувати мережевий графік в Ексель можна за допомогою діаграми Ганта. Маючи необхідні знання можна скласти таблицю будь-якої складності, починаючи від графіка чергування сторожів і закінчуючи складними багаторівневими проектами. Поглянемо на алгоритм виконання даного завдання, склавши простий мережевий графік.

Етап 1: побудова структури таблиці

Перш за все, потрібно скласти структуру таблиці. Вона буде являти собою каркас мережевого графіка. Типовими елементами мережевого графіка є колонки, в яких вказується порядковий номер конкретного завдання, її найменування, відповідальний за її реалізацію і терміни виконання. Але крім цих основних елементів можуть бути і додаткові у вигляді приміток і т. п.

1. Отже, вписуємо найменування стовпців в майбутню шапку таблиці. У нашому прикладі назви колонок будуть наступними:
   • № п / п;
   • Назва події;
   • Відповідальна особа;
   • Дата початку;
   • Тривалість у днях;
   • Примітка.

   Якщо назви не вмістяться в осередок, то розсовуємо її межі.


2. Відзначаємо елементи шапки і клацає по області виділення. У списку відзначаємо значення " Формат комірок...» .

3. У новому вікні пересуваємося в розділ " вирівнювання» . В області »по горизонталі" ставимо перемикач в положення " по центру» . У групі " відображення» ставимо галочку біля пункту " переносити за словами» . Це нам стане в нагоді пізніше, коли ми буде оптимізувати таблицю з метою економії місця на аркуші, зрушуючи межі його елементів.

4. Переміщаємося у вкладку вікна форматування»Шрифт" . У блоці налаштувань «накреслення» встановлюємо прапорець біля параметра »жирний" . Це потрібно зробити, щоб найменування стовпців виділялися серед іншої інформації. Тепер тиснемо по кнопці «OK» , щоб зберегти введені зміни форматування.

5. Наступним кроком стане позначення меж таблиці. Виділяємо осередки з найменуванням стовпців, а також то кількість рядків нижче їх, яке дорівнюватиме приблизному числу запланованих заходів в межах даного проекту.

6. Розташувавшись у вкладці»Головна" , клацаємо по трикутнику праворуч від піктограми " межі» в блоці »Шрифт" на стрічці. Відкривається перелік вибору типу кордонів. Зупиняємо свій вибір на позиції " всі межі» .

На цьому створення заготовки таблиці можна вважати закінченим.

Урок: форматування таблиць в Екселі

Етап 2: Створення часової шкали

Тепер потрібно створити основну частину нашого мережевого графіка – шкалу часу. Вона буде являти собою набір стовпців, кожен з яких відповідає одному періоду проекту. Найчастіше один період дорівнює одному дню, але бувають випадки, коли величину періоду обчислюють в тижнях, місяцях, кварталах і навіть роках.

У нашому прикладі використовуємо варіант, коли один період дорівнює одному дню. Зробимо шкалу часу на 30 днів.

1. Переходимо до правої межі заготовки нашої таблиці. Починаючи від цієї межі, виділяємо діапазон, що нараховує 30 стовпців, а кількість рядків буде дорівнювати числу рядків в заготівлі, яку ми створили раніше.

2. Після цього клацаємо по піктограмі " кордон» в режимі " всі межі» .

3. Слідом за тим, як межі окреслені, внесемо дати в шкалу часу. Припустимо, ми будемо контролювати проект з періодом дії з 1 по 30 Червня 2017 року. В цьому випадку найменування колонок шкали часу потрібно встановити відповідно до зазначеного проміжком часу. Звичайно, вписувати вручну всі дати досить утомливо, тому скористаємося інструментом автозаповнення, який називається «прогресія» .

   У перший об'єкт шапки шакали часу вставляємо дату «01.06.2017» . Пересуваємося у вкладку »Головна" і клацаємо по значку »заповнити" . Відкривається додаткове меню, де потрібно вибрати пункт " прогресія ... » .


4. Відбувається активація вікна «прогресія» . У групі " розташування» має бути позначено значення " по рядках» , так як ми будемо заповнювати шапку, представлену у вигляді рядка. У групі " Тип» має бути позначений параметр »дати" . У блоці »одиниці" слід поставити перемикач біля позиції «День» . В області »крок" має бути цифровий вираз «1» . В області " граничне значення» вказуємо дату 30.06.2017 . Тиснемо на «OK» .

5. Масив шапки буде заповнений послідовними датами в межі від 1 по 30 Червня 2017 року. Але для мережевого графіка ми маємо занадто широкі осередки, що негативно впливає на компактність таблиці, а, значить, і на її наочність. Тому проведемо ряд маніпуляцій для оптимізації таблиці.
   Виділяємо шапку шкали часу. Клацаємо по виділеному фрагменту. У списку зупиняємося на пункті " Формат комірок» .

6. У вікні форматування пересуваємося в розділ «вирівнювання» . В області «орієнтація» встановлюємо значення " 90 градусів» , або пересуваємо курсором елемент " напис» вгору. Клацаємо по кнопці «OK» .

7. Після цього найменування стовпців у вигляді дат змінили свою орієнтацію з горизонтальної на вертикальну. Але через те, що осередки свій розмір не поміняли, назви стали нечитабельним, так як по вертикалі не вписуються в позначені елементи листа. Щоб змінити цей стан речей, знову виділяємо вміст шапки. Клацаємо по піктограмі " Формат» , що знаходиться в блоці " клітини» . У переліку зупиняємося на варіанті " Автопідбір висоти рядка» .

8. Після описаного дії найменування стовпців по висоті вписуються в межі осередків, але по ширині осередки не стали компактніше. Знову виділяємо діапазон шапки шкали часу і клацаємо по кнопці " Формат» . На цей раз в списку вибираємо варіант " Автопідбір ширини стовпця» .

9. Тепер таблиця набула компактності, а елементи сітки прийняли квадратну форму.

Етап 3: заповнення даних

Далі потрібно заповнити таблицю даними.

1. Повертаємося до початку таблиці і заповнюємо колонку " Назва події» найменуваннями завдань, які планується виконати в ході реалізації проекту. А в наступній колонці вносимо прізвища відповідальних осіб, які відповідатимуть за виконання роботи по конкретному заходу.

2. Після цього слід заповнити колонку «№ п / п» . Якщо заходів небагато, то це можна зробити, вручну вбивши числа. Але якщо планується виконання багатьох завдань, то раціональніше буде вдатися до автозаповнення. Для цього ставимо в перший елемент стовпця число «1» . Курсор направляємо на нижній правий край елемента, дочекавшись моменту, коли він перетвориться в хрестик. Одномоментно затискаємо клавішу Ctrl і ліву кнопку мишки, тягнемо хрестик вниз до нижньої межі таблиці.

3. Весь стовпець при цьому буде заповнений значеннями по порядку.

4. Далі переходимо до стовпця»Дата початку" . Тут слід вказати дату початку кожного конкретного заходу. Робимо це. У стовпці " Тривалість у днях» вказуємо кількість днів, яке доведеться витратити для вирішення зазначеної задачі.

5. В колонці «Примітки» можна заповнювати дані в міру необхідності, вказуючи особливості конкретного завдання. Внесення інформації в цей стовпець не є обов'язковим для всіх заходів.

6. Потім виділяємо всі осередки нашої таблиці, крім шапки і сітки з датами. Клацаємо по іконці " Формат» на стрічці, до якої ми вже раніше зверталися, тиснемо в списку по позиції «Автопідбір ширини стовпця» .

7. Після цього ширина стовпців виділених елементів звужується до розмірів комірки, в якій довжина даних найбільше в порівнянні з іншими елементами колонки. Таким чином, економиться місце на аркуші. При цьому в шапці таблиці проводиться перенесення найменувань за словами в тих елементах листа, в яких вони не вміщаються в ширину. Це вийшло зробити завдяки тому, що ми раніше в форматі осередків шапки поставили галочку біля параметра " переносити за словами» .

Етап 4: Умовне форматування

На наступному етапі роботи з мережевим графіком нам належить залити кольором ті осередки сітки, які відповідають проміжку періоду виконання конкретного заходу. Зробити це можна буде за допомогою умовного форматування.

1. Відзначаємо весь масив порожніх осередків на шкалі часу, який представлений у вигляді сітки елементів квадратної форми.

2. Клацаємо по значку " Умовне форматування» . Він розташований у блоці «стилі» після цього відкриється список. У ньому слід вибрати варіант " Створити правило» .

3. Відбувається запуск вікна, в якому потрібно сформувати правило. В області вибору типу правила відзначаємо пункт, який має на увазі використання формули для позначення форматованих елементів. У полі " форматувати значення» нам потрібно задати правило виділення, представлене у вигляді формули. Для конкретно нашого випадку вона буде мати наступний вигляд:

   =і (G$1>=$D2;G$1<=($D2+$E2-1))

   Але для того, щоб ви могли перетворити дану формулу і для свого мережевого графіка, який цілком можливо, буде мати інші координати, нам слід розшифрувати записану формулу.

   »і" &8212; це вбудована функція Excel, яка перевіряє, чи всі значення, внесені як її аргументи, є істинними. Синтаксис такий:

   =і (логічне_значення1; логічне_значення2;...)

   Всього у вигляді аргументів використовується до 255 логічних значень, але нам потрібно всього два.

   Перший аргумент записаний як вираз «G$1>=$D2» . Він перевіряє, щоб значення в шкалі часу було більше або дорівнює відповідному значенню дати початку певної події. Відповідно перше посилання в даному виразі посилається на першу клітинку рядка на шкалі часу, а друге &8212; на перший елемент стовпця дати початку заходу. Знак долара ( $ ) встановлено спеціально, щоб координати формули, у яких стоїть даний символ, не змінювалися, а залишалися абсолютними. І ви для свого випадку повинні розставити значки долара у відповідних місцях.

   Другий аргумент представлений виразом «G$1<=($D2+$E2-1)» . Він перевіряє, щоб показник на шкалі часу ( G$1 ) був меншим або рівним даті завершення проекту ( $D2+$E2-1 ). Показник на шкалі часу розраховується, як і в попередньому виразі, а дата завершення проекту обчислюється шляхом додавання дати початку проекту ( $D2 ) і тривалості його в днях ( $E2 ). Для того, щоб в кількість днів був включений і перший день проекту, від даної суми віднімається одиниця. Знак долара грає ту ж роль, що і в попередньому виразі.

   Якщо обидва аргументи представленої формули будуть істинними, то до осередків, буде застосовано умовне форматування у вигляді їх заливки кольором.

   Щоб вибрати певний колір заливки, клацаємо по кнопці " Формат...» .


4. У новому вікні пересуваємося в розділ «Заливка» . У групі " кольори фону» представлені різні варіанти зафарбовування. Відзначаємо той колір, яким бажаємо, щоб виділялися осередки днів, відповідних періоду виконання конкретного завдання. Наприклад, виберемо зелений колір. Після того, як відтінок відбився в полі «Зразок» , клацаємо по «OK» .

5. Після повернення у вікно створення правила теж клацаємо по кнопці «OK» .

6. Після виконання останньої дії, масиви сітки мережевого графіка, відповідні періоду виконання конкретного заходу, були пофарбовані в зелений колір.

На цьому створення мережевого графіка можна вважати закінченим.

Урок: Умовне форматування в Microsoft Excel

У процесі роботи ми створили мережевий графік. Це не єдиний варіант подібної таблиці, який можна створити в Ексель, але основні принципи виконання даного завдання залишаються незмінними. Тому при бажанні кожен користувач може вдосконалити таблицю, представлену в прикладі, під свої конкретні потреби.