автозаповнення комірок у Microsoft Excel

Зміст

• Робота автозаповнення в Ексель
  • Автозаповнення комірок числами
  • Інструмент «Заповнити»
  • Автозаповнення формулами
  • Автозаповнення іншими значеннями
  • Додавання власних списків
• Питання та відповіді

Мало кому сподобається довго і монотонно вводити однакові або однотипні дані в таблицю. Це досить нудна робота, яка забирає велику кількість часу. У програмі Excel є можливість автоматизувати введення таких даних. Для цього передбачена функція автозаповнення осередків. Подивимося, як вона працює.

Робота автозаповнення в Ексель

Автозаповнення в Microsoft Excel здійснюється за допомогою спеціального маркера заповнення. Для того, щоб викликати цей інструмент потрібно навести курсор на нижній правий край будь-якого осередку. З'явиться невеликий чорний хрестик. Це і є маркер заповнення. Потрібно просто затиснути ліву кнопку миші і потягнути в ту сторону листа, де ви хочете заповнити осередки.

Спосіб заповнення комірок вже залежить від типу даних, який знаходиться у вихідній комірці. Наприклад, якщо там буде звичайний текст у вигляді слів, то при перетягуванні за допомогою маркера заповнення проводиться його копіювання в інші осередки листа.

Автозаповнення комірок числами

Найчастіше автозаповнення використовується для введення великого масиву чисел, які слідують за порядком. Наприклад, в певній комірці стоїть цифра 1, а нам потрібно пронумерувати осередки від 1 до 100.

1. Активуємо маркер заповнення і проводимо їм вниз на необхідну кількість осередків.

2. Але, як бачимо, в усі осередки скопіювалася тільки одиниця. Кількома на значок, який знаходиться знизу зліва від заповненої області і називається «параметри автозаповнення» .

3. В списку встановлюємо перемикач в пункт»заповнити" .

Як бачимо, після цього весь потрібний діапазон заповнився числами по порядку.

Але можна зробити ще простіше. Вам не потрібно буде викликати параметри автозаповнення. Для цього, коли тягнете маркер заповнення вниз, то крім затиснутою лівої кнопки миші, потрібно затиснути ще кнопку Ctrl на клавіатурі. Після цього, заповнення осередків числами по порядку відбувається відразу ж.

Існує також спосіб зробити автозаповнення ряду прогресії.

1. Вносимо в сусідні осередки два перших числа прогресії.

2. Виділяємо їх. За допомогою маркера заповнення вносимо дані в інші осередки.

3. Як бачимо, створюється послідовний ряд чисел із заданим кроком.

Інструмент «Заповнити»

У програмі Excel є також окремий інструмент, які називається»заповнити" . Розташований він на стрічці у вкладці »Головна" у блоці інструментів «редагування» .

1. Заносимо дані в будь-яку клітинку, а потім виділяємо її і діапазон осередків, який збираємося заповнити.

2. Тиснемо на кнопку»заповнити" . У списку вибираємо той напрямок, в котороі слід заповнити осередки.

3. Як бачимо, після цих дій дані з однієї комірки були скопійовані в усі інші.

За допомогою даного інструменту можна також заповнити осередки прогресією.

1. Заносимо число в осередок і виділяємо діапазон осередків, який буде заповнюватися даними. Тиснемо на кнопку "Заповнити", а в списку вибираємо пункт «прогресія» .

2. Відкривається вікно налаштування прогресії. Тут потрібно зробити ряд маніпуляцій:
   • Вибрати розташування прогресії (по стовпцях або по рядках);
   • Тип (геометрична, арифметична, дати, автозаповнення);
   • Встановити крок (за замовчуванням він дорівнює 1);
   • Встановити граничне значення (необов'язковий параметр).

   Крім того, в окремих випадках, встановлюються одиниці виміру.

   Коли всі налаштування внесені, тиснемо на кнопку «OK» .


3. Як бачимо, після цього весь виділений діапазон осередків заповнюється згідно з встановленими вами правилами прогресії.

Автозаповнення формулами

Одним з основних інструментів Excel є формули. При наявності в таблиці великого числа однакових формул можна також скористатися функцією Автозаповнення. Суть не змінюється. Потрібно тим же способом маркера заповнення скопіювати формулу в інші осередки. При цьому, якщо у формулі містяться посилання на інші осередки, то за замовчуванням при копіюванні таким способом координати їх змінюються за принципом відносності. Тому, такі посилання називають відносними.

Якщо ви хочете, щоб при автозаповненні адреси стали фіксованими, то потрібно у вихідній комірці перед координатами рядків і стовпців поставити знак долара. Такі посилання називаються абсолютними. Потім, проводиться звичайна процедура автозаповнення за допомогою маркера заповнення. У всіх заповнених таким способом осередках формула буде абсолютно незмінна.

Урок: абсолютні та відносні посилання в Excel

Автозаповнення іншими значеннями

Крім того, в програмі Excel передбачено автозаповнення іншими значеннями по порядку. Наприклад, якщо ви введете якусь дату, а потім, скориставшись маркером заповнення, виділіть інші осередки, то весь обраний діапазон виявиться заповнений датами в суворій послідовності.

Точно так же, можна зробити автозаповнення по днях тижня (понеділок, вівторок, середа...) або по місяцях (січень, лютий, березень...).

Більше того, якщо в тексті буде будь-яка цифра, то Ексель розпізнає її. При використанні маркера заповнення відбудеться копіювання тексту зі зміною цифри по наростаючій. Наприклад, якщо ви запишіть в осередок вираз «4 корпус», то в інших осередках, заповнених за допомогою маркера заповнення, ця назва перетвориться в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» і т. д.

Додавання власних списків

Функції функції автозаповнення в Excel не обмежується певними алгоритмами або попередньо встановленими списками, такими як, наприклад, дні тижня. При бажанні користувач може в програму додати свій особистий список. Тоді, при записі в осередок будь-якого слова з елементів, які знаходяться в переліку, після застосування маркера заповнення, даним списком буде заповнений весь виділений діапазон осередків. Для того, щоб додати свій список, потрібно виконати таку послідовність дій.

1. Робимо перехід у вкладку »Файл" .

2. Переходимо в розділ»Параметри" .

3. Далі, переміщаємося в підрозділ»додатково" .

4. У блоці налаштувань »Загальні" у центральній частині вікна тиснемо на кнопку " змінити списки...» .

5. Відкривається вікно списків. У лівій його частині розташовані вже наявні списки. Для того, щоб додати новий список записуємо потрібні слова в поле " елементи списку» . Кожен елемент повинен починатися з нового рядка. Після того, як всі слова записані, тиснемо на кнопку »додати" .

6. Після цього, вікно списків закриється, а при повторному його відкритті користувач зможе побачити ті елементи, які він додавав вже у вікні активних списків.

7. Тепер, після того, як ви в будь-яку клітинку листа внесете слово, яке було одним з елементів доданого списку, і застосуєте маркер заповнення, виділені осередки будуть заповнені символами з відповідного списку.

Як бачимо, автозаповнення в Ексель є дуже корисним і зручним інструментом, який дозволяє значно заощадити час на додаванні однакових даних, повторюваних списків, і т.д. перевагою цього інструменту є і те, що він настроюється. У нього можна вносити нові списки або змінювати старі. Крім того, за допомогою автозаповнення можна зробити швидке заповнення осередків різними видами математичних прогресій.